Hoppa till innehållet
TimeTracking

Tidrapportering för eventcrew

Bygge på torsdagen, showen lördag kväll, rivning till klockan fyra på morgonen och halva crewet är nytt. Med TimeTracking stämplar varje crewmedlem in på plats på sitt eget språk, nattpassen hålls samman och du får godkända timmar per event.

Kom igång gratisSe priser
Animerad demo: en eventcrew stämplar in med PIN-kod på kiosken vid personalingången, var och en på sitt språk, kvällen går från bygge via show till rivning efter midnatt som ett enda pass, rivningen slutar 45 minuter över schemat och arrangören godkänner timmarna. Crewet stämplar in på arenan, Över midnatt, ett pass, Planerat mot arbetat, Arrangören godkänner.

Så använder eventbolag TimeTracking

  1. Planera eventet

    Lägg till eventet och arenan, planera pass för bygge, show och rivning i schemat och publicera dem, så att crewet ser var och när de förväntas vara på plats.

  2. Stämpla in vid personalingången

    En surfplattekiosk på arenan låter crewmedlemmar stämpla in och ut med en personlig 6-siffrig PIN-kod. Crew med appen kan starta timern i sin egen telefon.

  3. Kontrollera timmar per event

    Timmarna hamnar på eventet och på det pass de hör till. Planerat mot arbetat visar vilka pass som drog över, och nattpass räknas som ett pass.

  4. Godkänn och exportera

    Arrangören eller arenan godkänner eventets timmar via en magisk länk. Godkända timmar går till lönen, och exporten kan mata ditt faktureringsverktyg.

Korta gig, många människor, en kväll

Ett eventcrew sätts ihop för några dagar och faller sedan isär igen. Riggare, scenarbetare, barpersonal, funktionärer och hjälppersonal kommer från din egen pool, från bemanningsföretag och från frilansare, och många av dem arbetar för dig bara några få gånger om året. Närvarolistor på papper vid personalingången är det vanliga, och någon på kontoret skriver av dem på måndagen.

TimeTracking ersätter listan med en kiosk. Nya crewmedlemmar kan bjudas in via sms, logga in med en engångskod och välja sitt eget språk, så det krävs ingen kontoinställning före första passet. Efter säsongen inaktiveras personerna och du betalar bara för aktiva användare.

  • Bjud in nytt crew via sms, ingen jobbmejl behövs
  • Appar på 20 språk, var och en väljer sitt eget
  • Inaktivera efter eventet, historiken finns kvar
  • Betala bara för aktiva användare

En kiosk på arenan

Telefoner ligger ofta i ett skåp under showen, och många tillfälliga crewmedlemmar vill inte installera en app för en enda helg. En surfplatta vid personalingången löser båda problemen: alla stämplar in och ut med en personlig 6-siffrig PIN-kod, på sitt eget språk. Efter 5 felaktiga PIN-koder låses surfplattan i 15 minuter, vilket motverkar att någon stämplar in åt en kollega, utan foton eller ansiktsigenkänning.

Kiosken kan begränsas till en arena, så att varje instämpling hamnar på rätt event. Den behöver internetanslutning, så placera den där arenans wifi eller mobildata är pålitlig. Det är ofta produktionskontoret snarare än lastkajen.

Nattarbete och pass över midnatt

En rivning som börjar klockan 23:00 och slutar 04:30 är ett pass, inte två halva dagar. TimeTracking registrerar det som ett pass med korrekt total, där raster registreras uttryckligen. Tillägg för obekväm arbetstid och övertid kan kopplas till egna lönekoder i exporten.

Regelmotorn varnar planerare när ett schema ger för lite vila mellan passen, till exempel en rivning som slutar i gryningen följd av nästa bygge samma morgon. Varningen kommer innan schemat publiceras, inte efter ett klagomål.

Timmar per event och per pass

Varje post bär eventet och arenan, och schemalagda timmar förblir kopplade till sitt pass, så att du kan se hur många timmar som gick åt till bygge, show och rivning. Planerat mot arbetat per pass visar var schemat drog iväg, vilket hjälper när du offererar samma event nästa år.

Restid till arenan och milersättning registreras som egna typer, och utlägg som parkering kan läggas till med kvittofoto, allt godkänt tillsammans med timmarna.

  • Timmar per event och arena
  • Planerat mot arbetat per pass
  • Restid och milersättning till arenan
  • Utlägg med kvittofoto

Godkännande av arrangören eller arenan

När du levererar crew till en arrangör eller en arena vill de se och godkänna timmarna innan du fakturerar dem. TimeTracking skickar deras produktionschef en säker magisk länk som löper ut, med timmarna per crewmedlem och dag. Hen godkänner eventet eller avvisar en rad med en kommentar, utan konto.

TimeTracking skapar inga fakturor. De godkända timmarna exporteras som konfigurerbar CSV eller XLSX, eller via API:t, så att ditt faktureringsverktyg utgår från samma siffror som lönen.

Lön efter en intensiv helg

Godkända perioder exporteras till lönen i ett steg. Live idag: en export i SD Worx-format, konfigurerbar export till CSV och XLSX och REST-API:t. Kopplingar för Loket, Nmbrs och AFAS kommer snart.

När en period är exporterad är den låst. En bortglömd timme som upptäcks senare blir en rättelse i nästa period, så att lönen och dina register fortsätter att stämma.

Vanliga frågor

Kan crewet stämpla in utan att installera en app?

Ja. På en surfplattekiosk på arenan stämplar crewmedlemmar in och ut med en personlig 6-siffrig PIN-kod.

Fungerar kiosken utan internet?

Nej. Kiosken behöver anslutning för att stämpla in och ut. Ett offlineläge är planerat men finns inte idag. Mobilappen låter timern gå offline och skickar timmarna senare.

Hur hanteras pass över midnatt?

Ett pass som går över midnatt registreras som ett pass med korrekt total, och raster registreras uttryckligen.

Kan arrangören godkänna vårt crews timmar?

Ja. Arrangören eller arenan godkänner via en säker magisk länk som löper ut, utan konto. Namn och tidpunkt för godkännandet sparas.

Vi arbetar med många engångsmedarbetare. Vad kostar det?

Du betalar per aktiv användare och månad: €1 i Core, gratis för upp till 5 användare. Inaktivera personer efter eventet så räknas de inte längre, medan deras timmar finns kvar i historiken.

Kan jag se timmar per event?

Ja. Varje post är kopplad till ett event och en arena, och rapporterna visar timmar per event, person och period, med planerat mot arbetat per pass.

Relaterade sidor

Prova TimeTracking gratis

Gratis för upp till 5 användare. Core från €1 per användare och månad, allt ingår.

Kom igång gratisSe priser