Przejdź do treści
TimeTracking

Ewidencja czasu pracy dla urzędów i jednostek publicznych

Organizacje publiczne muszą pokazać, na co idzie czas: na jaki projekt, dla jakiej dotacji i zatwierdzony przez kogo. TimeTracking zapisuje godziny na projekt, przechowuje każdą akceptację i korektę w ścieżce audytu i trzyma dane w UE, a pracownicy zachowują elastyczny czas pracy.

Zacznij za darmoZobacz cennik
Animowane demo: tydzień pracownika urzędu gminy z elastycznymi godzinami rozpoczęcia i zakończenia, godziny podzielone na projekt dofinansowany i zwykłą pracę, kierownik zatwierdza, a każdy krok jest zapisany w ścieżce audytu, po czym godziny projektu są eksportowane do sprawozdania z dotacji. Elastyczne dni, Godziny na projekt, Akceptacja, ze ścieżką audytu, Eksport dla dotacji.

Jak organizacje publiczne korzystają z TimeTracking

  1. Skonfiguruj projekty i kody

    Dodaj projekty, programy i kody dotacji, na które trzeba księgować godziny, i przypisz osoby, które przy nich pracują.

  2. Pracownicy księgują swoje godziny

    Pracownicy zapisują godziny w przeglądarce lub w aplikacji, w godzinach, w których faktycznie pracują, i w razie potrzeby dzielą dzień na kilka projektów.

  3. Kierownicy zatwierdzają

    Kierownicy zatwierdzają okres albo odsyłają godziny z komentarzem. Przy każdej akceptacji zapisywane są osoba zatwierdzająca i znacznik czasu.

  4. Raportuj i eksportuj

    Godziny na projekt i okres są eksportowane do sprawozdań z dotacji, płac lub systemu finansowego, jako pliki lub przez API. Wyeksportowane okresy są blokowane.

Elastyczny czas pracy, zapisywany tak, jak przepracowany

Wielu pracodawców publicznych oferuje elastyczny czas pracy: wcześniejszy start, późniejsze zakończenie, dłuższy dzień po którym następuje krótszy. TimeTracking zapisuje początek, koniec i przerwy każdego dnia na bieżąco, z przeglądarki, aplikacji lub kiosku przy punkcie obsługi. Kierownicy widzą przepracowane godziny na osobę i tydzień, a nikt nie wypełnia karty czasu pracy z pamięci na koniec miesiąca.

TimeTracking zapisuje godziny. Sposób rozliczania godzin nadwyżkowych i niedoborowych pozostaje w gestii Twoich własnych zasad czasu pracy i systemu kadrowego, które otrzymują zatwierdzone godziny przez eksport lub API.

Godziny na projekt dla dotacji i grantów

Dotacje europejskie, krajowe i regionalne często wymagają dowodu przepracowanych godzin przy dofinansowanym projekcie. Gdy pracownicy księgują godziny na projekt od pierwszego dnia, taki dowód to raport, a nie rekonstrukcja. Każdy wpis zawiera osobę, datę, projekt i akceptację.

Raporty pokazują godziny na projekt, osobę i okres. Wyeksportuj godziny jednego projektu jako konfigurowalny plik CSV lub XLSX do sprawozdania z dotacji albo odczytaj je przez REST API do systemu finansowego. TimeTracking nie pisze samego sprawozdania z dotacji. Dostarcza zatwierdzone godziny, na których opiera się sprawozdanie.

  • Godziny na projekt, program lub kod dotacji
  • Jeden dzień podzielony na kilka projektów
  • Raporty na projekt, osobę i okres
  • CSV, XLSX i REST API

Ścieżka audytu dla każdej godziny

Audytorzy i kontrolerzy zadają te same pytania: kto wpisał godzinę, kto ją zatwierdził i co zmieniono później. TimeTracking przechowuje źródło każdego wpisu, każdą akceptację z imieniem i nazwiskiem oraz znacznikiem czasu i każdą korektę.

