Rilevazione ore per crew di eventi
Allestimento il giovedì, spettacolo il sabato sera, smontaggio fino alle quattro del mattino, e metà della crew è nuova. TimeTracking permette a ogni membro di timbrare sul posto nella propria lingua, mantiene intatti i turni notturni e fornisce ore approvate per evento.
Come le aziende di eventi usano TimeTracking
Pianificare l'evento
Si aggiungono evento e sede, si pianificano nel piano turni allestimento, spettacolo e smontaggio e li si pubblica, così la crew vede dove e quando è attesa.
Timbrare all'ingresso della crew
Un tablet chiosco presso la sede permette a ogni membro di timbrare entrata e uscita con un PIN personale a 6 cifre. Chi ha l'app può avviare il timer dal proprio telefono.
Controllare le ore per evento
Le ore finiscono sull'evento e sul turno a cui appartengono. Pianificato contro lavorato mostra quali turni sono durati di più, e i turni notturni sono conteggiati come un unico turno.
Approvare ed esportare
L'organizzatore o la sede approva le ore dell'evento tramite un magic link. Le ore approvate vanno alle paghe e l'export può alimentare il programma di fatturazione.
Ingaggi brevi, molte persone, una sera
La crew di un evento si forma per pochi giorni e poi si scioglie. Rigger, macchinisti, personale di bar, addetti all'accoglienza e runner provengono dal proprio gruppo, da agenzie e da freelance, e molti lavorano per l'azienda solo poche volte l'anno. Le liste di firma cartacee all'ingresso della crew sono la norma e il lunedì qualcuno in ufficio le ricopia.
TimeTracking sostituisce la lista con un chiosco. I nuovi membri si invitano via SMS, accedono con un codice monouso e scelgono la propria lingua, quindi non serve alcuna configurazione di account prima del primo turno. Dopo la stagione le persone vengono disattivate e si paga solo per gli utenti attivi.
- Nuovi membri invitati via SMS, senza e-mail aziendale
- App in 20 lingue, ognuno sceglie la propria
- Disattivazione dopo l'evento, lo storico resta
- Si paga solo per gli utenti attivi
Un chiosco presso la sede
Durante lo spettacolo i telefoni sono spesso in un armadietto e molti membri temporanei non installano un'app per un solo weekend. Un tablet all'ingresso della crew risolve entrambi i problemi: tutti timbrano entrata e uscita con un PIN personale a 6 cifre, nella propria lingua. Dopo 5 PIN errati il tablet si blocca per 15 minuti, il che scoraggia la timbratura per un collega senza ricorrere a foto o riconoscimento facciale.
Il chiosco può essere limitato a una sede, così ogni timbratura finisce sull'evento giusto. Richiede una connessione a internet, quindi va collocato dove il Wi-Fi della sede o la rete mobile sono affidabili: spesso è l'ufficio di produzione, più che la banchina di carico.
Lavoro notturno e turni oltre la mezzanotte
Uno smontaggio che inizia alle 23:00 e finisce alle 4:30 è un unico turno, non due mezze giornate. TimeTracking lo registra come un unico turno con il totale corretto, con le pause registrate esplicitamente. Indennità per orari disagiati e straordinari possono essere associati a codici paghe dedicati nell'export.
Il motore di regole avvisa chi pianifica quando il piano lascia troppo poco riposo tra due turni, per esempio uno smontaggio che finisce all'alba seguito dall'allestimento successivo la stessa mattina. L'avviso arriva prima della pubblicazione del piano, non dopo una lamentela.
Ore per evento e per turno
Ogni registrazione porta con sé evento e sede, e le ore pianificate restano collegate al proprio turno, così si vede quante ore sono servite per allestimento, spettacolo e smontaggio. Pianificato contro lavorato per turno mostra dove il programma è slittato, un dato utile quando si prepara il preventivo dello stesso evento l'anno successivo.
Tempo di viaggio verso la sede e chilometri sono registrati come tipi separati, e spese come il parcheggio si aggiungono con la foto dello scontrino, il tutto approvato insieme alle ore.
- Ore per evento e sede
- Pianificato contro lavorato per turno
- Tempo di viaggio e chilometri verso la sede
- Spese con foto dello scontrino
Approvazione dell'organizzatore o della sede
Quando si fornisce una crew a un organizzatore o a una sede, questi vogliono vedere e concordare le ore prima della fattura. TimeTracking invia al loro responsabile di produzione un magic link sicuro e a scadenza con le ore per membro e per giorno. Approva l'evento o rifiuta una riga con un commento, senza account.
TimeTracking non emette fatture. Le ore approvate si esportano come CSV o XLSX configurabili, oppure tramite API, così il programma di fatturazione lavora sugli stessi numeri delle paghe.
Le paghe dopo un weekend intenso
I periodi approvati vengono esportati verso le paghe in un unico passaggio. Già attivi: un export in formato SD Worx, export CSV e XLSX configurabili e l'API REST. I connettori per Loket, Nmbrs e AFAS sono in arrivo.
Una volta esportato, il periodo è bloccato. Un'ora dimenticata e scoperta in seguito diventa una rettifica nel periodo successivo, così paghe e registrazioni continuano a coincidere.
Domande frequenti
La crew può timbrare senza installare un'app?
Sì. Su un tablet chiosco presso la sede, i membri della crew timbrano entrata e uscita con un PIN personale a 6 cifre.
Il chiosco funziona senza internet?
No. Il chiosco richiede una connessione per timbrare entrata e uscita; una modalità offline è prevista ma oggi non è disponibile. L'app mobile mantiene il timer attivo offline e invia le ore in seguito.
Come vengono gestiti i turni oltre la mezzanotte?
Un turno che attraversa la mezzanotte è registrato come un unico turno con il totale corretto, e le pause sono registrate esplicitamente.
L'organizzatore può approvare le ore della nostra crew?
Sì. L'organizzatore o la sede approva tramite un magic link sicuro e a scadenza, senza account. Nome e orario dell'approvazione vengono registrati.
Lavoriamo con molti collaboratori occasionali. Quanto costa?
Si paga per utente attivo al mese: €1 su Core, gratis fino a 5 utenti. Disattivando le persone dopo l'evento non vengono più contate, mentre le loro ore restano nello storico.
Posso vedere le ore per evento?
Sì. Ogni registrazione è collegata a un evento e a una sede, e i report mostrano le ore per evento, persona e periodo, con pianificato contro lavorato per turno.
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