Ewidencja czasu pracy dla firm ochroniarskich
Pracownicy ochrony pracują na zmianach 12-godzinnych, w nocy i w weekendy, na stałych posterunkach i w obchodach mobilnych po wielu obiektach klientów. TimeTracking utrzymuje każdą zmianę na właściwym obiekcie, liczy zmianę nocną jako jedną zmianę, ostrzega planistów, zanim odpoczynek zostanie naruszony, i pozwala każdemu klientowi zatwierdzać godziny na swoim obiekcie.
Jak firmy ochroniarskie korzystają z TimeTracking
Obiekty, posterunki i obchody
Każdy obiekt klienta staje się lokalizacją. Stałe posterunki i obchody są planowane jako zmiany na tym obiekcie w grafiku, z cyklicznymi schematami dla stałych posterunków.
Sprawdź grafik przed publikacją
Reguły czasu odpoczynku i zatwierdzone urlopy są sprawdzane względem grafiku, więc planista widzi ostrzeżenie, zanim pracownik dostanie zbyt mało odpoczynku między dwiema zmianami.
Pracownicy rozpoczynają i kończą zmianę
Pracownicy rejestrują wejście w aplikacji lub na kiosku z tabletem na posterunku osobistym PIN-em. Zmiana od 19:00 do 07:00 jest zapisywana jako jedna zmiana.
Akceptacja klienta dla obiektu, potem płace
Osoba kontaktowa dla każdego obiektu zatwierdza godziny przez magic link. Zatwierdzone godziny, dodatki nocne i nadgodziny trafiają do płac.
Zmiany nocne, które pozostają jedną zmianą
Zmiana od 19:00 do 07:00 to dwanaście godzin pracy, a nie dwa niepełne dni. TimeTracking zapisuje zmiany przechodzące przez północ jako jedną zmianę z poprawnymi sumami, a przerwy są zapisywane wprost. Dodatki za pracę w nocy, w weekendy i w nieregularnych godzinach to rodzaje godzin, które przypisujesz do swoich kodów płacowych w eksporcie, więc lista płac zgadza się z grafikiem.
- Zmiany 12-godzinne i nocne po północy
- Przerwy zapisywane wprost
- Dodatki nocne i weekendowe przypisane do kodów płacowych
- Plan a rzeczywistość dla zmiany i obiektu
Odpoczynek sprawdzony, zanim grafik wyjdzie
W ochronie przepracowanie zaczyna się w grafiku. Późne odwołanie, kolega zgłaszający chorobę i pracownik, który skończył o 07:00, nagle jest zaplanowany ponownie na 15:00. Silnik reguł sprawdza skonfigurowane reguły czasu odpoczynku względem grafiku i ostrzega planistę przed publikacją, zaczynając od holenderskich ustawień wstępnych.
Otwarte zmiany można zaproponować grupie pracowników, na przykład zespołowi, który już zna obiekt. Planista decyduje, kto dostaje zmianę, a zamiany między pracownikami wchodzą w życie dopiero po jego zatwierdzeniu.
- Ostrzeżenia o czasie odpoczynku, zaczynając od holenderskich ustawień wstępnych
- Otwarte zmiany proponowane grupie
- Zamiany zatwierdzane przez planistę
- Uwzględnianie zatwierdzonych urlopów
Posterunki, obchody i interwencje
Stałe posterunki, takie jak recepcja czy portiernia, działają na zmianach cyklicznych na jednym obiekcie. Pracownicy mobilni jeżdżą w nocy obchodami po kilku obiektach i czasem reagują na alarm. Pracownik na obchodzie może księgować czas na każdy obiekt jako osobne wpisy, więc każdy klient widzi swój udział, a czas dojazdu i kilometry między obiektami są zapisywane osobno.
TimeTracking jest systemem ewidencji czasu pracy, a nie systemem kontroli obchodów. Nie rejestruje skanów punktów kontrolnych i nie śledzi pracowników przez GPS. Kody QR i znaczniki NFC do rejestracji czasu są planowane, ale dziś niedostępne.
