Bezpieczeństwo i prywatność
Dane o czasie pracy wiele mówią o ludziach: gdzie pracują, kiedy i dla kogo. Ta strona wyjaśnia, jak TimeTracking je chroni, czego nie zbieramy i gdzie znaleźć szczegóły. Nasze dokumenty prawne są finalizowane; ta strona podsumowuje zobowiązania, które zawierają.
Dane firmy
- Name
- TimeTracking
- KvK
- 84956526
- Address
- 31, 6165 BH Geleen, Netherlands
- Wnioski dotyczące prywatności
- privacy@timetracking.tech
- Zgłoszenia bezpieczeństwa (odpowiedzialne ujawnianie)
- security@timetracking.tech
RODO i role
Z TimeTracking korzystają organizacje: pracodawcy, agencje pracy i ich klienci. W odniesieniu do godzin, przydziałów i zatwierdzeń, które organizacja przechowuje w TimeTracking, organizacja jest administratorem, a TimeTracking podmiotem przetwarzającym. Przetwarzamy te dane wyłącznie na udokumentowane polecenie organizacji, a ustawienia wybrane w aplikacji, na przykład czy lokalizacja jest włączona i jak długo jest przechowywana, stanowią takie polecenia.
Nasza umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) jest częścią warunków i jest akceptowana razem z nimi przy rejestracji. Obejmuje poufność, środki bezpieczeństwa, zgłaszanie naruszeń, podwykonawców przetwarzania, pomoc przy wnioskach osób, których dane dotyczą, audyty i usunięcie danych po zakończeniu umowy. W odniesieniu do danych konta, rozliczeń i strony internetowej administratorem jest TimeTracking, jak opisano w polityce prywatności.
Hosting w UE i podwykonawcy przetwarzania
Dane klientów są przechowywane w UE. Główna baza danych działa na Supabase w AWS w Irlandii (eu-west-1). Aplikacja internetowa jest hostowana w Vercel, z funkcjami w regionie UE tam, gdzie to możliwe; treści statyczne są serwowane przez globalną sieć CDN.
Publikujemy każdego podwykonawcę przetwarzania wraz z celem, lokalizacją, mechanizmem transferu i statusem: aktywny albo planowany i aktywowany dopiero po powiadomieniu. Powiadamiamy klientów co najmniej 30 dni przed dodaniem lub zastąpieniem podwykonawcy, a klienci mogą w tym czasie wnieść sprzeciw. Nie korzystamy z sieci reklamowych, brokerów danych ani narzędzi do zrzutów ekranu czy rejestrowania klawiatury.
Szyfrowanie
Wszystkie połączenia, między przeglądarką, aplikacją mobilną, API i bazą danych, korzystają z TLS 1.2 lub nowszego, z HSTS na timetracking.tech. W spoczynku baza danych, magazyn plików i kopie zapasowe są szyfrowane szyfrowaniem dysku AES-256 z kluczami zarządzanymi przez dostawcę.
Magic linki do zatwierdzania to losowe tokeny 256-bitowe. Przechowujemy tylko skrót każdego tokenu, linki wygasają po 14 dniach, można je unieważnić i są jednorazowe w przypadku zatwierdzenia.
Izolacja klientów i kontrola dostępu
Dane wszystkich klientów znajdują się w tej samej bazie danych, ale są ściśle rozdzielone. Każda tabela z danymi klientów jest chroniona przez zabezpieczenia na poziomie wierszy PostgreSQL (RLS), więc sama baza danych odmawia zwrócenia wierszy należących do innej organizacji. Zasady są testowane dla każdej roli w testach automatycznych.
W ramach organizacji role ograniczają to, co widzą poszczególne osoby. Pracownicy mogą odczytywać tylko własne przydziały i godziny, a osoba kontaktowa klienta widzi tylko przydziały objęte zakresem jej linku. Uwierzytelnianie dwuskładnikowe chroni role administratorów. Dostęp naszych pracowników do danych produkcyjnych jest ograniczony do wskazanych osób, wyłącznie w celu wsparcia na Państwa prośbę lub obsługi incydentów, a każdy dostęp jest rejestrowany.
Dziennik audytu i podpisane zatwierdzenia
Każda zmiana kart czasu pracy, przydziałów, okresów, zatwierdzeń, eksportów i konfliktów jest zapisywana w dzienniku audytu, do którego można tylko dopisywać: kto co zmienił, kiedy, z jakiego źródła, ze starą i nową wartością. Dziennika audytu nie można edytować ani usuwać. Zablokowanych okresów nie można zmieniać, tylko korygować nową pozycją referencyjną, a eksporty zawierają skrót treści, dzięki czemu można je odtworzyć.
Gdy klient zatwierdza godziny, otwiera bezpieczny magic link i podpisuje je jednorazowym kodem wysłanym e-mailem. Zatwierdzenie zapisuje imię i nazwisko podpisującego, rolę, decyzję, czas, adres IP i przeglądarkę. Jest to zwykły podpis elektroniczny w rozumieniu rozporządzenia eIDAS i daje obu stronom jasny zapis tego, kto zgodził się na jakie godziny.
