Evidence pracovní doby pro eventové týmy
Stavba ve čtvrtek, show v sobotu večer, demontáž do čtyř ráno a polovina týmu je nová. TimeTracking umožní každému členovi týmu zaznamenat příchod v místě akce ve svém jazyce, udrží noční směny pohromadě a dá vám schválené hodiny podle akce.
Jak eventové společnosti používají TimeTracking
Naplánujte akci
Přidejte akci a místo konání, naplánujte v rozpisu směny na stavbu, show a demontáž a zveřejněte je, aby tým věděl, kde a kdy se očekává.
Příchod u vstupu pro techniku
Tabletový kiosek v místě akce umožní členům týmu zaznamenat příchod a odchod osobním 6místným PINem. Kdo má aplikaci, může spustit časovač na vlastním telefonu.
Kontrola hodin podle akce
Hodiny se zapíšou k akci a ke směně, do které patří. Plán oproti skutečnosti ukáže, které směny se protáhly, a noční směny se počítají jako jedna směna.
Schválení a export
Pořadatel nebo provozovatel místa schválí hodiny akce přes magický odkaz. Schválené hodiny jdou do mezd a export může napájet váš fakturační nástroj.
Krátké akce, mnoho lidí, jeden večer
Eventový tým se sestaví na pár dní a pak se zase rozpadne. Montéři, technici, obsluha baru, stewardi a runneři pocházejí z vašeho vlastního okruhu, z agentur i od freelancerů a mnozí pro vás pracují jen několikrát za rok. Papírové prezenční listiny u vstupu pro techniku jsou normou a někdo v kanceláři je v pondělí přepisuje.
TimeTracking nahradí listinu kioskem. Nové členy týmu lze pozvat přes SMS, přihlásí se jednorázovým kódem a zvolí si vlastní jazyk, takže před první směnou není potřeba nic zakládat. Po sezoně lidi deaktivujete a platíte jen za aktivní uživatele.
- Pozvání nových členů přes SMS, firemní e-mail není potřeba
- Aplikace ve 20 jazycích, každý si vybere svůj
- Po akci deaktivace, historie zůstane
- Platíte jen za aktivní uživatele
Kiosek v místě konání
Telefony bývají během show v šatní skříňce a mnoho brigádníků si kvůli jednomu víkendu aplikaci instalovat nebude. Tablet u vstupu pro techniku řeší obojí: každý zaznamená příchod a odchod osobním 6místným PINem ve svém jazyce. Po 5 chybných PINech se tablet na 15 minut zamkne, což odrazuje od zapsání příchodu za kolegu, a to bez fotek či rozpoznávání obličeje.
Kiosek lze omezit na jedno místo konání, takže každý příchod skončí u správné akce. Potřebuje připojení k internetu, proto ho umístěte tam, kde je wifi nebo mobilní data spolehlivá. Často je to produkční kancelář, ne nakládací rampa.
Noční práce a směny přes půlnoc
Demontáž, která začíná ve 23:00 a končí ve 4:30, je jedna směna, ne dva půlkové dny. TimeTracking ji zaznamená jako jednu směnu se správným součtem a s výslovně zaznamenanými přestávkami. Příplatky za nepravidelnou dobu a přesčasy lze v exportu namapovat na vlastní mzdové kódy.
Pravidlový modul varuje plánovače, když rozpis nechává mezi směnami příliš málo odpočinku, například demontáž končící za úsvitu a hned následující stavba téhož rána. Varování přijde před zveřejněním rozpisu, ne až po stížnosti.
Hodiny podle akce a směny
Každý záznam nese akci a místo konání a plánované hodiny zůstávají propojené se svou směnou, takže vidíte, kolik hodin šlo do stavby, show a demontáže. Plán oproti skutečnosti na každé směně ukáže, kde se harmonogram rozešel s realitou, což pomůže při nacenění stejné akce příští rok.
Cestovní čas na místo konání a kilometry se zaznamenávají jako samostatné typy a výdaje, například parkovné, lze přidat s fotkou účtenky, vše se schvaluje společně s hodinami.
- Hodiny podle akce a místa konání
- Plán oproti skutečnosti na každé směně
- Cestovní čas a kilometry na místo konání
- Výdaje s fotkou účtenky
Schválení pořadatelem nebo provozovatelem místa
Když dodáváte tým pořadateli nebo místu konání, chtějí hodiny vidět a odsouhlasit dřív, než jim vystavíte fakturu. TimeTracking pošle jejich produkčnímu manažerovi zabezpečený magický odkaz s omezenou platností s hodinami podle člena týmu a dne. Akci schválí nebo řádek zamítne s komentářem, bez účtu.
TimeTracking nevystavuje faktury. Schválené hodiny se exportují jako konfigurovatelné CSV nebo XLSX, případně přes API, takže váš fakturační nástroj vychází ze stejných čísel jako mzdy.
Mzdy po rušném víkendu
Schválená období se do mezd exportují jedním krokem. Dnes funguje export ve formátu SD Worx, konfigurovatelné exporty CSV a XLSX a REST API. Konektory pro Loket, Nmbrs a AFAS brzy přibudou.
Po exportu se období uzamkne. Zapomenutá hodina objevená později se stane opravou v dalším období, takže mzdy a vaše záznamy zůstanou sladěné.
Časté dotazy
Může tým zaznamenat příchod bez instalace aplikace?
Ano. Na tabletovém kiosku v místě konání zaznamenají členové týmu příchod a odchod osobním 6místným PINem.
Funguje kiosek bez internetu?
Ne. Kiosek potřebuje k zaznamenání příchodu a odchodu připojení. Offline režim je v plánu, ale dnes není k dispozici. Mobilní aplikace udrží časovač i offline a hodiny odešle později.
Jak se zpracují směny přes půlnoc?
Směna přes půlnoc se zaznamená jako jedna směna se správným součtem a přestávky se zaznamenávají výslovně.
Může hodiny našeho týmu schválit pořadatel?
Ano. Pořadatel nebo provozovatel místa schvaluje přes zabezpečený magický odkaz s omezenou platností, bez účtu. Jméno a čas schválení se zaznamenají.
Pracujeme s mnoha jednorázovými členy týmu. Kolik to stojí?
Platíte za aktivního uživatele měsíčně: €1 v tarifu Core, zdarma do 5 uživatelů. Po akci lidi deaktivujte a už se nepočítají, jejich hodiny zůstanou v historii.
Vidím hodiny podle akce?
Ano. Každý záznam je propojen s akcí a místem konání a přehledy ukazují hodiny podle akce, osoby a období, včetně plánu oproti skutečnosti na každé směně.
Související stránky
Personální agentury
Zakázky, schválení zákazníkem přes magický odkaz, AI čtečka, detekce konfliktů a exporty do mezd.
Stavebnictví
Časovač, který běží i offline, hodiny podle stavby a kiosek u brány.
Logistika a sklady
Plánované směny, potvrzení jedním klepnutím, příchod na kiosku a správně zpracované noční směny.
Zobrazit ceník
Zdarma do 5 uživatelů. Core od €1 za uživatele měsíčně, vše v ceně.
Vyzkoušejte TimeTracking zdarma
Zdarma do 5 uživatelů. Core od €1 za uživatele měsíčně, vše v ceně.