Timeregistrering for arrangementsteam
Oppbygging på torsdag, showet lørdag kveld, nedrigging til klokka fire om natta, og halve teamet er nytt. Med TimeTracking stempler hver medarbeider inn på stedet på sitt eget språk, nattvaktene holdes samlet, og du får godkjente timer per arrangement.
Slik bruker arrangementsbedrifter TimeTracking
Planlegg arrangementet
Legg inn arrangementet og stedet, planlegg vakter for oppbygging, show og nedrigging i vaktplanen og publiser dem, så teamet ser hvor og når de forventes.
Stemple inn ved crew-inngangen
Med en nettbrettkiosk på stedet stempler medarbeiderne inn og ut med en personlig PIN-kode på 6 sifre. Folk med appen kan starte timeren på sin egen telefon.
Kontroller timer per arrangement
Timene havner på arrangementet og på vakta de hører til. Planlagt mot arbeidet viser hvilke vakter som gikk over tid, og nattvakter telles som én vakt.
Godkjenn og eksporter
Arrangøren eller lokalet godkjenner arrangementets timer via en magisk lenke. Godkjente timer går til lønn, og eksporten kan mate faktureringsverktøyet ditt.
Korte oppdrag, mange folk, én kveld
Et arrangementsteam settes sammen for noen dager og går i oppløsning igjen. Riggere, scenearbeidere, barpersonale, vektere og løpegutter kommer fra din egen pool, fra bemanningsbyråer og fra frilansere, og mange av dem jobber for deg bare noen få ganger i året. Papirlister ved crew-inngangen er normen, og noen på kontoret taster dem inn på nytt på mandag.
TimeTracking erstatter lista med en kiosk. Nye medarbeidere kan inviteres på SMS, logge inn med en engangskode og velge sitt eget språk, så det trengs ingen kontooppsett før første vakt. Etter sesongen deaktiverer du folk, og du betaler bare for aktive brukere.
- Inviter nytt mannskap på SMS, ingen jobb-e-post nødvendig
- Apper på 20 språk, hver velger sitt eget
- Deaktiver etter arrangementet, historikken blir stående
- Betal bare for aktive brukere
En kiosk på arrangementsstedet
Telefonene ligger ofte i et skap under showet, og mange midlertidige medarbeidere vil ikke installere en app for én helg. Et nettbrett ved crew-inngangen løser begge deler: alle stempler inn og ut med en personlig PIN-kode på 6 sifre, på sitt eget språk. Etter 5 gale PIN-koder låses nettbrettet i 15 minutter, noe som motvirker at noen stempler inn for en kollega, uten bilder eller ansiktsgjenkjenning.
Kiosken kan begrenses til ett arrangementssted, så hver innstempling havner på riktig arrangement. Den trenger internettforbindelse, så plasser den der Wi-Fi eller mobildata er stabilt. Det er ofte produksjonskontoret og ikke lastesonen.
Nattarbeid og vakter over midnatt
En nedrigging som starter klokka 23:00 og slutter 04:30 er én vakt, ikke to halve dager. TimeTracking registrerer den som én vakt med riktig total, med pauser registrert eksplisitt. Tillegg for ubekvem arbeidstid og overtid kan kobles til egne lønnskoder i eksporten.
Regelmotoren advarer planleggere når en vaktplan gir for lite hvile mellom vakter, for eksempel en nedrigging som slutter ved daggry etterfulgt av neste oppbygging samme morgen. Advarselen kommer før vaktplanen publiseres, ikke etter en klage.
Timer per arrangement og per vakt
Hver registrering har arrangementet og stedet på seg, og planlagte timer forblir knyttet til vakta si, så du ser hvor mange timer som gikk til oppbygging, show og nedrigging. Planlagt mot arbeidet per vakt viser hvor planen sporet av, noe som hjelper når du skal gi tilbud på samme arrangement neste år.
Reisetid til arrangementsstedet og kjøring registreres som egne typer, og utlegg som parkering kan legges til med kvitteringsbilde, alt godkjent sammen med timene.
- Timer per arrangement og sted
- Planlagt mot arbeidet per vakt
- Reisetid og kjøring til stedet
- Utlegg med kvitteringsbilde
Godkjenning fra arrangøren eller lokalet
Når du leverer mannskap til en arrangør eller et lokale, vil de se og godta timene før du fakturerer dem. TimeTracking sender produksjonslederen deres en sikker magisk lenke som utløper, med timene per medarbeider og dag. De godkjenner arrangementet eller avviser en linje med en kommentar, uten konto.
TimeTracking lager ikke fakturaer. De godkjente timene eksporteres som konfigurerbar CSV eller XLSX, eller via API-et, så faktureringsverktøyet ditt jobber ut fra de samme tallene som lønn.
Lønn etter en travel helg
Godkjente perioder eksporteres til lønn i ett steg. I drift i dag: en eksport i SD Worx-format, konfigurerbare CSV- og XLSX-eksporter og REST-API-et. Koblinger til Loket, Nmbrs og AFAS kommer snart.
Når en periode er eksportert, er den låst. En glemt time som oppdages senere, blir en rettelse i neste periode, så lønn og dine egne tall fortsetter å stemme.
Ofte stilte spørsmål
Kan mannskapet stemple inn uten å installere en app?
Ja. Ved en nettbrettkiosk på stedet stempler medarbeiderne inn og ut med en personlig PIN-kode på 6 sifre.
Fungerer kiosken uten internett?
Nei. Kiosken trenger forbindelse for å stemple inn og ut. En frakoblet modus er planlagt, men ikke tilgjengelig i dag. Mobilappen holder timeren i gang uten nett og sender timene senere.
Hvordan håndteres vakter over midnatt?
En vakt som krysser midnatt registreres som én vakt med riktig total, og pauser registreres eksplisitt.
Kan arrangøren godkjenne timene til mannskapet vårt?
Ja. Arrangøren eller lokalet godkjenner via en sikker magisk lenke som utløper, uten konto. Navn og tidspunkt for godkjenningen lagres.
Vi bruker mange engangsmedarbeidere. Hva koster det?
Du betaler per aktiv bruker per måned: €1 på Core, gratis for opptil 5 brukere. Deaktiver folk etter arrangementet, så teller de ikke lenger med, mens timene deres blir stående i historikken.
Kan jeg se timer per arrangement?
Ja. Hver registrering er knyttet til et arrangement og et sted, og rapportene viser timer per arrangement, person og periode, med planlagt mot arbeidet per vakt.
Relaterte sider
Bemanningsbyråer
Oppdrag, kundegodkjenning via magisk lenke, AI-tolk, avviksdeteksjon og lønnseksport.
Bygg og anlegg
En timer som går videre offline, timer per byggeplass og en kiosk ved porten.
Logistikk og lager
Planlagte vakter, bekreftelse med ett trykk, innstempling på kiosk og nattvakter som blir riktige.
Se priser
Gratis for opptil 5 brukere. Core fra €1 per bruker per måned, alt inkludert.
Prøv TimeTracking gratis
Gratis for opptil 5 brukere. Core fra €1 per bruker per måned, alt inkludert.