Przejdź do treści
TimeTracking

Ewidencja czasu pracy dla serwisu terenowego i ekip montażowych

Monterzy i technicy serwisowi realizują cztery lub pięć zleceń dziennie pod adresami klientów, z jazdą pomiędzy nimi i busem pełnym części. TimeTracking zapisuje godziny na zlecenie, dojazdy i kilometry na bieżąco, więc biuro dostaje wiarygodne dane do płac i kalkulacji kosztów zleceń, bez odczytywania odręcznych kart pracy.

Zacznij za darmoZobacz cennik
Animowane demo: technik serwisowy jedzie do zlecenia, rejestruje zlecenie i dodaje notatkę, jedzie pod następny adres, a dzień kończy się godzinami na zlecenie, czasem dojazdu i kilometrami. W drodze, Na zleceniu, Następny adres, Dzień do biura.

Od pierwszego zlecenia do płac w czterech krokach

  1. Adresy klientów jako lokalizacje

    Każdy adres klienta staje się lokalizacją, powiązaną z klientem i, gdy to przydatne, z projektem, takim jak umowa serwisowa. Technik wybiera zlecenie w aplikacji.

  2. Rejestracja zlecenie po zleceniu

    Technik uruchamia stoper przy drzwiach i zatrzymuje go po zakończeniu zlecenia. Czas dojazdu i kilometry między zleceniami są dodawane jako przejazdy, a dystans jest liczony na podstawie adresów.

  3. Notatki i paragony przy zleceniu

    Krótka notatka przy każdym wpisie zapisuje numer zlecenia, wykonaną pracę lub użyte części. Parking i drobne zakupy trafiają jako wydatki ze zdjęciem paragonu.

  4. Zatwierdź i wyeksportuj

    Planista lub biuro zatwierdza tydzień. Godziny, czas dojazdu, kilometry i wydatki trafiają do płac jednym eksportem, a godziny na klienta są gotowe dla Twojego programu do fakturowania lub kalkulacji kosztów zleceń.

Dzień pełen zleceń, a nie dzień w jednym miejscu

Technik rzadko spędza cały dzień w jednym miejscu. Przegląd kotła rano, wezwanie awaryjne w porze lunchu, dwa montaże po południu. W TimeTracking każde zlecenie to osobny wpis przypisany do adresu klienta, z godziną rozpoczęcia i zakończenia, więc godziny na zlecenie są jasne, nawet gdy plan zmienił się trzy razy przed południem.

Planiści mogą wpisać oczekiwane zlecenia do grafiku, aby technik widział dzień w aplikacji. Plan a rzeczywistość dla każdego zlecenia pokazuje następnie, jakie rodzaje zleceń trwają dłużej, niż wyceniasz.

  • Kilka zleceń dziennie, każde pod własnym adresem
  • Godzina rozpoczęcia i zakończenia dla każdego zlecenia
  • Plan a rzeczywistość dla zlecenia i klienta
  • Stoper działa po restarcie i bez internetu

Czas dojazdu i kilometry, które się bronią

Jazda między klientami jest dla większości techników czasem pracy, a kilometry prywatnym samochodem lub firmowym busem trzeba zapisać do zwrotu kosztów i dla celów podatkowych. Przejazdy dodaje się do dnia z adresem początkowym i końcowym. Dystans jest liczony na podstawie trasy, a czas dojazdu zapisywany jako osobny rodzaj godzin, więc można go wypłacać zgodnie z Waszą umową i, jeśli wolisz, wyłączyć z godzin na klienta.

TimeTracking nie śledzi techników przez GPS w ciągu dnia. Zapis powstaje z przejazdów, które sami dodają, co łatwiej wyjaśnić zespołowi, a biuro nadal dostaje potrzebne dane.

  • Kilometry na przejazd, dystans z trasy
  • Czas dojazdu jako osobny rodzaj godzin
  • Stawki za kilometry dla każdego pracownika
  • Bez ciągłego śledzenia GPS

Notatki, części i zlecenia

Twoje zlecenia prawdopodobnie znajdują się w systemie planowania lub ERP i tam powinny zostać. TimeTracking nie zarządza zleceniami ani magazynem. Pozwala natomiast technikowi dodać krótką notatkę do każdego wpisu: numer zlecenia, co zostało zrobione, jakie części użyto lub dlaczego potrzebna jest kolejna wizyta. Notatka wędruje z godzinami do akceptacji i do eksportu.

