Salt la conținut
TimeTracking

Pontaj pentru echipe de evenimente

Montaj joi, spectacolul sâmbătă seara, demontare până la patru dimineața, iar jumătate din echipă este nouă. TimeTracking permite fiecărui membru al echipei să ponteze în locație, în propria limbă, păstrează turele de noapte întregi și vă oferă ore aprobate pe eveniment.

Începeți gratuitVedeți prețurile
Demo animat: o echipă de eveniment pontează cu PIN la chioșcul de lângă intrarea echipei, fiecare în propria limbă, noaptea merge de la montaj, prin spectacol, până la demontarea de după miezul nopții ca o singură tură, demontarea se termină cu 45 de minute peste planificare, iar organizatorul aprobă orele. Echipa pontează în locație, Peste miezul nopții, o singură tură, Planificat versus lucrat, Organizatorul aprobă.

Cum folosesc companiile de evenimente TimeTracking

  1. Planificați evenimentul

    Adăugați evenimentul și locația, planificați turele pentru montaj, spectacol și demontare în planificare și publicați-le, astfel încât echipa să vadă unde și când este așteptată.

  2. Pontați la intrarea echipei

    Un chioșc pe tabletă în locație permite membrilor echipei să ponteze intrarea și ieșirea cu un PIN personal de 6 cifre. Cei care au aplicația pot porni cronometrul pe propriul telefon.

  3. Verificați orele pe eveniment

    Orele ajung la eveniment și la tura din care fac parte. Planificat versus lucrat arată ce ture au depășit durata, iar turele peste noapte sunt numărate ca o singură tură.

  4. Aprobați și exportați

    Organizatorul sau locația aprobă orele evenimentului printr-un magic link. Orele aprobate merg la salarizare, iar exportul poate alimenta instrumentul dumneavoastră de facturare.

Evenimente scurte, mulți oameni, o singură seară

O echipă de eveniment este formată pentru câteva zile și apoi se destramă. Tehnicieni de montaj, mașiniști de scenă, personal de bar, stewarzi și curieri vin din propriul dumneavoastră grup, de la agenții și de la freelanceri, iar mulți dintre ei lucrează pentru dumneavoastră doar de câteva ori pe an. Listele de prezență pe hârtie la intrarea echipei sunt regula, iar cineva din birou le retranscrie luni.

TimeTracking înlocuiește lista cu un chioșc. Membrii noi ai echipei pot fi invitați prin SMS, se autentifică cu un cod unic și își aleg propria limbă, deci nu este nevoie de configurarea unui cont înainte de prima tură. După sezon, persoanele sunt dezactivate și plătiți doar pentru utilizatorii activi.

  • Invitați membri noi prin SMS, fără e-mail de serviciu
  • Aplicații în 20 de limbi, fiecare persoană o alege pe a sa
  • Dezactivare după eveniment, istoricul rămâne
  • Plătiți doar pentru utilizatorii activi

Un chioșc în locație

Telefoanele sunt adesea într-un dulap în timpul spectacolului, iar mulți membri temporari ai echipei nu instalează o aplicație pentru un singur weekend. O tabletă la intrarea echipei rezolvă ambele probleme: toți pontează intrarea și ieșirea cu un PIN personal de 6 cifre, în propria limbă. După 5 PIN-uri greșite, tableta se blochează 15 minute, ceea ce descurajează pontarea pentru un coleg, fără fotografii sau recunoaștere facială.

Chioșcul poate fi limitat la o singură locație, astfel încât fiecare pontare ajunge la evenimentul corect. Are nevoie de conexiune la internet, deci amplasați-l unde Wi-Fi-ul locației sau datele mobile sunt fiabile; adesea acesta este biroul de producție, nu rampa de încărcare.

