Gå til indhold
TimeTracking

Tidsregistrering til eventhold

Opbygning om torsdagen, showet lørdag aften, nedtagning til klokken fire om morgenen, og halvdelen af holdet er nyt. TimeTracking lader hvert crewmedlem stemple ind på stedet på sit eget sprog, holder natvagter samlet og giver dig godkendte timer pr. event.

Start gratisSe priser
Animeret demo: et eventhold stempler ind med en PIN-kode på kiosken ved crew-indgangen, hver på sit eget sprog, natten forløber fra opbygning over show til nedtagning efter midnat som én vagt, nedtagningen slutter 45 minutter over planen, og arrangøren godkender timerne. Holdet stempler ind på stedet, Efter midnat, én vagt, Planlagt mod arbejdet, Arrangøren godkender.

Sådan bruger eventvirksomheder TimeTracking

  1. Planlæg eventet

    Tilføj eventet og spillestedet, planlæg vagter til opbygning, show og nedtagning i vagtplanen og offentliggør dem, så holdet ser, hvor og hvornår de forventes.

  2. Stempl ind ved crew-indgangen

    En tablet-kiosk på stedet lader crewmedlemmer stemple ind og ud med en personlig 6-cifret pinkode. Crew med appen kan starte timeren på deres egen telefon.

  3. Tjek timer pr. event

    Timerne havner på eventet og på den vagt, de hører til. Planlagt mod arbejdet viser, hvilke vagter der trak ud, og natvagter tælles som én vagt.

  4. Godkend og eksportér

    Arrangøren eller spillestedet godkender eventets timer via et magic link. Godkendte timer går til lønnen, og eksporten kan fodre dit faktureringsværktøj.

Korte jobs, mange mennesker, én aften

Et eventhold samles for et par dage og går så i opløsning igen. Riggere, scenearbejdere, barpersonale, stewarder og runners kommer fra din egen pulje, fra bureauer og fra freelancere, og mange af dem arbejder kun for dig en håndfuld gange om året. Papirlister ved crew-indgangen er normen, og én på kontoret taster dem ind igen om mandagen.

TimeTracking erstatter listen med en kiosk. Nye crewmedlemmer kan inviteres på sms, logge ind med en engangskode og vælge deres eget sprog, så der ikke er nogen kontoopsætning før den første vagt. Efter sæsonen deaktiveres folk, og du betaler kun for aktive brugere.

  • Invitér nyt crew på sms, ingen firmamail nødvendig
  • Apps på 20 sprog, og hver vælger sit eget
  • Deaktivér efter eventet, historikken bliver
  • Betal kun for aktive brugere

En kiosk på spillestedet

Telefoner ligger ofte i et skab under showet, og mange midlertidige crewmedlemmer installerer ikke en app for én weekend. En tablet ved crew-indgangen løser begge dele: Alle stempler ind og ud med en personlig 6-cifret pinkode på deres eget sprog. Efter 5 forkerte pinkoder låser tabletten i 15 minutter, hvilket afholder folk fra at stemple ind for en kollega uden fotos eller ansigtsgenkendelse.

Kiosken kan begrænses til ét spillested, så hver stempling havner på det rigtige event. Den kræver internetforbindelse, så placér den, hvor spillestedets wifi eller mobildata er stabilt. Det er ofte produktionskontoret frem for lastrampen.

Natarbejde og vagter over midnat

En nedtagning, der starter kl. 23:00 og slutter kl. 04:30, er én vagt og ikke to halve dage. TimeTracking registrerer den som én vagt med en korrekt total, og pauser registreres udtrykkeligt. Tillæg for skæve arbejdstider og overarbejde kan kobles til egne lønkoder i eksporten.

Regelmotoren advarer planlæggere, når en vagtplan giver for lidt hvile mellem vagter, for eksempel en nedtagning, der slutter ved daggry, efterfulgt af næste opbygning samme morgen. Advarslen kommer, før vagtplanen offentliggøres, ikke efter en klage.

Timer pr. event og pr. vagt

Hver registrering bærer eventet og spillestedet, og planlagte timer forbliver knyttet til deres vagt, så du kan se, hvor mange timer der gik til opbygning, show og nedtagning. Planlagt mod arbejdet pr. vagt viser, hvor planen skred, og det hjælper, når du giver tilbud på det samme event næste år.

Rejsetid til spillestedet og kilometer registreres som separate typer, og udlæg som parkering kan tilføjes med et foto af kvitteringen, alt sammen godkendt sammen med timerne.

  • Timer pr. event og spillested
  • Planlagt mod arbejdet pr. vagt
  • Rejsetid og kilometer til spillestedet
  • Udlæg med foto af kvittering

Godkendelse hos arrangøren eller spillestedet

Når du leverer crew til en arrangør eller et spillested, vil de se og acceptere timerne, før du fakturerer dem. TimeTracking sender deres produktionsleder et sikkert magic link, der udløber, med timerne pr. crewmedlem og dag. De godkender eventet eller afviser en linje med en kommentar, uden en konto.

TimeTracking opretter ikke fakturaer. De godkendte timer eksporteres som konfigurerbare CSV- eller XLSX-filer eller via API'et, så dit faktureringsværktøj arbejder ud fra de samme tal som lønnen.

Løn efter en travl weekend

Godkendte perioder eksporteres til lønnen i ét trin. Live i dag: en eksport i SD Worx-format, konfigurerbar eksport til CSV og XLSX og REST API'et. Forbindelser til Loket, Nmbrs og AFAS kommer snart.

Når en periode er eksporteret, er den låst. En glemt time, der opdages senere, bliver en rettelse i næste periode, så lønnen og dine egne registre fortsat stemmer overens.

Ofte stillede spørgsmål

Kan crew stemple ind uden at installere en app?

Ja. På en tablet-kiosk på stedet stempler crewmedlemmer ind og ud med en personlig 6-cifret pinkode.

Virker kiosken uden internet?

Nej. Kiosken kræver en forbindelse for at stemple ind og ud. En offlinetilstand er planlagt, men ikke tilgængelig i dag. Mobilappen lader sin timer køre videre offline og sender timerne senere.

Hvordan håndteres vagter over midnat?

En vagt, der går over midnat, registreres som én vagt med den korrekte total, og pauser registreres udtrykkeligt.

Kan arrangøren godkende vores crewtimer?

Ja. Arrangøren eller spillestedet godkender via et sikkert magic link, der udløber, uden en konto. Navn og tidspunkt for godkendelsen gemmes.

Vi arbejder med mange engangscrew. Hvad koster det?

Du betaler pr. aktiv bruger pr. måned: €1 på Core, gratis op til 5 brugere. Deaktivér folk efter eventet, så tæller de ikke længere med, mens deres timer bliver i historikken.

Kan jeg se timer pr. event?

Ja. Hver registrering er knyttet til et event og et spillested, og rapporterne viser timer pr. event, person og periode, med planlagt mod arbejdet pr. vagt.

Relaterede sider

Prøv TimeTracking gratis

Gratis op til 5 brugere. Core fra €1 pr. bruger pr. måned, alt inkluderet.

Start gratisSe priser