Przejdź do treści
TimeTracking

Ewidencja czasu pracy i karty czasu pracy dla agencji pracy tymczasowej

Pracownicy tymczasowi u dziesiątek klientów, godziny spływające z aplikacji, arkuszy, e-maili i papieru. TimeTracking zamienia to wszystko w jeden zatwierdzony tydzień na przydział, gotowy do rozliczenia płac, bez przepisywania przez biuro choćby jednej karty czasu pracy.

Zacznij za darmoZobacz cennik
Animowane demo: jeden pracownik tymczasowy pracuje w ciągu tygodnia dla trzech klientów, a każdy klient zatwierdza tylko własne godziny. Jeden pracownik, trzech klientów, Podział na przydziały, Każdy klient zatwierdza, Jedna pozycja płacowa.

Od hali produkcyjnej do listy płac w czterech krokach

  1. Pracownicy rejestrują czas dla każdego przydziału

    Pracownicy tymczasowi korzystają z aplikacji we własnym języku, na własnym telefonie lub na kiosku u klienta. Godziny, przerwy, kilometry, czas dojazdu i wydatki są rejestrowane dla każdego przydziału.

  2. Godziny klienta odczytywane automatycznie

    Klienci prowadzący własną ewidencję przysyłają pliki Excel, e-maile lub zdjęcie papierowej karty czasu pracy. Parser AI zamienia je w uporządkowane godziny.

  3. Najpierw konflikty, potem akceptacja klienta

    Różnice między godzinami pracownika i klienta są oznaczane, zanim cokolwiek zostanie wysłane. Klient zatwierdza uzgodniony tydzień przez bezpieczny magic link, bez konta.

  4. Eksport do systemu płacowego

    Zatwierdzone okresy są eksportowane w formacie, którego oczekuje dostawca usług płacowych, a następnie blokowane. Korekty stają się pozycją w następnym okresie.

Przydziały jako podstawa

W agencji pracy godzina nigdy nie jest po prostu godziną. Należy do pracownika u klienta, na stanowisku, według stawki, w okresie, z własnymi dodatkami. TimeTracking modeluje to jako przydział: pracownik × klient × stanowisko × stawka × okres, ze stałymi składnikami, takimi jak dodatki na dojazd.

Pracownik może mieć kilka przydziałów, nawet tego samego dnia. Okresy można ustawić dla każdego klienta lub przydziału: tygodniowe, czterotygodniowe, półmiesięczne lub miesięczne. Właściwe reguły towarzyszą każdemu wpisowi, od aplikacji po eksport płac.

  • Kilka przydziałów na pracownika, nawet w ciągu dnia
  • Stawki, stanowiska i stałe dodatki dla każdego przydziału
  • Okresy dla każdego klienta: tygodniowe, czterotygodniowe, półmiesięczne, miesięczne
  • Prawidłowa obsługa zmian nocnych przechodzących przez północ

Akceptacja klienta przez magic link

Klienci są zajęci i nie chcą kolejnego logowania. W TimeTracking osoba kontaktowa otrzymuje e-mail z bezpiecznym, jednorazowym linkiem z datą ważności. Widzi dni i sumy każdego pracownika, zatwierdza tydzień lub odrzuca pozycje z komentarzem. Jej imię i nazwisko oraz czas zatwierdzenia są zapisywane w ścieżce audytu.

W przypadku dużych klientów z wieloma osobami zatwierdzającymi zatwierdzanie można podzielić według działów lub lokalizacji, aby każdy kierownik widział tylko swoich ludzi.

Parser AI i wykrywanie konfliktów

Wielu klientów prowadzi własną rejestrację czasu i co tydzień ją przesyła. Parser kart czasu pracy AI odczytuje Excel, CSV, treść e-maili oraz zdjęcia lub skany papierowych kart czasu pracy, dopasowuje nazwiska do pracowników i przydziałów, a wszystko, co niepewne, umieszcza na ekranie wyjątków.

Wykrywanie konfliktów porównuje następnie godziny klienta z godzinami zapisanymi przez pracowników w aplikacji. Zamiast odkryć czterogodzinną różnicę po rozliczeniu płac, biuro widzi ją w środę i wyjaśnia jednym telefonem. Każde rozstrzygnięcie jest zapisywane z informacją, kto zdecydował i dlaczego.

Eksport płac: co działa, a co jest w przygotowaniu

Zatwierdzone i uzgodnione okresy są eksportowane w jednym kroku. Dostępne już dziś: eksport w formacie SD Worx, konfigurowalne eksporty CSV i XLSX oraz REST API. Konektory dla Loket, Nmbrs i AFAS już wkrótce; do tego czasu konfigurowalne eksporty plików obsługują większość importów płacowych.

Wyeksportowane okresy są blokowane. Jeśli coś się później zmieni, staje się to pozycją korygującą w następnym okresie, więc lista płac, faktura dla klienta i TimeTracking są zawsze zgodne.

Stworzone dla pracowników tymczasowych z całego świata

Pracownicy tymczasowi często pochodzą z Polski, Rumunii, Ukrainy i wielu innych krajów. Aplikacje TimeTracking są dostępne w 20 językach, a każdy pracownik wybiera własny, niezależnie od języka, którego używa biuro. Logowanie działa przez magic link w e-mailu lub jednorazowy kod SMS, dla pracowników bez służbowego adresu e-mail.

W miejscach, gdzie telefony są niedozwolone, tablet-kiosk przy wejściu pozwala pracownikom zarejestrować wejście osobistym 6-cyfrowym PIN-em, we własnym języku.

Skupienie na godzinach, otwartość na Państwa narzędzia

TimeTracking nie próbuje zastąpić back office, CRM ani fakturowania. Wykonuje jedno zadanie, zatwierdzone godziny, i zasila narzędzia, których już Państwo używają, przez eksporty i otwarte API. Dzięki temu wdrożenie jest niewielkie i można zacząć od jednego klienta, zanim rozszerzy się je dalej.

Najczęściej zadawane pytania

Czy klienci potrzebują konta, aby zatwierdzać godziny?

Nie. Klienci zatwierdzają przez bezpieczny magic link z datą ważności. Ich imię i nazwisko oraz czas zatwierdzenia są zapisywane.

Czy TimeTracking odczytuje karty czasu pracy klientów z Excela lub papieru?

Tak. Parser kart czasu pracy AI odczytuje Excel, CSV, treść e-maili oraz zdjęcia lub skany papierowych kart czasu pracy. Niepewne wartości trafiają na ekran wyjątków do potwierdzenia przez człowieka.

Jakie systemy płacowe są obsługiwane?

Eksport w formacie SD Worx, konfigurowalne eksporty CSV/XLSX i API już działają. Konektory Loket, Nmbrs i AFAS już wkrótce.

Jakiego planu potrzebują agencje pracy?

Core (€1 za użytkownika miesięcznie) obejmuje aplikację dla pracowników, akceptację klienta i eksport płac. Pro (€3) dodaje moduł dla agencji pracy z dopasowywaniem konfliktów, parser e-maili AI i predykcyjną ewidencję czasu pracy.

W jakich językach dostępna jest aplikacja dla pracowników?

W 20 językach, w tym niderlandzkim, niemieckim, angielskim, polskim, rumuńskim i ukraińskim. Każdy pracownik wybiera własny język.

Powiązane strony

Wypróbuj TimeTracking za darmo

Za darmo do 5 użytkowników. Core od €1 za użytkownika miesięcznie, wszystko w cenie.

Zacznij za darmoZobacz cennik