Rejestracja na posterunku
Wiele obiektów ma posterunek z biurkiem, a wielu pracowników woli nie używać do pracy własnego telefonu. Kiosk z tabletem na posterunku, ograniczony do tego obiektu, pozwala każdemu pracownikowi rejestrować wejście i wyjście osobistym 6-cyfrowym PIN-em. Po 5 błędnych PIN-ach tablet blokuje się na 15 minut. Kiosk nie robi zdjęć i nie używa rozpoznawania twarzy.
Pracownicy przemieszczający się między obiektami korzystają z aplikacji mobilnej, ze stoperem działającym po restarcie i kolejką offline dla miejsc bez zasięgu.
Akceptacja klienta dla każdego obiektu
Klienci firm ochroniarskich płacą za godziny na swoim obiekcie i chcą je widzieć. Osoba kontaktowa dla każdego obiektu dostaje bezpieczny magic link ze zmianami na tym obiekcie, w tym godzinami rozpoczęcia i zakończenia oraz ewentualnymi notatkami, i zatwierdza lub odrzuca pozycje z komentarzem. Konto nie jest potrzebne. Jej imię i nazwisko oraz czas akceptacji są zapisywane, co daje jasny zapis, gdyby faktura została później zakwestionowana.
Dla klientów z wieloma obiektami akceptację można podzielić według obiektów, więc każda lokalna osoba kontaktowa widzi tylko swoje.
Eksporty płac i otwarte środowisko narzędzi
Zatwierdzone godziny, dodatki, nadgodziny, dojazdy i wydatki trafiają do płac jednym eksportem: dziś eksport w formacie SD Worx oraz konfigurowalne pliki CSV i XLSX, a konektory do Loket, Nmbrs i AFAS są w przygotowaniu. Wyeksportowane okresy są blokowane, a korekty stają się pozycją w następnym okresie.
Raporty z incydentów, oprogramowanie centrum monitoringu i fakturowanie zostają w narzędziach, których już używasz. TimeTracking łączy się z nimi przez eksporty i REST API.
Najczęściej zadawane pytania
Czy zmiany nocne po północy są obsługiwane poprawnie?
Tak. Zmiana od 19:00 do 07:00 jest zapisywana jako jedna 12-godzinna zmiana z poprawnymi sumami i wyraźną przerwą.
Czy grafik ostrzega o naruszeniu czasu odpoczynku?
Tak. Silnik reguł ostrzega planistów o zmianach łamiących skonfigurowane reguły czasu odpoczynku przed opublikowaniem grafiku, zaczynając od holenderskich ustawień wstępnych.
Czy TimeTracking może rejestrować punkty kontrolne na obchodzie?
Nie. TimeTracking zapisuje czas pracy, a nie skany punktów kontrolnych. Kody QR i znaczniki NFC do rejestracji czasu są planowane, ale dziś niedostępne.
Czy śledzi lokalizację pracowników?
Nie. Nie ma ciągłego śledzenia lokalizacji. Planowany geofencing będzie tylko wysyłał powiadomienie w pobliżu skonfigurowanych lokalizacji.
Czy klienci mogą zatwierdzać godziny dla każdego obiektu?
Tak. Osoba kontaktowa dla każdego obiektu zatwierdza przez bezpieczny magic link, bez konta. Imię i nazwisko oraz czas akceptacji są zapisywane.
Ile to kosztuje?
Za darmo do 5 użytkowników, potem €1 za użytkownika miesięcznie w Core, w tym grafiki, ostrzeżenia o czasie odpoczynku, akceptacje klientów i eksporty płac.
Powiązane strony
Agencje pracy tymczasowej
Przydziały, akceptacja klienta przez magic link, parser AI, wykrywanie konfliktów i eksport płac.
Budownictwo
Licznik działający offline, godziny dla każdej budowy i kiosk przy bramie.
Logistyka i magazyny
Zmiany według grafiku, potwierdzanie jednym dotknięciem, kiosk i prawidłowo rozliczane zmiany nocne.
Zobacz cennik
Za darmo do 5 użytkowników. Core od €1 za użytkownika miesięcznie, wszystko w cenie.
Wypróbuj TimeTracking za darmo
Za darmo do 5 użytkowników. Core od €1 za użytkownika miesięcznie, wszystko w cenie.