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TimeTracking

Zeiterfassung für Eventcrews

Donnerstag Aufbau, Samstagabend die Show, Abbau bis vier Uhr morgens, und die Hälfte der Crew ist neu. Mit TimeTracking stempelt jedes Crewmitglied vor Ort in der eigenen Sprache ein, Nachtschichten bleiben ein Stück, und Sie erhalten freigegebene Stunden pro Veranstaltung.

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Animierte Demo: eine Eventcrew stempelt mit PIN am Kiosk am Crew-Eingang ein, jede Person in ihrer eigenen Sprache, die Nacht läuft vom Aufbau über die Show bis zum Abbau nach Mitternacht als eine Schicht, der Abbau endet 45 Minuten über dem Dienstplan und der Veranstalter gibt die Stunden frei. Crew stempelt vor Ort ein, Über Mitternacht, eine Schicht, Soll und Ist, Veranstalter gibt frei.

So arbeiten Eventdienstleister mit TimeTracking

  1. Die Veranstaltung planen

    Legen Sie Veranstaltung und Spielstätte an, planen Sie Schichten für Aufbau, Show und Abbau im Dienstplan und veröffentlichen Sie sie. Die Crew sieht, wo und wann sie gebraucht wird.

  2. Am Crew-Eingang einstempeln

    An einem Tablet-Kiosk vor Ort stempeln Crewmitglieder mit einer persönlichen 6-stelligen PIN ein und aus. Wer die App hat, kann den Timer auch auf dem eigenen Handy starten.

  3. Stunden pro Veranstaltung prüfen

    Stunden landen bei der Veranstaltung und bei der zugehörigen Schicht. Soll und Ist zeigen, welche Schichten länger liefen, und Nachtschichten zählen als eine Schicht.

  4. Freigeben und exportieren

    Veranstalter oder Spielstätte geben die Stunden per Magic Link frei. Freigegebene Stunden gehen in die Lohnabrechnung, und der Export kann Ihr Rechnungsprogramm versorgen.

Kurze Einsätze, viele Leute, ein Abend

Eine Eventcrew wird für ein paar Tage zusammengestellt und löst sich danach wieder auf. Rigger, Bühnenhelfer, Barpersonal, Ordner und Runner kommen aus Ihrem eigenen Pool, über Personaldienstleister oder als Freelancer, und viele arbeiten nur ein paar Mal im Jahr für Sie. Eine Papierliste am Crew-Eingang ist üblich, und am Montag tippt jemand im Büro alles ab.

TimeTracking ersetzt die Liste durch einen Kiosk. Neue Crewmitglieder laden Sie per SMS ein. Sie melden sich mit einem Einmalcode an und wählen ihre eigene Sprache, ohne dass vorher ein Konto eingerichtet werden muss. Nach der Saison deaktivieren Sie die Personen und zahlen nur für aktive Nutzer.

  • Neue Crew per SMS einladen, keine Firmen-E-Mail nötig
  • Apps in 20 Sprachen, jede Person wählt ihre eigene
  • Nach der Veranstaltung deaktivieren, die Historie bleibt
  • Bezahlt werden nur aktive Nutzer

Ein Kiosk an der Spielstätte

Während der Show liegt das Handy oft im Spind, und viele Aushilfen installieren für ein Wochenende keine App. Ein Tablet am Crew-Eingang löst beides: Alle stempeln mit einer persönlichen 6-stelligen PIN ein und aus, in ihrer eigenen Sprache. Nach 5 falschen PINs sperrt das Tablet für 15 Minuten. Das erschwert das Einstempeln für Kollegen, ohne Fotos oder Gesichtserkennung.

Der Kiosk lässt sich auf eine Spielstätte beschränken, sodass jede Stempelung bei der richtigen Veranstaltung landet. Er braucht eine Internetverbindung. Stellen Sie ihn deshalb dort auf, wo WLAN oder Mobilfunk zuverlässig sind, oft im Produktionsbüro statt an der Laderampe.

Nachtarbeit und Schichten über Mitternacht

Ein Abbau von 23:00 bis 04:30 Uhr ist eine Schicht und nicht zwei halbe Tage. TimeTracking erfasst ihn als eine Schicht mit korrekter Summe, Pausen werden ausdrücklich erfasst. Nachtzuschläge und Überstunden lassen sich im Export eigenen Lohnarten zuordnen.

