Langsung ke konten
TimeTracking

Pencatatan waktu kerja untuk kru acara

Pemasangan hari Kamis, pertunjukan Sabtu malam, pembongkaran sampai jam empat pagi, dan setengah kru adalah orang baru. TimeTracking memungkinkan setiap anggota kru absen di venue dalam bahasanya sendiri, menjaga shift malam tetap utuh, dan memberi Anda jam yang disetujui per acara.

Mulai gratisLihat harga
Demo animasi: kru acara absen masuk dengan PIN di kios pintu masuk kru, masing-masing dalam bahasanya sendiri, malam berjalan dari pemasangan lewat pertunjukan hingga pembongkaran melewati tengah malam sebagai satu shift, pembongkaran selesai 45 menit melebihi jadwal, dan penyelenggara menyetujui jam kerja. Kru absen masuk di venue, Lewat tengah malam, satu shift, Rencana versus aktual, Penyelenggara menyetujui.

Cara perusahaan acara memakai TimeTracking

  1. Rencanakan acaranya

    Tambahkan acara dan venue, rencanakan shift untuk pemasangan, pertunjukan, dan pembongkaran di jadwal lalu publikasikan, sehingga kru tahu di mana dan kapan mereka diharapkan.

  2. Absen di pintu masuk kru

    Kios tablet di venue memungkinkan anggota kru absen masuk dan keluar dengan PIN pribadi 6 digit. Kru yang memakai aplikasi bisa memulai timer di ponsel sendiri.

  3. Periksa jam per acara

    Jam masuk ke acara dan shift yang bersangkutan. Rencana versus aktual menunjukkan shift mana yang berlangsung lebih lama, dan shift semalaman dihitung sebagai satu shift.

  4. Setujui dan ekspor

    Penyelenggara atau venue menyetujui jam acara lewat magic link. Jam yang disetujui masuk ke penggajian, dan ekspornya dapat mengisi aplikasi faktur Anda.

Pekerjaan singkat, banyak orang, satu malam

Kru acara dikumpulkan untuk beberapa hari lalu bubar lagi. Rigger, kru panggung, staf bar, steward, dan runner berasal dari kumpulan tenaga Anda sendiri, dari agen, dan dari freelancer, dan banyak dari mereka hanya bekerja untuk Anda beberapa kali setahun. Daftar hadir kertas di pintu masuk kru adalah hal yang lazim, dan seseorang di kantor mengetik ulang daftar itu hari Senin.

TimeTracking menggantikan daftar itu dengan kios. Anggota kru baru dapat diundang lewat SMS, masuk dengan kode sekali pakai, dan memilih bahasanya sendiri, sehingga tidak perlu menyiapkan akun sebelum shift pertama. Setelah musim berakhir, orang-orang dinonaktifkan dan Anda hanya membayar pengguna yang aktif.

  • Undang kru baru lewat SMS, tanpa email perusahaan
  • Aplikasi dalam 20 bahasa, setiap orang memilih sendiri
  • Nonaktifkan setelah acara, riwayat tetap ada
  • Bayar hanya untuk pengguna aktif

Kios di venue

Ponsel sering disimpan di loker selama pertunjukan, dan banyak kru sementara tidak mau memasang aplikasi untuk satu akhir pekan. Tablet di pintu masuk kru menyelesaikan keduanya: semua orang absen masuk dan keluar dengan PIN pribadi 6 digit, dalam bahasanya sendiri. Setelah 5 kali salah PIN, tablet terkunci selama 15 menit, yang mencegah absen untuk rekan tanpa perlu foto atau pengenalan wajah.

Kios dapat dibatasi untuk satu venue, sehingga setiap absen masuk ke acara yang benar. Kios membutuhkan koneksi internet, jadi tempatkan di tempat Wi-Fi atau data seluler venue andal. Tempat itu sering kantor produksi, bukan area bongkar muat.

Kerja malam dan shift melewati tengah malam

Pembongkaran yang mulai pukul 23:00 dan selesai pukul 04:30 adalah satu shift, bukan dua setengah hari. TimeTracking mencatatnya sebagai satu shift dengan total yang benar, dengan istirahat yang dicatat secara eksplisit. Tunjangan jam tidak teratur dan lembur dapat dipetakan ke kode penggajian tersendiri di ekspor.