Drobne zakupy w trasie, takie jak parking czy kształtka kupiona w hurtowni, są dodawane jako wydatki. Zdjęcie paragonu jest dołączane, a AI odczytuje kwotę i datę, więc technik musi je tylko sprawdzić.

Wezwania awaryjne i nadgodziny

Praca serwisowa nie kończy się o piątej. Wezwanie wieczorem lub w sobotę jest zapisywane jako osobny wpis z własnymi godzinami, więc nadgodziny i dodatki za nieregularne godziny można przypisać do właściwych kodów płacowych w eksporcie.

Zatwierdzone okresy są blokowane po eksporcie. Jeśli coś trzeba później poprawić, staje się to pozycją w następnym okresie, a nie cichą zmianą, więc płace i Wasze zapisy zawsze się zgadzają.

Akceptacja klienta, gdy wymaga tego umowa

Niektórzy klienci, tacy jak spółdzielnie mieszkaniowe czy zarządcy obiektów zlecający konserwację, chcą zatwierdzić godziny przed wystawieniem faktury. Dostają bezpieczny magic link, widzą wizyty pod swoimi adresami z godzinami i notatkami oraz zatwierdzają lub odrzucają pozycje z komentarzem. Nie ma konta ani hasła, a ich imię i nazwisko oraz czas akceptacji są zapisywane.

Godziny na wejściu, reszta Twoich narzędzi zostaje

TimeTracking nie jest systemem do zarządzania serwisem terenowym. Nie planuje tras, nie zarządza zleceniami ani nie wysyła faktur. Dostarcza zatwierdzone godziny, dojazdy i wydatki: do płac przez eksport w formacie SD Worx lub konfigurowalne pliki CSV i XLSX oraz do programu do fakturowania lub kalkulacji kosztów przez eksporty lub REST API. Konektory do Loket, Nmbrs i AFAS są w przygotowaniu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy technicy mogą rejestrować kilka zleceń dziennie?

Tak. Każde zlecenie to osobny wpis przypisany do adresu klienta, z godziną rozpoczęcia i zakończenia oraz opcjonalną notatką. Czas dojazdu między zleceniami jest zapisywany osobno.

Czy kilometry są liczone automatycznie?

Technik dodaje przejazd z adresem początkowym i końcowym, a dystans jest liczony na podstawie trasy. TimeTracking nie zapisuje ciągłego śladu GPS.

Czy TimeTracking może zastąpić nasz system zleceń?

Nie. TimeTracking nie zarządza zleceniami, magazynem ani fakturami. Technicy mogą dodać numer zlecenia i opis wykonanej pracy jako notatkę do każdego wpisu, a zatwierdzone godziny można eksportować lub odczytać przez API.

Co, gdy w piwnicy lub maszynowni nie ma zasięgu?

Stoper działa dalej offline, a godziny czekają w kolejce w telefonie, aż wróci połączenie.

Czy stoper uruchamia się, gdy technik dotrze do klienta?

Nie. Przypomnienia geofencingowe pod skonfigurowanymi adresami są planowane i nawet wtedy będą tylko wysyłać powiadomienie. Dziś technicy uruchamiają stoper sami, a przypomnienie e-mailem wychwytuje dni z brakującymi godzinami.

Ile to kosztuje?

Za darmo do 5 użytkowników, potem €1 za użytkownika miesięcznie w Core, w tym grafiki, kilometry, czas dojazdu, wydatki, akceptacje i eksporty płac. Pro za €3 dodaje predykcyjną ewidencję czasu i parser AI.

Powiązane strony

Wypróbuj TimeTracking za darmo

Za darmo do 5 użytkowników. Core od €1 za użytkownika miesięcznie, wszystko w cenie.

Zacznij za darmoZobacz cennik