Muncă de noapte și ture peste miezul nopții

O demontare care începe la 23:00 și se termină la 04:30 este o singură tură, nu două jumătăți de zi. TimeTracking o înregistrează ca o singură tură, cu un total corect, iar pauzele sunt înregistrate explicit. Sporurile pentru program neregulat și orele suplimentare pot fi asociate unor coduri proprii de salarizare în export.

Motorul de reguli avertizează planificatorii când o planificare lasă prea puțin repaus între ture, de exemplu o demontare care se termină în zori, urmată de montajul următor în aceeași dimineață. Avertismentul vine înainte de publicarea planificării, nu după o reclamație.

Ore pe eveniment și pe tură

Fiecare înregistrare poartă evenimentul și locația, iar orele planificate rămân legate de tura lor, deci puteți vedea câte ore au intrat în montaj, spectacol și demontare. Planificat versus lucrat pe tură arată unde a deviat programul, ceea ce ajută când oferiți același eveniment anul viitor.

Timpul de deplasare până la locație și kilometrajul sunt înregistrate ca tipuri separate, iar cheltuieli precum parcarea pot fi adăugate cu fotografia chitanței, toate aprobate împreună cu orele.

  • Ore pe eveniment și locație
  • Planificat versus lucrat pe tură
  • Timp de deplasare și kilometraj până la locație
  • Cheltuieli cu fotografia chitanței

Aprobare de către organizator sau locație

Când furnizați echipă unui organizator sau unei locații, aceștia vor să vadă și să fie de acord cu orele înainte să îi facturați. TimeTracking trimite managerului lor de producție un magic link securizat, cu expirare, cu orele pe membru al echipei și pe zi. Acesta aprobă evenimentul sau respinge o linie cu un comentariu, fără cont.

TimeTracking nu emite facturi. Orele aprobate sunt exportate în CSV sau XLSX configurabil ori prin API, astfel încât instrumentul dumneavoastră de facturare lucrează cu aceleași cifre ca salarizarea.

Salarizare după un weekend aglomerat

Perioadele aprobate sunt exportate către salarizare într-un singur pas. Disponibile astăzi: un export în format SD Worx, exporturi CSV și XLSX configurabile și API-ul REST. Conectorii pentru Loket, Nmbrs și AFAS vor fi disponibili în curând.

După exportul unei perioade, aceasta este blocată. O oră uitată, descoperită ulterior, devine o corecție în perioada următoare, astfel încât salarizarea și evidențele dumneavoastră rămân în acord.

Întrebări frecvente

Pot membrii echipei să ponteze fără să instaleze o aplicație?

Da. La un chioșc pe tabletă în locație, membrii echipei pontează intrarea și ieșirea cu un PIN personal de 6 cifre.

Funcționează chioșcul fără internet?

Nu. Chioșcul are nevoie de conexiune pentru a ponta intrarea și ieșirea; un mod offline este planificat, dar nu este disponibil astăzi. Aplicația mobilă păstrează cronometrul în funcțiune offline și trimite orele ulterior.

Cum sunt tratate turele peste miezul nopții?

O tură care trece de miezul nopții este înregistrată ca o singură tură, cu totalul corect, iar pauzele sunt înregistrate explicit.

Poate organizatorul să aprobe orele echipei noastre?

Da. Organizatorul sau locația aprobă printr-un magic link securizat, cu expirare, fără cont. Numele și momentul aprobării sunt înregistrate.

Lucrăm cu mulți membri ocazionali ai echipei. Cât costă?

Plătiți per utilizator activ pe lună: €1 pe Core, gratuit până la 5 utilizatori. Dezactivați persoanele după eveniment și nu mai contează, iar orele lor rămân în istoric.

Pot vedea orele pe eveniment?

Da. Fiecare înregistrare este legată de un eveniment și o locație, iar rapoartele arată orele pe eveniment, persoană și perioadă, cu planificat versus lucrat pe tură.

Pagini similare

Încercați TimeTracking gratuit

Gratuit până la 5 utilizatori. Core de la €1 per utilizator pe lună, totul inclus.

Începeți gratuitVedeți prețurile