イベントスタッフのための勤怠管理
木曜日に設営、土曜の夜に本番、撤収は午前4時まで。しかもスタッフの半分は初めて来る人です。TimeTrackingなら、スタッフ全員が会場で自分の言語を使って打刻でき、夜勤は1つのシフトにまとまり、イベントごとの承認済みの勤務時間が手に入ります。
イベント会社でのTimeTrackingの使い方
イベントを計画
イベントと会場を追加し、設営、本番、撤収のシフトをシフト表で計画して公開すると、スタッフはいつどこに入るのかを確認できます。
スタッフ用入口で打刻
会場に置いたタブレットのキオスクで、スタッフは個人用の6桁のPINで出勤・退勤を打刻します。アプリを使うスタッフは、自分のスマートフォンでタイマーを開始できます。
イベントごとの勤務時間を確認
勤務時間は、イベントと該当するシフトに記録されます。予定と実績の比較で、長引いたシフトが分かります。夜をまたぐシフトは1つのシフトとして計算されます。
承認してエクスポート
主催者または会場が、マジックリンクでイベントの勤務時間を承認します。承認された勤務時間は給与計算へ渡され、エクスポートは請求ツールにも使えます。
短期の仕事、大勢のスタッフ、たった一晩
イベントのスタッフは数日間だけ集まり、また解散します。リガー、舞台スタッフ、バースタッフ、警備・誘導スタッフ、ランナーは、自社のスタッフプール、派遣会社、フリーランスから集まり、年に数回しか働かない人も多くいます。スタッフ用入口の紙の記入表が当たり前で、月曜日に誰かが事務所で打ち直しています。
TimeTrackingは、その記入表をキオスクに置き換えます。新しいスタッフはSMSで招待でき、ワンタイムコードでログインし、自分の言語を選べるため、最初のシフトの前にアカウントを準備する必要がありません。シーズンが終わったら無効にすれば、有効なユーザーの分だけの支払いで済みます。
- 新しいスタッフをSMSで招待、会社のメールアドレスは不要
- 20言語のアプリ、各自が自分の言語を選択
- イベント後に無効化しても、履歴は残る
- 有効なユーザーの分だけを支払い
会場に置くキオスク
本番中、スマートフォンはロッカーに入れていることが多く、臨時スタッフの多くは週末のためだけにアプリを入れません。スタッフ用入口のタブレットなら、どちらも解決できます。全員が自分の言語で、個人用の6桁のPINで出勤・退勤を打刻します。PINを5回間違えるとタブレットは15分間ロックされ、写真や顔認証を使わずに、同僚の代わりに打刻することを抑止できます。
キオスクは1つの会場に限定できるため、すべての打刻が正しいイベントに入ります。インターネット接続が必要なので、会場のWi-Fiやモバイル通信が安定している場所に置いてください。搬入口より、制作事務所のほうが適していることが多いです。
夜間作業と、深夜をまたぐシフト
23時に始まり4時30分に終わる撤収は、2つの半日ではなく1つのシフトです。TimeTrackingは、休憩を明示的に記録したうえで、正しい合計時間のある1つのシフトとして記録します。不規則勤務の手当や時間外労働は、エクスポートで専用の給与コードに対応づけられます。
ルールエンジンは、シフト間の休息が足りないシフト表について、シフト表の作成担当者に警告します。たとえば、夜明けに終わる撤収の後に、同じ朝から次の設営が入る場合です。警告はクレームの後ではなく、シフト表を公開する前に出ます。
イベントごと、シフトごとの勤務時間
すべての入力にはイベントと会場が付き、シフト表の勤務時間は該当シフトに紐づいたままです。設営、本番、撤収それぞれに何時間かかったかが分かります。シフトごとの予定と実績の比較で、計画がずれた箇所が見えるため、翌年に同じイベントの見積もりを出すときに役立ちます。
会場までの移動時間と走行距離は別の種類として記録され、駐車料金などの経費もレシート写真付きで追加できます。すべて勤務時間と一緒に承認されます。
- イベントと会場ごとの勤務時間
- シフトごとの予定と実績の比較
- 会場までの移動時間と走行距離
- レシート写真付きの経費
主催者または会場による承認
主催者や会場にスタッフを提供する場合、請求の前に勤務時間を確認し、同意したいと考えます。TimeTrackingは、先方の制作責任者に、スタッフごと・日ごとの勤務時間を表示した、有効期限付きの安全なマジックリンクを送ります。アカウントなしで、イベントを承認するか、コメントを付けて行を差し戻せます。
TimeTrackingは請求書を作成しません。承認済みの勤務時間は、設定可能なCSVやXLSX、またはAPIでエクスポートされるため、請求ツールも給与計算と同じ数字で動きます。
忙しい週末の後の給与計算
承認された期間は、1ステップで給与計算へエクスポートされます。現在利用できるのは、SD Worx形式のエクスポート、設定可能なCSVとXLSXのエクスポート、REST APIです。Loket、Nmbrs、AFASのコネクターは近日公開予定です。
エクスポートされた期間はロックされます。後から見つかった記録漏れの1時間は、次の期間の訂正になるため、給与計算と自社の記録は一致し続けます。
よくあるご質問
スタッフはアプリを入れなくても打刻できますか？
はい。会場のタブレットのキオスクで、スタッフは個人用の6桁のPINで出勤・退勤を打刻します。
キオスクはインターネットなしで使えますか？
いいえ。キオスクで打刻するには接続が必要です。オフラインモードは計画中ですが、現時点では利用できません。モバイルアプリは、オフラインでもタイマーが動き続け、後から勤務時間を送信します。
深夜をまたぐシフトはどう処理されますか？
深夜をまたぐシフトは、正しい合計時間の1つのシフトとして記録され、休憩は明示的に記録されます。
主催者がスタッフの勤務時間を承認できますか？
はい。主催者または会場が、アカウントなしで、有効期限付きの安全なマジックリンクから承認します。氏名と承認日時が記録されます。
単発のスタッフが多くいます。費用はどうなりますか？
有効なユーザー1人あたり月額で、Coreは€1、5ユーザーまでは無料です。イベント後に無効化すれば、カウントされなくなり、勤務時間は履歴に残ります。
イベントごとの勤務時間を確認できますか？
はい。すべての入力はイベントと会場に紐づき、レポートではイベント、人、期間ごとの勤務時間と、シフトごとの予定と実績の比較を確認できます。