Die Regel-Engine warnt Planer, wenn ein Dienstplan zu wenig Ruhezeit zwischen Schichten lässt, etwa wenn auf einen Abbau bis zum Morgengrauen am selben Vormittag schon der nächste Aufbau folgt. Die Warnung kommt vor der Veröffentlichung des Dienstplans, nicht erst nach einer Beschwerde.

Stunden pro Veranstaltung und Schicht

Jeder Eintrag enthält Veranstaltung und Spielstätte, und geplante Stunden bleiben mit ihrer Schicht verknüpft. So sehen Sie, wie viele Stunden in Aufbau, Show und Abbau geflossen sind. Soll und Ist pro Schicht zeigen, wo der Zeitplan abgewichen ist, hilfreich, wenn Sie dieselbe Veranstaltung im nächsten Jahr wieder anbieten.

Reisezeit zur Spielstätte und Kilometer werden als eigene Arten erfasst. Spesen wie Parkgebühren kommen mit Belegfoto dazu, und alles wird gemeinsam mit den Stunden freigegeben.

  • Stunden pro Veranstaltung und Spielstätte
  • Soll und Ist pro Schicht
  • Reisezeit und Kilometer zur Spielstätte
  • Spesen mit Belegfoto

Freigabe durch Veranstalter oder Spielstätte

Stellen Sie Crew für einen Veranstalter oder eine Spielstätte, will der die Stunden sehen und bestätigen, bevor Sie abrechnen. TimeTracking schickt der Produktionsleitung einen sicheren, ablaufenden Magic Link mit den Stunden pro Crewmitglied und Tag. Sie gibt die Veranstaltung frei oder lehnt eine Zeile mit Kommentar ab, ohne Konto.

TimeTracking erstellt keine Rechnungen. Die freigegebenen Stunden exportieren Sie als konfigurierbare CSV oder XLSX oder über die API, sodass Ihr Rechnungsprogramm mit denselben Zahlen arbeitet wie die Lohnabrechnung.

Lohnabrechnung nach einem vollen Wochenende

Freigegebene Zeiträume werden in einem Schritt an die Lohnabrechnung exportiert. Heute live: ein Export im SD Worx-Format, konfigurierbare CSV- und XLSX-Exporte und die REST-API. Anbindungen an Loket, Nmbrs, AFAS und DATEV folgen demnächst.

Ein exportierter Zeitraum ist gesperrt. Eine vergessene Stunde, die später auffällt, wird zur Korrektur im nächsten Zeitraum, sodass Lohnabrechnung und Ihre Unterlagen übereinstimmen.

Häufige Fragen

Kann die Crew einstempeln, ohne eine App zu installieren?

Ja. An einem Tablet-Kiosk vor Ort stempeln Crewmitglieder mit einer persönlichen 6-stelligen PIN ein und aus.

Funktioniert der Kiosk ohne Internet?

Nein. Der Kiosk braucht eine Verbindung zum Ein- und Ausstempeln; ein Offline-Modus ist geplant, aber noch nicht verfügbar. Die mobile App lässt den Timer offline weiterlaufen und sendet die Stunden später.

Wie werden Schichten über Mitternacht behandelt?

Eine Schicht über Mitternacht wird als eine Schicht mit korrekter Summe erfasst, Pausen werden ausdrücklich erfasst.

Kann der Veranstalter unsere Crewstunden freigeben?

Ja. Veranstalter oder Spielstätte geben über einen sicheren, ablaufenden Magic Link frei, ohne Konto. Name und Zeitpunkt werden gespeichert.

Wir arbeiten mit vielen einmaligen Crewmitgliedern. Was kostet das?

Sie zahlen pro aktivem Nutzer und Monat: 1 € in Core, kostenlos für bis zu 5 Nutzer. Deaktivieren Sie Personen nach der Veranstaltung, dann zählen sie nicht mehr, und ihre Stunden bleiben in der Historie.

Kann ich Stunden pro Veranstaltung sehen?

Ja. Jeder Eintrag ist mit Veranstaltung und Spielstätte verknüpft, und Auswertungen zeigen Stunden pro Veranstaltung, Person und Zeitraum, mit Soll und Ist pro Schicht.

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