Przejdź do treści
TimeTracking

Ewidencja czasu pracy dla ekip eventowych

Montaż w czwartek, koncert w sobotni wieczór, demontaż do czwartej rano, a połowa ekipy jest nowa. TimeTracking pozwala każdemu członkowi ekipy zarejestrować się w miejscu wydarzenia we własnym języku, utrzymuje zmiany nocne w całości i daje zatwierdzone godziny na każde wydarzenie.

Zacznij za darmoZobacz cennik
Animowane demo: ekipa eventowa rejestruje wejście PIN-em na kiosku przy wejściu dla ekipy, każdy we własnym języku, noc od montażu przez wydarzenie po demontaż po północy jest jedną zmianą, demontaż kończy się 45 minut po grafiku, a organizator zatwierdza godziny. Ekipa rejestruje się na miejscu, Po północy, jedna zmiana, Plan a rzeczywistość, Organizator zatwierdza.

Jak firmy eventowe korzystają z TimeTracking

  1. Zaplanuj wydarzenie

    Dodaj wydarzenie i miejsce, zaplanuj zmiany na montaż, wydarzenie i demontaż w grafiku i opublikuj je, aby ekipa widziała, gdzie i kiedy ma się stawić.

  2. Rejestracja przy wejściu dla ekipy

    Kiosk na tablecie w miejscu wydarzenia pozwala członkom ekipy rejestrować wejście i wyjście osobistym 6-cyfrowym PIN-em. Osoby z aplikacją mogą uruchomić stoper na własnym telefonie.

  3. Sprawdź godziny na wydarzenie

    Godziny trafiają na wydarzenie i na zmianę, do której należą. Plan a rzeczywistość pokazuje, które zmiany się przeciągnęły, a zmiany nocne są liczone jako jedna zmiana.

  4. Zatwierdź i wyeksportuj

    Organizator lub obiekt zatwierdza godziny wydarzenia przez magic link. Zatwierdzone godziny trafiają do płac, a eksport może zasilić Twój program do fakturowania.

Krótkie realizacje, wielu ludzi, jeden wieczór

Ekipa eventowa jest skompletowana na kilka dni, a potem znów się rozpada. Monterzy konstrukcji, technicy sceny, obsługa baru, stewardzi i runnerzy pochodzą z Twojej puli, z agencji i od freelancerów, a wielu z nich pracuje dla Ciebie tylko kilka razy w roku. Papierowe listy obecności przy wejściu dla ekipy to norma, a w poniedziałek ktoś w biurze przepisuje je do systemu.

TimeTracking zastępuje listę kioskiem. Nowych członków ekipy można zapraszać SMS-em, logują się jednorazowym kodem i wybierają własny język, więc przed pierwszą zmianą nie trzeba zakładać kont. Po sezonie osoby dezaktywujesz i płacisz tylko za aktywnych użytkowników.

  • Zapraszanie nowej ekipy SMS-em, bez firmowego e-maila
  • Aplikacje w 20 językach, każdy wybiera własny
  • Dezaktywacja po wydarzeniu, historia zostaje
  • Płacisz tylko za aktywnych użytkowników

Kiosk w miejscu wydarzenia

Telefony często leżą w szafce podczas wydarzenia, a wielu pracowników tymczasowych nie zainstaluje aplikacji na jeden weekend. Tablet przy wejściu dla ekipy rozwiązuje oba problemy: każdy rejestruje wejście i wyjście osobistym 6-cyfrowym PIN-em, we własnym języku. Po 5 błędnych PIN-ach tablet blokuje się na 15 minut, co zniechęca do rejestrowania kolegi bez zdjęć i rozpoznawania twarzy.

Kiosk można ograniczyć do jednego obiektu, więc każda rejestracja trafia na właściwe wydarzenie. Wymaga połączenia z internetem, dlatego ustaw go tam, gdzie Wi-Fi obiektu lub internet mobilny działają stabilnie. Często jest to biuro produkcji, a nie rampa załadunkowa.

Praca nocna i zmiany po północy

Demontaż zaczynający się o 23:00 i kończący o 04:30 to jedna zmiana, a nie dwa niepełne dni. TimeTracking zapisuje go jako jedną zmianę z poprawną sumą, z wyraźnie zapisanymi przerwami. Dodatki za nieregularne godziny i nadgodziny można przypisać do osobnych kodów płacowych w eksporcie.

