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TimeTracking

Suivi du temps pour les équipes événementielles

Montage le jeudi, spectacle le samedi soir, démontage jusqu’à quatre heures du matin, et la moitié de l’équipe est nouvelle. TimeTracking permet à chaque membre de l’équipe de pointer sur le lieu dans sa langue, garde les postes de nuit d’un seul tenant et vous donne des heures validées par événement.

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Démo animée : une équipe événementielle pointe avec un PIN sur la borne à l’entrée des équipes, chacun dans sa langue, la nuit va du montage au démontage en passant par le spectacle, après minuit, en un seul poste, le démontage dépasse le planning de 45 minutes et l’organisateur valide les heures. L’équipe pointe sur le lieu, Après minuit, un seul poste, Prévu et travaillé, L’organisateur valide.

Comment les entreprises événementielles utilisent TimeTracking

  1. Planifiez l’événement

    Ajoutez l’événement et le lieu, planifiez dans le planning les postes de montage, de spectacle et de démontage, puis publiez-les : l’équipe sait où et quand elle est attendue.

  2. Pointez à l’entrée des équipes

    Une borne tablette sur le lieu permet à chacun de pointer l’arrivée et le départ avec un code PIN personnel à 6 chiffres. Les équipes disposant de l’application peuvent lancer le chronomètre sur leur téléphone.

  3. Contrôlez les heures par événement

    Les heures sont rattachées à l’événement et au poste concerné. Le comparatif prévu et travaillé montre quels postes ont débordé, et les postes de nuit comptent comme un seul poste.

  4. Validez et exportez

    L’organisateur ou le lieu valide les heures de l’événement via un lien magique. Les heures validées partent vers la paie, et l’export peut alimenter votre outil de facturation.

Des missions courtes, beaucoup de monde, une soirée

Une équipe événementielle se constitue pour quelques jours puis se disperse. Cintriers, machinistes, personnel de bar, stewards et coursiers viennent de votre propre vivier, d’agences et de freelances, et beaucoup ne travaillent pour vous que quelques fois par an. Les listes d’émargement papier à l’entrée des équipes sont la norme, et quelqu’un au bureau les ressaisit le lundi.

TimeTracking remplace la liste par une borne. Les nouveaux venus peuvent être invités par SMS, se connecter avec un code à usage unique et choisir leur langue : aucune création de compte avant le premier poste. Après la saison, les personnes sont désactivées et vous ne payez que les utilisateurs actifs.

  • Invitez les nouveaux par SMS, sans adresse e-mail professionnelle
  • Applications en 20 langues, chacun choisit la sienne
  • Désactivation après l’événement, l’historique reste
  • Vous ne payez que les utilisateurs actifs

Une borne sur le lieu

Pendant le spectacle, les téléphones sont souvent dans un casier, et beaucoup d’intermittents n’installeront pas une application pour un week-end. Une tablette à l’entrée des équipes règle les deux problèmes : chacun pointe l’arrivée et le départ avec un code PIN personnel à 6 chiffres, dans sa langue. Après 5 codes erronés, la tablette se verrouille 15 minutes, ce qui décourage de pointer pour un collègue, sans photo ni reconnaissance faciale.

La borne peut être limitée à un seul lieu, de sorte que chaque pointage tombe sur le bon événement. Elle nécessite une connexion internet : placez-la là où le Wi-Fi du lieu ou les données mobiles sont fiables, souvent la régie de production plutôt que le quai de chargement.

Travail de nuit et postes après minuit

Un démontage qui commence à 23 h 00 et se termine à 4 h 30 est un seul poste, pas deux demi-journées. TimeTracking l’enregistre comme un poste unique avec un total correct, les pauses étant saisies explicitement. Les primes pour horaires irréguliers et les heures supplémentaires peuvent être associées à leurs propres codes de paie dans l’export.

Le moteur de règles avertit les planificateurs lorsqu’un planning laisse trop peu de repos entre deux postes, par exemple un démontage qui se termine à l’aube suivi d’un nouveau montage le matin même. L’avertissement arrive avant la publication du planning, pas après une réclamation.

Des heures par événement et par poste

Chaque saisie porte l’événement et le lieu, et les heures planifiées restent liées à leur poste : vous voyez combien d’heures ont été consacrées au montage, au spectacle et au démontage. Le comparatif prévu et travaillé par poste montre où le planning a dérivé, ce qui aide à chiffrer le même événement l’année suivante.

Les temps de trajet vers le lieu et les kilomètres sont enregistrés comme des types distincts, et les frais comme le parking peuvent être ajoutés avec une photo du justificatif, le tout validé avec les heures.

  • Heures par événement et par lieu
  • Prévu et travaillé par poste
  • Temps de trajet et kilomètres vers le lieu
  • Frais avec photo du justificatif

Validation par l’organisateur ou le lieu

Quand vous fournissez du personnel à un organisateur ou à un lieu, il veut voir les heures et les approuver avant que vous ne facturiez. TimeTracking envoie à son directeur de production un lien magique sécurisé et à durée limitée avec les heures par personne et par jour. Il valide l’événement ou refuse une ligne avec un commentaire, sans compte.

TimeTracking ne crée pas de factures. Les heures validées sont exportées en CSV ou XLSX configurables, ou via l’API : votre outil de facturation travaille ainsi à partir des mêmes chiffres que la paie.

La paie après un week-end chargé

Les périodes validées sont exportées vers la paie en une seule étape. Disponible dès aujourd’hui : un export au format SD Worx, des exports CSV et XLSX configurables et l’API REST. Des connecteurs pour Loket, Nmbrs et AFAS arrivent bientôt.

Une fois exportée, la période est verrouillée. Une heure oubliée découverte plus tard devient une correction dans la période suivante : la paie et vos données restent cohérentes.

Questions fréquentes

L’équipe peut-elle pointer sans installer d’application ?

Oui. Sur une borne tablette sur le lieu, chacun pointe l’arrivée et le départ avec un code PIN personnel à 6 chiffres.

La borne fonctionne-t-elle sans internet ?

Non. La borne a besoin d’une connexion pour pointer ; un mode hors ligne est prévu mais n’est pas disponible aujourd’hui. L’application mobile garde son chronomètre actif hors ligne et envoie les heures plus tard.

Comment sont gérés les postes après minuit ?

Un poste qui passe minuit est enregistré comme un seul poste avec le bon total, et les pauses sont saisies explicitement.

L’organisateur peut-il valider les heures de notre équipe ?

Oui. L’organisateur ou le lieu valide via un lien magique sécurisé et à durée limitée, sans compte. Son nom et l’heure de validation sont enregistrés.

Nous travaillons avec beaucoup de personnes ponctuelles. Combien cela coûte-t-il ?

Vous payez par utilisateur actif et par mois : 1 € avec Core, gratuit jusqu’à 5 utilisateurs. Désactivez les personnes après l’événement : elles ne comptent plus, et leurs heures restent dans l’historique.

Puis-je voir les heures par événement ?

Oui. Chaque saisie est liée à un événement et à un lieu, et les rapports montrent les heures par événement, par personne et par période, avec le prévu et le travaillé par poste.

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