Controle de ponto para equipes de eventos
Montagem na quinta-feira, show no sábado à noite, desmontagem até as quatro da manhã, e metade da equipe é nova. O TimeTracking permite que cada pessoa da equipe registre o ponto no local, no próprio idioma, mantém os turnos da noite inteiros e entrega horas aprovadas por evento.
Como as empresas de eventos usam o TimeTracking
Planeje o evento
Adicione o evento e o local, planeje na escala os turnos de montagem, show e desmontagem e publique-os, para que a equipe veja onde e quando é esperada.
Registre o ponto na entrada de serviço
Um tablet em modo quiosque no local permite que a equipe registre entrada e saída com um PIN pessoal de 6 dígitos. Quem tem o app pode iniciar o cronômetro no próprio celular.
Confira as horas por evento
As horas caem no evento e no turno a que pertencem. O comparativo entre planejado e trabalhado mostra quais turnos se estenderam, e os turnos que passam da meia-noite são contados como um único turno.
Aprove e exporte
O organizador ou o local aprova as horas do evento por um link mágico. As horas aprovadas vão para a folha de pagamento e a exportação pode alimentar a sua ferramenta de faturamento.
Trabalhos curtos, muita gente, uma noite
Uma equipe de eventos é montada para alguns dias e depois se desfaz. Montadores, técnicos de palco, equipe de bar, seguranças e assistentes vêm do seu próprio grupo, de agências e de freelancers, e muitos trabalham para você só algumas vezes por ano. Listas de presença em papel na entrada de serviço são a norma, e alguém no escritório as digita de novo na segunda-feira.
O TimeTracking troca a lista por um quiosque. Novos integrantes podem ser convidados por SMS, entrar com um código de uso único e escolher o próprio idioma, sem precisar configurar uma conta antes do primeiro turno. Depois da temporada, as pessoas são desativadas e você paga apenas pelos usuários ativos.
- Convide novos integrantes por SMS, sem precisar de e-mail corporativo
- Apps em 20 idiomas, cada pessoa escolhe o seu
- Desative depois do evento, o histórico permanece
- Pague apenas pelos usuários ativos
Um quiosque no local
Durante o show, os celulares muitas vezes ficam em um armário, e muitos integrantes temporários não instalam um app por causa de um fim de semana. Um tablet na entrada de serviço resolve as duas coisas: todos registram entrada e saída com um PIN pessoal de 6 dígitos, no próprio idioma. Depois de 5 PINs errados, o tablet trava por 15 minutos, o que desencoraja registrar o ponto por um colega, sem fotos nem reconhecimento facial.
O quiosque pode ser limitado a um local, de modo que cada registro caia no evento certo. Ele precisa de conexão com a internet, então coloque-o onde o Wi-Fi ou os dados móveis do local sejam confiáveis; muitas vezes isso é a sala de produção, e não a doca de carga.
Trabalho noturno e turnos que passam da meia-noite
Uma desmontagem que começa às 23:00 e termina às 04:30 é um único turno, não dois meios dias. O TimeTracking a registra como um turno com o total correto, com os intervalos lançados explicitamente. Adicionais por horário irregular e horas extras podem ser mapeados para códigos próprios da folha de pagamento na exportação.
O motor de regras avisa quem planeja quando uma escala deixa pouco descanso entre turnos, por exemplo uma desmontagem que termina de madrugada seguida pela montagem seguinte na mesma manhã. O aviso vem antes de a escala ser publicada, não depois de uma reclamação.
Horas por evento e por turno
Cada lançamento traz o evento e o local, e as horas escaladas continuam ligadas ao seu turno, então dá para ver quantas horas foram para montagem, show e desmontagem. O comparativo entre planejado e trabalhado por turno mostra onde o cronograma escorregou, o que ajuda ao orçar o mesmo evento no ano seguinte.
O tempo de deslocamento até o local e a quilometragem são registrados como tipos separados, e despesas como estacionamento podem ser adicionadas com uma foto do recibo, tudo aprovado junto com as horas.
- Horas por evento e local
- Planejado x trabalhado por turno
- Tempo de deslocamento e quilometragem até o local
- Despesas com foto do recibo
Aprovação pelo organizador ou pelo local
Quando você fornece equipe a um organizador ou a um local, eles querem ver e concordar com as horas antes de você faturar. O TimeTracking envia ao gerente de produção deles um link mágico seguro, que expira, com as horas por integrante e por dia. Ele aprova o evento ou rejeita uma linha com um comentário, sem conta.
O TimeTracking não emite faturas. As horas aprovadas são exportadas em CSV ou XLSX configuráveis, ou pela API, para que a sua ferramenta de faturamento trabalhe com os mesmos números da folha de pagamento.
Folha de pagamento depois de um fim de semana cheio
Os períodos aprovados são exportados para a folha de pagamento em uma única etapa. Disponíveis hoje: exportação no formato SD Worx, exportações em CSV e XLSX configuráveis e a API REST. Conectores para Loket, Nmbrs e AFAS estão chegando em breve.
Depois de exportado, o período é bloqueado. Uma hora esquecida e descoberta depois vira uma correção no período seguinte, para que a folha de pagamento e os seus registros continuem batendo.
Perguntas frequentes
A equipe pode registrar o ponto sem instalar um app?
Sim. Em um quiosque de tablet no local, a equipe registra entrada e saída com um PIN pessoal de 6 dígitos.
O quiosque funciona sem internet?
Não. O quiosque precisa de conexão para registrar entrada e saída; um modo offline está planejado, mas não está disponível hoje. O app móvel mantém o cronômetro correndo offline e envia as horas depois.
Como são tratados os turnos que passam da meia-noite?
Um turno que atravessa a meia-noite é registrado como um único turno com o total correto, e os intervalos são lançados explicitamente.
O organizador pode aprovar as horas da nossa equipe?
Sim. O organizador ou o local aprova por um link mágico seguro, que expira, sem conta. O nome e o horário da aprovação ficam registrados.
Trabalhamos com muitos integrantes pontuais. Quanto isso custa?
Você paga por usuário ativo por mês: €1 no Core, grátis até 5 usuários. Desative as pessoas depois do evento e elas deixam de contar, enquanto as horas delas permanecem no histórico.
Consigo ver as horas por evento?
Sim. Cada lançamento está ligado a um evento e local, e os relatórios mostram horas por evento, pessoa e período, com planejado x trabalhado por turno.
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