Urenregistratie voor eventcrews

Een eventcrew wordt voor een paar dagen samengesteld en valt daarna weer uiteen. Riggers, stagehands, barpersoneel, stewards en runners komen uit je eigen pool, via uitzendbureaus of als zzp'er, en veel van hen werken maar een paar keer per jaar voor je. Een papieren tekenlijst bij de crewingang is de standaard, en op maandag typt iemand op kantoor alles over.

TimeTracking vervangt die lijst door een kiosk. Nieuwe crewleden nodig je uit per sms. Ze loggen in met een eenmalige code en kiezen hun eigen taal, zonder dat er vooraf een account hoeft te worden ingericht. Na het seizoen zet je mensen op inactief en betaal je alleen voor actieve gebruikers.

• Nieuwe crew uitnodigen per sms, geen zakelijk mailadres nodig
• Apps in 20 talen, iedereen kiest zijn eigen taal
• Na het evenement op inactief, de historie blijft
• Alleen betalen voor actieve gebruikers

Een afbouw die om 23:00 begint en om 04:30 eindigt, is één dienst en geen twee halve dagen. TimeTracking legt hem vast als één dienst met het juiste totaal, met pauzes apart geregistreerd. Toeslagen voor onregelmatige uren en overuren koppel je in de export aan hun eigen looncodes.

De regelengine waarschuwt planners als een rooster te weinig rust tussen diensten laat, bijvoorbeeld een afbouw die bij zonsopgang eindigt met dezelfde ochtend de volgende opbouw. Die waarschuwing komt vóór het publiceren van het rooster, niet na een klacht.

Lever je crew aan een organisator of een poppodium, dan wil die de uren zien en akkoord geven voordat je factureert. TimeTracking stuurt de productieleider een veilige magic link die verloopt, met de uren per crewlid en per dag. Hij keurt het evenement goed of wijst een regel af met een opmerking, zonder account.

TimeTracking maakt geen facturen. De goedgekeurde uren exporteer je als instelbare CSV of XLSX, of via de API, zodat je facturatiepakket met dezelfde cijfers werkt als de salarisadministratie.