Mesin aturan memperingatkan perencana saat jadwal menyisakan waktu istirahat yang terlalu singkat di antara shift, misalnya pembongkaran yang selesai menjelang fajar diikuti pemasangan berikutnya pagi itu juga. Peringatan datang sebelum jadwal dipublikasikan, bukan setelah ada keluhan.

Jam per acara dan per shift

Setiap entri membawa acara dan venue, dan jam terjadwal tetap terhubung ke shift-nya, sehingga Anda dapat melihat berapa jam dihabiskan untuk pemasangan, pertunjukan, dan pembongkaran. Rencana versus aktual per shift menunjukkan di mana jadwal meleset, yang membantu saat Anda membuat penawaran untuk acara yang sama tahun depan.

Waktu perjalanan ke venue dan jarak tempuh dicatat sebagai jenis terpisah, dan biaya seperti parkir dapat ditambahkan dengan foto kuitansi, semuanya disetujui bersama jam kerja.

  • Jam per acara dan venue
  • Rencana versus aktual per shift
  • Waktu perjalanan dan jarak tempuh ke venue
  • Biaya dengan foto kuitansi

Persetujuan oleh penyelenggara atau venue

Saat Anda menyediakan kru untuk penyelenggara atau venue, mereka ingin melihat dan menyetujui jam kerja sebelum Anda menagihnya. TimeTracking mengirim manajer produksi mereka magic link yang aman dan memiliki masa berlaku berisi jam per anggota kru dan per hari. Mereka menyetujui acara atau menolak satu baris dengan komentar, tanpa akun.

TimeTracking tidak membuat faktur. Jam yang disetujui diekspor sebagai CSV atau XLSX yang dapat dikonfigurasi, atau lewat API, sehingga aplikasi faktur Anda bekerja dari angka yang sama dengan penggajian.

Penggajian setelah akhir pekan yang padat

Periode yang disetujui diekspor ke penggajian dalam satu langkah. Sudah tersedia hari ini: ekspor dalam format SD Worx, ekspor CSV dan XLSX yang dapat dikonfigurasi, dan REST API. Konektor untuk Loket, Nmbrs, dan AFAS segera hadir.

Setelah periode diekspor, periode itu dikunci. Jam yang terlupa dan ditemukan kemudian menjadi koreksi di periode berikutnya, sehingga penggajian dan catatan Anda tetap cocok.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bisakah kru absen tanpa memasang aplikasi?

Bisa. Di kios tablet di venue, anggota kru absen masuk dan keluar dengan PIN pribadi 6 digit.

Apakah kios berfungsi tanpa internet?

Tidak. Kios membutuhkan koneksi untuk absen masuk dan keluar. Mode offline direncanakan tetapi belum tersedia hari ini. Aplikasi seluler menjaga timer tetap berjalan secara offline dan mengirim jam kerja kemudian.

Bagaimana shift yang melewati tengah malam ditangani?

Shift yang melewati tengah malam dicatat sebagai satu shift dengan total yang benar, dan istirahat dicatat secara eksplisit.

Bisakah penyelenggara menyetujui jam kerja kru kami?

Bisa. Penyelenggara atau venue menyetujui lewat magic link yang aman dan memiliki masa berlaku, tanpa akun. Nama dan waktu persetujuan dicatat.

Kami bekerja dengan banyak kru sekali pakai. Berapa biayanya?

Anda membayar per pengguna aktif per bulan: €1 di Core, gratis hingga 5 pengguna. Nonaktifkan orang setelah acara dan mereka tidak lagi dihitung, sementara jam kerja mereka tetap ada di riwayat.

Bisakah saya melihat jam per acara?

Bisa. Setiap entri terhubung ke acara dan venue, dan laporan menampilkan jam per acara, orang, dan periode, dengan rencana versus aktual per shift.

Halaman terkait

Coba TimeTracking gratis

Gratis hingga 5 pengguna. Core mulai €1 per pengguna per bulan, semuanya sudah termasuk.

Mulai gratisLihat harga