Ewidencja czasu pracy dla firm facility management
Firma facility management prowadzi sprzątanie, utrzymanie techniczne, recepcję i obsługę gości w dziesiątkach budynków klientów, każdy z własną umową i własną osobą kontaktową. TimeTracking księguje każdą godzinę na właściwy budynek i umowę, trzyma prace dodatkowe osobno i pozwala każdemu kierownikowi obiektu zatwierdzać tylko własny budynek.
Jak firmy facility management korzystają z TimeTracking
Odwzoruj klientów, budynki i umowy
Każdy budynek staje się lokalizacją pod swoim klientem. Prace w ramach umowy i prace dodatkowe to osobne projekty, więc ich godziny nigdy się nie mieszają.
Zespoły rejestrują czas na budynek
Recepcjoniści potwierdzają zmianę z grafiku, technicy rejestrują zlecenie po zleceniu, sprzątający zapisują każdą wizytę. Wszyscy korzystają z tej samej aplikacji we własnym języku albo z kiosku z tabletem w budynku.
Umowa a rzeczywistość
Plan a rzeczywistość godzin na budynek i umowę pokazuje, gdzie uzgodnione godziny są przekraczane, jeszcze w trakcie miesiąca.
Akceptacja dla każdego obiektu, potem eksport
Każda osoba kontaktowa klienta zatwierdza godziny dla swojego budynku przez magic link. Zatwierdzone okresy trafiają do płac, a w formie eksportu do fakturowania.
Jedna firma, wiele specjalizacji
Facility management to ludzie o bardzo różnych dniach pracy pod jednym dachem. Recepcjonista pracuje stałą zmianę w jednym budynku. Technik odwiedza sześć budynków w tygodniu. Zespół sprzątający robi krótkie wieczorne wizyty. Hostessa zastępuje na wydarzeniu klienta. TimeTracking obsługuje wszystkich w jednym systemie: zmiany z grafiku, zlecenia rejestrowane stoperem i krótkie wizyty trafiają do tego samego okresu, z tym samym obiegiem akceptacji i tym samym eksportem płac.
Każdy pracownik widzi w aplikacji tylko własne zmiany i wpisy. Planiści widzą całość w podziale na budynek lub klienta.
- Stałe zmiany, zlecenia i krótkie wizyty w jednym systemie
- Grafiki filtrowane według budynku lub klienta
- Aplikacje w 20 językach, wybierane przez każdego pracownika
- Kiosk w budynku dla pracowników bez telefonu służbowego
Umowy dla każdego budynku
Większość umów facility management określa liczbę godzin lub poziom usług dla każdego budynku. TimeTracking łączy każdą godzinę z budynkiem i umową, do której należy. Plan a rzeczywistość dla budynku pokazuje, kiedy umowa jest przekraczana, więc opiekun klienta może porozmawiać z klientem przed raportem miesięcznym, a nie po nim.
Gdy klient ma kilka budynków, raportujesz dla każdego budynku i łącznie, za dowolny okres.
Prace dodatkowe osobno
Prace poza umową to miejsce, w którym marża jest wygrywana lub tracona: przeciek wymagający technika dziś wieczorem, dodatkowe sprzątanie po remoncie, przygotowanie wydarzenia klienta. W TimeTracking prace dodatkowe dostają własny projekt w tym samym budynku. Ich godziny nigdy nie giną w godzinach umowy, notatka przy każdym wpisie wyjaśnia, co zrobiono, a eksport pokazuje te pozycje osobno.
TimeTracking sam nie wystawia faktur. Dostarcza zatwierdzone godziny na budynek i projekt do programu do fakturowania, którego już używasz, przez konfigurowalne eksporty CSV i XLSX lub REST API.
