Przejdź do treści
TimeTracking

Ewidencja czasu pracy dla ekip ogrodniczych i utrzymania zieleni

Ekipy ogrodnicze zaczynają na bazie, jeżdżą od ogrodu do ogrodu i pracują na dworze w każdej pogodzie. Wiosną zespół rośnie, a w deszczowy tydzień połowa dni przepada. TimeTracking utrzymuje porządek w godzinach na zlecenie i umowę mimo tego wszystkiego, więc płace i kalkulacja kosztów opierają się na tym, co naprawdę się wydarzyło.

Zacznij za darmoZobacz cennik
Animowane demo: trzyosobowa ekipa ogrodnicza wypełnia swój tydzień, deszczowa środa jest zapisana jako dzień z pogodą, czwartek pokazuje dwa ogrody z dojazdem z bazy pomiędzy nimi, a tydzień zostaje zatwierdzony. Tydzień ekipy, Deszcz w środę, Z ogrodu do ogrodu, Tydzień zatwierdzony.

Jak firmy ogrodnicze korzystają z TimeTracking

  1. Zlecenia i umowy jako lokalizacje

    Ogrody prywatne, parki biznesowe i publiczne umowy na utrzymanie zieleni stają się lokalizacjami powiązanymi z klientem. Rundy konserwacyjne trafiają do grafiku jako cykliczne zmiany.

  2. Każdy członek ekipy rejestruje dzień

    Członkowie ekipy uruchamiają stoper lub wpisują dzień w aplikacji, we własnym języku. Dojazd z bazy i między zleceniami jest zapisywany osobno.

  3. Dni z pogodą i zmiany planów

    Gdy deszcz lub mróz wstrzymuje pracę, dzień jest zapisywany jako dzień z pogodą albo ekipa księguje prace na bazie, więc żaden dzień nie znika z ewidencji.

  4. Zatwierdź i wyeksportuj

    Brygadzista lub biuro zatwierdza tydzień. Godziny, dojazdy i dodatki trafiają do płac, a godziny na zlecenie są gotowe do kalkulacji kosztów.

Z bazy do ogrodu i z powrotem

Większość dni zaczyna się na bazie: załadunek przyczepy, podpięcie kosiarki, jazda do pierwszego zlecenia. Potem dwa lub trzy ogrody, odcinek pobocza lub park biznesowy, z jazdą pomiędzy nimi. TimeTracking zapisuje każde zlecenie na jego lokalizację, a dojazdy między nimi jako osobny rodzaj godzin, więc widać, ile z dnia to faktyczna praca, a ile spędzono w drodze.

Ten podział ma znaczenie przy wycenie. Jeśli plan a rzeczywistość pokazuje, że umowa konserwacyjna zajmuje godzinę więcej przy każdej wizycie, wiesz o tym przed odnowieniem umowy, a nie po.

  • Godziny na ogród, park lub umowę
  • Czas dojazdu z bazy i między zleceniami
  • Kilometry na przejazd dla samochodów prywatnych
  • Plan a rzeczywistość dla każdego zlecenia

Dni z pogodą bez zgadywania

Deszcz, mróz i burze współdecydują o kalendarzu prac ogrodniczych. Stracony dzień nie powinien kończyć jako puste miejsce, które ktoś uzupełnia z pamięci po tygodniach. Dzień z pogodą możesz skonfigurować jako osobny rodzaj nieobecności z własnym kodem płacowym, a ekipa zapisuje go w tym samym dniu. Jeśli ekipa wykonuje zamiast tego prace porządkowe na bazie, te godziny trafiają na lokalizację bazy lub warsztatu.

Ponieważ każdy stracony dzień jest zapisywany tak samo, w ciągu sezonu widać, ile dni kosztowała pogoda i które umowy zostały w tyle.

Szczyty sezonowe i pracownicy sezonowi

Wiosną i jesienią praca osiąga szczyt, a do ekip dołączają dodatkowe osoby, często z zagranicy. Nowych członków ekipy zaprasza się SMS-em, logują się jednorazowym kodem i korzystają z aplikacji we własnym języku, do wyboru jest 20. Widzą swoje zmiany od pierwszego dnia, bez zakładania konta i bez szkolenia.