Przepływ statusów przebiega od szkicu przez zgłoszone, zatwierdzone i wyeksportowane do zablokowanych. Gdy okres zostanie wyeksportowany i zablokowany, nic nie zmienia się po cichu: korekta staje się pozycją w następnym otwartym okresie. W Pro dziennik audytu można wyeksportować dla audytora.

  • Źródło każdego wpisu
  • Imię i nazwisko osoby zatwierdzającej oraz znacznik czasu
  • Zablokowane okresy, korekty w następnym okresie
  • Eksport dziennika audytu (Pro)

Hosting w UE i ochrona danych

Dane klientów są przechowywane w UE, w Irlandii. Dostępna jest umowa powierzenia przetwarzania danych, a podmioty przetwarzające są publicznie wymienione wraz z lokalizacją i statusem. Dostęp zależy od roli: pracownicy widzą własne godziny, kierownicy swój zespół.

TimeTracking nie robi zrzutów ekranu, nie rejestruje klawiatury i nie śledzi lokalizacji. Pomaga to, gdy radę pracowników lub inspektora ochrony danych czeka ocena narzędzia.

Łatwy do oceny i zakupu

Ceny są publiczne: za darmo do 5 użytkowników, €1 za użytkownika miesięcznie w Core i €3 w Pro, bez dodatków i minimalnej liczby licencji. Dzięki temu można zacząć od jednego wydziału lub zespołu projektowego, przetestować narzędzie w praktyce i dopiero potem zdecydować o szerszym wdrożeniu.

Dokumentacja dotycząca bezpieczeństwa, podmiotów przetwarzających i API jest publiczna, co pomaga przy przygotowywaniu dokumentacji zamówienia lub oceny skutków dla ochrony danych.

Pasuje obok istniejących systemów

Organizacje publiczne mają już systemy kadrowe, płacowe i finansowe. TimeTracking robi jedną rzecz, czyli zatwierdzone godziny, i przekazuje je dalej. Już dziś działają: konfigurowalne eksporty CSV i XLSX, eksport w formacie SD Worx, REST API i podpisane webhooki.

Jednokrotne logowanie (SSO) i provisioning użytkowników przez SCIM są w przygotowaniu. Do tego czasu pracownicy logują się magic linkiem przez e-mail lub jednorazowym kodem.

Najczęściej zadawane pytania

Czy godziny można księgować na projekty i kody dotacji?

Tak. Każdy wpis jest powiązany z projektem, a dzień można podzielić na kilka projektów. Raporty i eksporty pokazują godziny na projekt, osobę i okres.

Gdzie przechowywane są dane?

W UE. Główna baza danych działa w Irlandii, a pełna lista podmiotów przetwarzających wraz z lokalizacją jest publiczna.

Czy zatwierdzone godziny można jeszcze zmienić?

Zatwierdzone godziny można ponownie otworzyć przed eksportem. Gdy okres zostanie wyeksportowany i zablokowany, już się nie zmienia. Korekty trafiają do następnego otwartego okresu i są zapisywane w ścieżce audytu.

Czy TimeTracking obsługuje jednokrotne logowanie?

SSO i SCIM są w przygotowaniu w Pro. Dziś pracownicy logują się magic linkiem przez e-mail lub jednorazowym kodem.

Czy TimeTracking ma certyfikat ISO 27001 lub BIO?

TimeTracking nie deklaruje tych certyfikatów. Strona o bezpieczeństwie opisuje wdrożone środki, takie jak hosting w UE, szyfrowanie, izolacja najemców i dziennik audytu.

Czy TimeTracking monitoruje pracowników?

Nie. Zapisuje początek, koniec, przerwy i projekt. Nie robi zrzutów ekranu, nie rejestruje klawiatury i nie śledzi lokalizacji.

Powiązane strony

Wypróbuj TimeTracking za darmo

Za darmo do 5 użytkowników. Core od €1 za użytkownika miesięcznie, wszystko w cenie.

Zacznij za darmoZobacz cennik