Silnik reguł ostrzega planistów, gdy grafik zostawia zbyt mało odpoczynku między zmianami, na przykład demontaż kończący się o świcie, po którym tego samego ranka zaczyna się kolejny montaż. Ostrzeżenie pojawia się przed opublikowaniem grafiku, a nie po skardze.

Godziny na wydarzenie i na zmianę

Każdy wpis zawiera wydarzenie i obiekt, a godziny z grafiku pozostają powiązane ze zmianą, więc widać, ile godzin poszło na montaż, wydarzenie i demontaż. Plan a rzeczywistość dla każdej zmiany pokazuje, gdzie harmonogram się rozjechał, co pomaga przy wycenie tego samego wydarzenia w przyszłym roku.

Czas dojazdu do obiektu i kilometry są zapisywane jako osobne rodzaje, a wydatki, takie jak parking, można dodać ze zdjęciem paragonu, i wszystko jest zatwierdzane razem z godzinami.

  • Godziny na wydarzenie i obiekt
  • Plan a rzeczywistość dla każdej zmiany
  • Czas dojazdu i kilometry do obiektu
  • Wydatki ze zdjęciem paragonu

Akceptacja przez organizatora lub obiekt

Gdy dostarczasz ekipę organizatorowi lub obiektowi, chcą oni zobaczyć godziny i się z nimi zgodzić, zanim wystawisz fakturę. TimeTracking wysyła ich kierownikowi produkcji bezpieczny magic link z datą ważności, z godzinami każdego członka ekipy w podziale na dni. Zatwierdza wydarzenie albo odrzuca pozycję z komentarzem, bez konta.

TimeTracking nie wystawia faktur. Zatwierdzone godziny są eksportowane jako konfigurowalne CSV lub XLSX albo przez API, więc Twój program do fakturowania pracuje na tych samych liczbach co płace.

Płace po intensywnym weekendzie

Zatwierdzone okresy są eksportowane do płac jednym krokiem. Już dziś działają: eksport w formacie SD Worx, konfigurowalne eksporty CSV i XLSX oraz REST API. Konektory do Loket, Nmbrs i AFAS są w przygotowaniu.

Po wyeksportowaniu okres jest blokowany. Zapomniana godzina odkryta później staje się korektą w następnym okresie, dzięki czemu płace i Wasze zapisy nadal się zgadzają.

Najczęściej zadawane pytania

Czy ekipa może rejestrować czas bez instalowania aplikacji?

Tak. Na kiosku z tabletem w miejscu wydarzenia członkowie ekipy rejestrują wejście i wyjście osobistym 6-cyfrowym PIN-em.

Czy kiosk działa bez internetu?

Nie. Kiosk potrzebuje połączenia, aby rejestrować wejścia i wyjścia. Tryb offline jest planowany, ale dziś niedostępny. Aplikacja mobilna utrzymuje stoper offline i wysyła godziny później.

Jak obsługiwane są zmiany po północy?

Zmiana przechodząca przez północ jest zapisywana jako jedna zmiana z poprawną sumą, a przerwy są zapisywane wprost.

Czy organizator może zatwierdzać godziny naszej ekipy?

Tak. Organizator lub obiekt zatwierdza przez bezpieczny magic link z datą ważności, bez konta. Imię i nazwisko oraz czas akceptacji są zapisywane.

Pracujemy z wieloma jednorazowymi członkami ekipy. Ile to kosztuje?

Płacisz za aktywnego użytkownika miesięcznie: €1 w Core, za darmo do 5 użytkowników. Po wydarzeniu dezaktywujesz osoby i przestają być liczone, a ich godziny zostają w historii.

Czy mogę zobaczyć godziny na wydarzenie?

Tak. Każdy wpis jest powiązany z wydarzeniem i obiektem, a raporty pokazują godziny na wydarzenie, osobę i okres, z planem a rzeczywistością dla każdej zmiany.

Powiązane strony

Wypróbuj TimeTracking za darmo

Za darmo do 5 użytkowników. Core od €1 za użytkownika miesięcznie, wszystko w cenie.

Zacznij za darmoZobacz cennik