Po zakończeniu sezonu pracownicy sezonowi są dezaktywowani. Ich godziny i akceptacje zostają w historii, a płacisz tylko za aktywnych użytkowników.

  • Zaproszenie SMS-em, logowanie jednorazowym kodem
  • 20 języków, wybieranych przez każdego pracownika
  • Płacisz tylko za aktywnych użytkowników

Cykliczna konserwacja i projekty jednorazowe

Wiele firm ogrodniczych prowadzi równolegle dwa rodzaje pracy: rundy konserwacyjne powtarzane co tydzień lub dwa oraz projekty, takie jak nowy ogród, taras czy nasadzenia, trwające tygodniami. Rundy konserwacyjne trafiają do grafiku jako cykliczne schematy. Projekty dostają własną lokalizację i projekt, więc ich godziny pozostają oddzielone od budżetu konserwacji.

Reguły czasu odpoczynku są sprawdzane względem grafiku, więc długie dni w szczycie sezonu nie zamieniają się po cichu w zmiany łamiące przepisy.

Zieleń publiczna: klienci, którzy chcą zatwierdzać

Gminy, spółdzielnie mieszkaniowe i parki biznesowe, które zlecają utrzymanie zieleni, czasem chcą zatwierdzić godziny poświęcone na ich umowę. Ich osoba kontaktowa dostaje bezpieczny magic link, widzi godziny na lokalizację wraz z notatkami ekipy i zatwierdza lub odrzuca pozycje z komentarzem. Jej imię i nazwisko oraz czas akceptacji są zapisywane przy okresie.

Rękawice, błoto i brak zasięgu

Aplikacja ma duże przyciski i stoper, który działa dalej po zamknięciu aplikacji lub restarcie telefonu. Godziny wpisane w miejscu bez zasięgu czekają w kolejce i są wysyłane po powrocie online. Dla ekip dzielących jeden tablet na bazie kiosk pozwala każdemu zarejestrować się osobistym 6-cyfrowym PIN-em, zanim busy ruszą.

Zatwierdzone godziny, dojazdy i dodatki są dziś eksportowane do płac jako eksport w formacie SD Worx lub konfigurowalne pliki CSV i XLSX. Konektory do Loket, Nmbrs i AFAS są w przygotowaniu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy możemy zapisywać dni z pogodą?

Tak. Skonfiguruj dzień z pogodą jako osobny rodzaj nieobecności z własnym kodem płacowym, a ekipy zapisują go w dniu, w którym się wydarzył.

Czy dojazd z bazy do zlecenia jest zapisywany?

Tak. Czas dojazdu to osobny rodzaj godzin, a kilometry są zapisywane na przejazd, z dystansem liczonym na podstawie adresu początkowego i końcowego.

Czy pracownicy sezonowi mogą korzystać z aplikacji we własnym języku?

Tak. Aplikacje są dostępne w 20 językach. Nowi pracownicy są zapraszani SMS-em i logują się jednorazowym kodem.

Czy TimeTracking śledzi, gdzie ekipy są w ciągu dnia?

Nie. Nie ma ciągłego śledzenia lokalizacji. Przypomnienia geofencingowe pod skonfigurowanymi lokalizacjami są planowane i będą tylko wysyłać powiadomienie.

Czy płacimy za pracowników sezonowych poza sezonem?

Nie. Płacisz za aktywnych użytkowników. Dezaktywowani pracownicy zachowują historię, ale nie są liczeni.

Ile to kosztuje?

Za darmo do 5 użytkowników, potem €1 za użytkownika miesięcznie w Core, w tym grafiki, urlopy i rodzaje nieobecności, kilometry, akceptacje i eksporty płac.

Powiązane strony

Wypróbuj TimeTracking za darmo

Za darmo do 5 użytkowników. Core od €1 za użytkownika miesięcznie, wszystko w cenie.

Zacznij za darmoZobacz cennik