Control horario para equipos de eventos
Montaje el jueves, el espectáculo el sábado por la noche, desmontaje hasta las cuatro de la madrugada y la mitad del equipo es nuevo. TimeTracking permite que cada miembro del equipo fiche en el recinto en su propio idioma, mantiene los turnos de noche enteros y le da horas aprobadas por evento.
Cómo usan TimeTracking las empresas de eventos
Planifique el evento
Añada el evento y el recinto, planifique en el cuadrante los turnos de montaje, espectáculo y desmontaje y publíquelos, para que el equipo sepa dónde y cuándo se le espera.
Fichar en la entrada del personal
Un quiosco en una tableta en el recinto permite que los miembros del equipo fichen la entrada y la salida con un PIN personal de 6 dígitos. Quienes tienen la app pueden iniciar el temporizador en su propio teléfono.
Compruebe las horas por evento
Las horas se asignan al evento y al turno al que pertenecen. Lo planificado frente a lo trabajado muestra qué turnos se alargaron, y los turnos nocturnos se cuentan como un solo turno.
Apruebe y exporte
El organizador o el recinto aprueba las horas del evento mediante un enlace mágico. Las horas aprobadas pasan a nóminas y la exportación puede alimentar su herramienta de facturación.
Trabajos cortos, mucha gente, una sola noche
Un equipo de evento se forma para unos días y luego se disuelve. Técnicos de rigging, tramoyistas, personal de barra, azafatos y ayudantes proceden de su propia bolsa de trabajo, de agencias y de autónomos, y muchos trabajan para usted solo unas pocas veces al año. Lo habitual son las listas de firmas en papel en la entrada del personal, que alguien de la oficina vuelve a teclear el lunes.
TimeTracking sustituye la lista por un quiosco. Los nuevos miembros del equipo se pueden invitar por SMS, acceden con un código de un solo uso y eligen su propio idioma, de modo que no hay que crear ninguna cuenta antes del primer turno. Después de la temporada se desactiva a las personas y solo paga por los usuarios activos.
- Invite al personal nuevo por SMS, sin necesidad de email de empresa
- Apps en 20 idiomas, cada persona elige el suyo
- Desactive tras el evento, el historial se conserva
- Pague solo por los usuarios activos
Un quiosco en el recinto
Durante el espectáculo los teléfonos suelen estar en una taquilla y muchos miembros temporales del equipo no instalarán una app por un solo fin de semana. Una tableta en la entrada del personal resuelve ambas cosas: todos fichan la entrada y la salida con un PIN personal de 6 dígitos, en su propio idioma. Tras 5 PIN erróneos la tableta se bloquea durante 15 minutos, lo que desincentiva fichar por un compañero sin necesidad de fotos ni de reconocimiento facial.
El quiosco puede limitarse a un recinto, de modo que cada fichaje se asigne al evento correcto. Necesita conexión a internet, así que colóquelo donde el wifi del recinto o los datos móviles sean fiables; con frecuencia es la oficina de producción y no el muelle de carga.
Trabajo nocturno y turnos que pasan de medianoche
Un desmontaje que empieza a las 23:00 y termina a las 04:30 es un turno, no dos medias jornadas. TimeTracking lo registra como un solo turno con el total correcto, con las pausas registradas de forma explícita. Los pluses por horario irregular y las horas extra se pueden asignar a sus propios códigos de nómina en la exportación.
El motor de reglas avisa a quien planifica cuando un cuadrante deja muy poco descanso entre turnos, por ejemplo un desmontaje que termina al amanecer seguido del siguiente montaje esa misma mañana. El aviso llega antes de publicar el cuadrante, no después de una queja.
Horas por evento y por turno
Cada registro lleva el evento y el recinto, y las horas planificadas siguen vinculadas a su turno, de modo que puede ver cuántas horas se dedicaron al montaje, al espectáculo y al desmontaje. Lo planificado frente a lo trabajado por turno muestra dónde se desvió el plan, lo que ayuda cuando presupuesta el mismo evento al año siguiente.
El tiempo de desplazamiento al recinto y el kilometraje se registran como tipos separados, y se pueden añadir gastos como el aparcamiento con una foto del ticket, todo ello aprobado junto con las horas.
- Horas por evento y recinto
- Planificado frente a trabajado por turno
- Tiempo de desplazamiento y kilometraje hasta el recinto
- Gastos con foto del ticket
Aprobación del organizador o del recinto
Cuando suministra personal a un organizador o a un recinto, quieren ver las horas y estar de acuerdo antes de que usted les facture. TimeTracking envía a su responsable de producción un enlace mágico seguro que caduca, con las horas por miembro del equipo y día. Aprueba el evento o rechaza una línea con un comentario, sin cuenta.
TimeTracking no emite facturas. Las horas aprobadas se exportan en CSV o XLSX configurables, o mediante la API, de modo que su herramienta de facturación trabaje con las mismas cifras que nóminas.
Nóminas tras un fin de semana intenso
Los periodos aprobados se exportan a nóminas en un solo paso. Disponible hoy: una exportación en formato SD Worx, exportaciones CSV y XLSX configurables y la API REST. Los conectores para Loket, Nmbrs y AFAS llegarán próximamente.
Cuando un periodo se exporta, se bloquea. Una hora olvidada que se descubre más tarde se convierte en una corrección del periodo siguiente, de modo que nóminas y sus registros siguen coincidiendo.
Preguntas frecuentes
¿Puede el equipo fichar sin instalar una app?
Sí. En un quiosco con tableta en el recinto, los miembros del equipo fichan la entrada y la salida con un PIN personal de 6 dígitos.
¿Funciona el quiosco sin internet?
No. El quiosco necesita conexión para fichar la entrada y la salida; hay un modo sin conexión previsto, pero hoy no está disponible. La app móvil mantiene el temporizador en marcha sin conexión y envía las horas más tarde.
¿Cómo se gestionan los turnos que pasan de medianoche?
Un turno que cruza la medianoche se registra como un solo turno con el total correcto, y las pausas se registran de forma explícita.
¿Puede el organizador aprobar las horas de nuestro equipo?
Sí. El organizador o el recinto aprueba mediante un enlace mágico seguro que caduca, sin cuenta. Se registran el nombre y la hora de la aprobación.
Trabajamos con muchos miembros de equipo puntuales. ¿Cuánto cuesta?
Se paga por usuario activo al mes: €1 en Core, gratis hasta 5 usuarios. Desactive a las personas después del evento y dejan de contar, mientras que sus horas permanecen en el historial.
¿Puedo ver las horas por evento?
Sí. Cada registro está vinculado a un evento y un recinto, y los informes muestran las horas por evento, persona y periodo, con lo planificado frente a lo trabajado por turno.
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