Hoppa till innehållet
TimeTracking

Tidrapportering för trädgårdsanläggning och trädgårdsskötsel

Trädgårdslag startar på upplaget, kör från trädgård till trädgård och arbetar utomhus i det väder säsongen bjuder på. På våren växer teamet, och en regnig vecka går hälften av dagarna förlorade. TimeTracking håller timmarna per jobb och avtal i ordning genom allt detta, så att lön och projektkalkyl bygger på det som faktiskt hänt.

Kom igång gratisSe priser
Animerad demo: ett trädgårdslag på tre fyller i sin vecka, en regnig onsdag registreras som väderdag, torsdagen visar två trädgårdar med restid från upplaget emellan och veckan godkänns. Lagets vecka, Regn på onsdagen, Trädgård till trädgård, Veckan godkänd.

Så använder trädgårdsföretag TimeTracking

  1. Jobb och avtal som platser

    Privata trädgårdar, företagsparker och offentliga skötselavtal blir var och en en plats kopplad till en kund. Skötselrundor läggs i schemat som återkommande pass.

  2. Varje medarbetare registrerar dagen

    Medarbetarna startar timern eller lägger in dagen i appen, på sitt eget språk. Resor från upplaget och mellan jobb registreras separat.

  3. Väderdagar och ändringar

    När regn eller frost stoppar arbetet registreras dagen som väderdag eller så bokar laget arbete på upplaget i stället, så att ingen dag försvinner ur böckerna.

  4. Godkänn och exportera

    Lagledaren eller kontoret godkänner veckan. Timmar, resor och tillägg går till lönen, och timmar per jobb är redo för din projektkalkyl.

Från upplaget till trädgården och tillbaka

De flesta dagar börjar på upplaget: lasta släpet, koppla på gräsklipparen, köra till första jobbet. Sedan två eller tre trädgårdar, en vägren eller en företagspark, med körning emellan. TimeTracking registrerar varje jobb mot sin egen plats och resorna mellan dem som en separat timtyp, så att du ser hur stor del av dagen som var verkligt arbete och hur mycket som gick åt på vägen.

Den uppdelningen är viktig när du offererar. Om planerat mot arbetat visar att ett skötselavtal tar en timme längre vid varje besök vet du det innan avtalet förnyas, inte efter.

  • Timmar per trädgård, park eller avtal
  • Restid från upplaget och mellan jobb
  • Kilometer per resa för privatbilar
  • Planerat mot arbetat per jobb

Väderdagar utan gissningar

Regn, frost och storm styr en del av trädgårdsbranschens kalender. En förlorad dag ska inte bli en tom ruta som någon fyller i efter minnet flera veckor senare. Du kan lägga upp en väderdag som en egen frånvarotyp med egen lönekod, och laget registrerar den samma dag. Om ett lag i stället utför underhållsarbete på upplaget bokas de timmarna på en plats för upplag eller verkstad.

Eftersom varje förlorad dag registreras på samma sätt kan du över en säsong se hur många dagar vädret kostade och vilka avtal som hamnade på efterkälken.

Säsongstoppar och säsongspersonal

På våren och igen på hösten når arbetet sin topp och extra personer ansluter till lagen, ofta från utlandet. Nya medarbetare bjuds in via sms, loggar in med en engångskod och använder appen på sitt eget språk, med 20 att välja bland. De ser sina pass från första dagen, utan kontoinställning eller utbildning.

När säsongen är slut inaktiveras säsongspersonalen. Deras timmar och godkännanden finns kvar i historiken, och du betalar bara för aktiva användare.

  • Bjud in via sms, logga in med en engångskod
  • 20 språk, valda av varje medarbetare
  • Betala bara för aktiva användare

Återkommande skötsel och enstaka projekt

Många trädgårdsföretag driver två sorters arbete sida vid sida: skötselrundor som upprepas varje eller varannan vecka, och projekt som en ny trädgård, en altan eller en planteringsinsats som pågår i veckor. Skötselrundorna läggs i schemat som återkommande mönster. Projekten får en egen plats och ett eget projekt, så att deras timmar hålls skilda från skötselbudgeten.

Regler för vilotid kontrolleras mot schemat, så att högsäsongens långa dagar inte i det tysta blir pass som bryter mot reglerna.

Offentlig grönyta: kunder som vill godkänna

Kommuner, bostadsrättsföreningar och företagsparker som lägger ut skötseln av sina grönytor vill ibland godkänna de timmar som lagts på deras avtal. Deras kontaktperson får en säker magisk länk, ser timmarna per plats med lagets anteckningar och godkänner eller avvisar rader med en kommentar. Deras namn och tidpunkten för godkännandet sparas med perioden.

Handskar, lera och ingen täckning

Appen har stora knappar och en timer som fortsätter gå när appen stängs eller telefonen startar om. Timmar som läggs in på en plats utan täckning köas och skickas när telefonen är online igen. För lag som delar en surfplatta på upplaget låter en kiosk alla stämpla in med en personlig 6-siffrig PIN-kod innan bilarna åker.

Godkända timmar, resor och tillägg exporteras idag till lönen som en export i SD Worx-format eller konfigurerbara CSV- och XLSX-filer. Kopplingar för Loket, Nmbrs och AFAS kommer snart.

Vanliga frågor

Kan vi registrera väderdagar?

Ja. Lägg upp en väderdag som en egen frånvarotyp med egen lönekod, så registrerar lagen den samma dag det händer.

Registreras resan från upplaget till jobbet?

Ja. Restid är en separat timtyp och kilometer registreras per resa, med sträckan beräknad utifrån start- och slutadress.

Kan säsongsarbetare använda appen på sitt eget språk?

Ja. Apparna finns på 20 språk. Nya medarbetare bjuds in via sms och loggar in med en engångskod.

Spårar TimeTracking var lagen befinner sig under dagen?

Nej. Ingen kontinuerlig platsspårning förekommer. Geofence-påminnelser på inställda platser är planerade och skickar bara en påminnelse.

Betalar vi för säsongspersonal utanför säsongen?

Nej. Du betalar för aktiva användare. Inaktiverade medarbetare behåller sin historik men räknas inte.

Vad kostar det?

Gratis för upp till 5 användare, därefter €1 per användare och månad i Core, med scheman, ledighet och frånvarotyper, milersättning, godkännanden och löneexporter.

Relaterade sidor

Prova TimeTracking gratis

Gratis för upp till 5 användare. Core från €1 per användare och månad, allt ingår.

Kom igång gratisSe priser