- Prace w ramach umowy i prace dodatkowe jako osobne projekty
- Notatka przy wpisie wyjaśniająca prace dodatkowe
- Osobne pozycje w raportach i eksportach
Akceptacja dla każdego obiektu, przez właściwą osobę
W przypadku dużych klientów nikt w centrali nie wie, czy godziny w regionalnym budynku są prawidłowe. Wie to kierownik obiektu. Akceptację można podzielić według obiektów, więc każda osoba kontaktowa dostaje bezpieczny magic link tylko dla swojego budynku. Widzi dni, godziny i notatki każdego pracownika oraz zatwierdza lub odrzuca pozycje z komentarzem. Nie jest potrzebne konto ani hasło, a jej imię i nazwisko oraz czas akceptacji są zapisywane.
Klienci z wieloma osobami zatwierdzającymi mogą też dostać opcjonalny portal, w którym każdy kierownik widzi tylko swoich ludzi.
Grafiki, które podążają za budynkami
Stałe stanowiska, takie jak recepcja czy punkt obsługi, działają na zmianach cyklicznych. Gdy ktoś zgłasza chorobę, planista widzi, którego budynku to dotyczy, i może zaproponować zmianę jako otwartą grupie kolegów, na przykład tym, którzy już znają budynek. Zatwierdzone urlopy i reguły czasu odpoczynku są sprawdzane przed opublikowaniem grafiku.
W Pro predykcyjna ewidencja czasu proponuje dzień na podstawie grafiku, więc pracownicy na stałych stanowiskach potwierdzają zwykły dzień jednym dotknięciem.
Płace i reszta Twoich narzędzi
Zatwierdzone godziny, nadgodziny, dojazdy między budynkami i wydatki trafiają do płac jednym eksportem: dziś eksport w formacie SD Worx oraz konfigurowalne pliki CSV i XLSX, a konektory do Loket, Nmbrs i AFAS są w przygotowaniu. Wyeksportowane okresy są blokowane, więc płace, raport dla klienta i TimeTracking zawsze się zgadzają. Korekty trafiają do następnego otwartego okresu.
Najczęściej zadawane pytania
Czy jeden pracownik może pracować w kilku budynkach klientów?
Tak. Każdy wpis ma własną lokalizację i projekt, więc technik odwiedzający pięć budynków w ciągu dnia ma pięć poprawnie zaksięgowanych wpisów.
Czy każdy klient może widzieć tylko własny budynek?
Tak. Akceptację można podzielić według obiektów, więc każda osoba kontaktowa zatwierdza przez magic link tylko godziny dla swojego budynku.
Jak oddzielić prace dodatkowe od godzin w ramach umowy?
Nadaj pracom dodatkowym własny projekt w budynku. Ich godziny są raportowane i eksportowane osobno od godzin umowy.
Czy TimeTracking wystawia faktury?
Nie. Eksportuje zatwierdzone godziny na budynek i projekt do Twojego programu do fakturowania jako CSV lub XLSX albo przez API.
Czy pracownicy bez telefonu służbowego mogą rejestrować czas?
Tak. Kiosk z tabletem w budynku pozwala im rejestrować wejście i wyjście osobistym 6-cyfrowym PIN-em, a kiosk można ograniczyć do tej lokalizacji.
Jaki plan jest nam potrzebny?
Core za €1 za użytkownika miesięcznie obejmuje grafiki, akceptacje klientów, kilometry i eksporty płac. Pro za €3 dodaje predykcyjną ewidencję czasu i parser AI dla godzin, które klienci przysyłają we własnym formacie.
Powiązane strony
Agencje pracy tymczasowej
Przydziały, akceptacja klienta przez magic link, parser AI, wykrywanie konfliktów i eksport płac.
Budownictwo
Licznik działający offline, godziny dla każdej budowy i kiosk przy bramie.
Logistyka i magazyny
Zmiany według grafiku, potwierdzanie jednym dotknięciem, kiosk i prawidłowo rozliczane zmiany nocne.
Zobacz cennik
Za darmo do 5 użytkowników. Core od €1 za użytkownika miesięcznie, wszystko w cenie.
Wypróbuj TimeTracking za darmo
Za darmo do 5 użytkowników. Core od €1 za użytkownika miesięcznie, wszystko w cenie.