Bez zrzutów ekranu, bez rejestrowania klawiatury
TimeTracking nie robi zrzutów ekranu, nie rejestruje naciśnięć klawiszy i nie monitoruje, z jakich aplikacji i stron korzystają ludzie. Uważamy, że tego rodzaju monitoring niszczy zaufanie i rzadko jest proporcjonalny w świetle RODO.
TimeTracking dziś nie zbiera lokalizacji. Przypomnienia geofence są planowane: gdy się pojawią, lokalizacja będzie opcjonalna i włączana przez pracodawcę, a aplikacja będzie zapisywać pozycję tylko przy rejestracji wejścia, wyjścia oraz przy wejściu do strefy geofence wokół miejsca pracy lub wyjściu z niej, nigdy jako ciągły ślad. Surowe współrzędne będą domyślnie przechowywane przez 30 dni (konfigurowalnie od 0 do 90), a potem zachowana zostanie tylko informacja, czy pozycja była w strefie geofence, czy poza nią. Planowane powiadomienia push nie będą zawierać godzin ani nazwisk.
Przetwarzanie przez AI
TimeTracking korzysta z AI (Anthropic Claude) w funkcjach takich jak odczytywanie kart czasu pracy przesyłanych przez klientów e-mailem, oznaczanie anomalii, na przykład niemożliwych godzin lub duplikatów, oraz kategoryzowanie wpisów. Wynik AI jest zawsze sugestią. Wyodrębnienia o niskiej pewności trafiają do weryfikacji przez człowieka, a AI nie może niczego zatwierdzić, wysłać ani usunąć. Zatwierdzenia, eksporty i decyzje płacowe podejmują ludzie.
Przychodzące e-maile są traktowane jako dane: model może tylko wypełnić stały schemat wyodrębniania i nie może uruchamiać akcji. Dane klientów nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI. Uruchamianie modelu przez AWS Bedrock w UE (Frankfurt) jest planowane; do czasu uruchomienia aktualny status pokazuje lista podwykonawców przetwarzania. Funkcje AI można wyłączyć dla całej organizacji.
Kopie zapasowe, incydenty i usuwanie danych
Dla bazy danych włączone jest odtwarzanie do określonego punktu w czasie. Środowiska deweloperskie, testowe i produkcyjne są rozdzielone, a dane produkcyjne nie są wykorzystywane do prac rozwojowych. W razie naruszenia ochrony danych osobowych powiadamiamy klientów, których to dotyczy, bez zbędnej zwłoki, z docelowym czasem 48 godzin od wykrycia, aby mogli dotrzymać własnego 72-godzinnego terminu.
Dane można w każdej chwili wyeksportować jako CSV lub XLSX albo przez API. Po zakończeniu umowy jest 30 dni na eksport, po czym usuwamy dane klienta ze środowiska produkcyjnego, a po upływie okna przechowywania kopii zapasowych także z kopii zapasowych.
Odpowiedzialne ujawnianie
W przypadku podejrzenia podatności bezpieczeństwa prosimy o zgłoszenie jej na nasz adres ds. bezpieczeństwa. Prosimy załączyć opis problemu, adres URL lub komponent, którego dotyczy, kroki do odtworzenia, przewidywany wpływ i dane kontaktowe. Pomocne są zrzuty ekranu lub krótki dowód koncepcji.
Prosimy o skoordynowane ujawnianie: o rozsądny czas na zbadanie i usunięcie problemu przed publicznym udostępnieniem informacji. Prosimy nie uzyskiwać dostępu do cudzych danych, nie zmieniać ich ani nie usuwać, nie pogarszać działania usługi dla innych i zakończyć testy po wykazaniu problemu.
Najczęściej zadawane pytania
Gdzie przechowywane są moje dane?
W UE. Główna baza danych działa na Supabase w AWS w Irlandii. Pełna lista podwykonawców przetwarzania, z lokalizacją i statusem, znajduje się na naszej stronie podwykonawców przetwarzania.
Czy TimeTracking ma certyfikat ISO 27001 lub SOC 2?
Nie, sam TimeTracking nie posiada tych certyfikatów. Nasi dostawcy infrastruktury publikują własne raporty certyfikacyjne, a stosowane przez nas środki bezpieczeństwa opisuje załącznik 2 do naszej umowy powierzenia przetwarzania danych.
Czy oferujecie umowę powierzenia przetwarzania danych?
Tak. Umowa powierzenia jest częścią naszych warunków i jest akceptowana razem z nimi przy rejestracji. Nasze dokumenty prawne są finalizowane; aktualna wersja robocza jest dostępna na stronie.
Czy TimeTracking stale śledzi lokalizację pracowników?
Nie. TimeTracking dziś nie zbiera lokalizacji. Planowane przypomnienia geofence będą opcjonalne, ustawiane przez pracodawcę i będą zapisywać pozycję tylko przy rejestracji czasu oraz przy wejściu do strefy geofence wokół miejsca pracy lub wyjściu z niej. Nie ma ciągłego śledzenia, zrzutów ekranu ani rejestrowania klawiatury.
Czy nasze dane są wykorzystywane do trenowania modeli AI?
Nie. Dane klientów nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI, a funkcje AI można wyłączyć dla całej organizacji.
Wypróbuj TimeTracking za darmo
Za darmo do 5 użytkowników. Core od €1 za użytkownika miesięcznie, wszystko w cenie.