Zeiterfassung für den Garten- und Landschaftsbau
GaLaBau-Kolonnen starten am Betriebshof, fahren von Garten zu Garten und arbeiten draußen, egal was die Saison bringt. Im Frühjahr wächst das Team, in einer nassen Woche fällt die Hälfte der Tage ins Wasser. TimeTracking hält die Stunden pro Einsatz und Vertrag trotzdem sauber, damit Lohnabrechnung und Nachkalkulation auf dem beruhen, was wirklich passiert ist.
So arbeiten GaLaBau-Betriebe mit TimeTracking
Einsätze und Verträge als Standorte
Privatgärten, Gewerbeparks und kommunale Pflegeverträge werden jeweils ein Standort beim Kunden. Pflegetouren kommen als wiederkehrende Schichten in den Dienstplan.
Jedes Kolonnenmitglied erfasst seinen Tag
Die Mitarbeiter starten den Timer oder tragen den Tag in der App ein, in ihrer eigenen Sprache. Fahrzeit vom Betriebshof und zwischen den Einsätzen wird separat erfasst.
Schlechtwettertage und Änderungen
Stoppen Regen oder Frost die Arbeit, wird der Tag als Schlechtwettertag erfasst oder die Kolonne bucht Arbeiten am Betriebshof. So verschwindet kein Tag aus der Abrechnung.
Freigeben und exportieren
Der Kolonnenführer oder das Büro gibt die Woche frei. Stunden, Fahrzeit und Pauschalen gehen an die Lohnabrechnung, die Stunden pro Einsatz in die Nachkalkulation.
Vom Betriebshof in den Garten und zurück
Die meisten Tage beginnen am Betriebshof: Anhänger beladen, Mäher aufladen, zum ersten Einsatz fahren. Danach zwei oder drei Gärten, ein Stück Straßenbegleitgrün oder ein Gewerbepark, mit Fahrten dazwischen. TimeTracking erfasst jeden Einsatz auf seinem eigenen Standort und die Fahrten dazwischen als eigene Stundenart. So sehen Sie, wie viel vom Tag echte Arbeit war und wie viel auf der Straße verging.
Diese Aufteilung zählt bei der Kalkulation. Zeigt der Vergleich von geplant und gearbeitet, dass ein Pflegevertrag bei jedem Termin eine Stunde länger dauert, wissen Sie das vor der Verlängerung und nicht danach.
- Stunden pro Garten, Park oder Vertrag
- Fahrzeit vom Betriebshof und zwischen Einsätzen
- Kilometer pro Fahrt mit dem Privatwagen
- Geplant und gearbeitet pro Einsatz
Schlechtwettertage ohne Rätselraten
Regen, Frost und Sturm bestimmen einen Teil des GaLaBau-Kalenders. Ein ausgefallener Tag darf keine Lücke werden, die jemand Wochen später aus dem Gedächtnis füllt. Sie legen den Schlechtwettertag als eigene Abwesenheitsart mit eigener Lohnart an, und die Kolonne erfasst ihn am Tag selbst. Erledigt die Kolonne stattdessen Arbeiten am Betriebshof, laufen diese Stunden auf einen Standort für Hof oder Werkstatt.
Weil jeder Ausfalltag gleich erfasst wird, sehen Sie über die ganze Saison, wie viele Tage das Wetter gekostet hat und welche Verträge in Verzug geraten sind.
Saisonspitzen und Saisonkräfte
Im Frühjahr und wieder im Herbst erreicht die Arbeit ihren Höhepunkt, und zusätzliche Leute verstärken die Kolonnen, oft aus dem Ausland. Neue Mitarbeiter werden per SMS eingeladen, melden sich mit einem Einmalcode an und nutzen die App in ihrer eigenen Sprache, aus 20 Sprachen. Sie sehen ihre Schichten ab dem ersten Tag, ohne Kontoeinrichtung oder Schulung.
Nach der Saison werden Saisonkräfte deaktiviert. Ihre Stunden und Freigaben bleiben in der Historie, und Sie zahlen nur für aktive Nutzer.
- Einladung per SMS, Anmeldung mit Einmalcode
- 20 Sprachen, jeder wählt selbst
- Nur aktive Nutzer kosten Geld
Laufende Pflege und einzelne Projekte
Viele GaLaBau-Betriebe haben zwei Arten von Arbeit nebeneinander: Pflegetouren, die jede oder jede zweite Woche wiederkehren, und Projekte wie ein neuer Garten, eine Terrasse oder eine Pflanzung, die über Wochen laufen. Pflegetouren stehen als wiederkehrendes Muster im Dienstplan. Projekte bekommen einen eigenen Standort und ein eigenes Projekt, damit ihre Stunden vom Pflegebudget getrennt bleiben.
Ruhezeitregeln werden gegen den Dienstplan geprüft. So werden die langen Tage der Hauptsaison nicht unbemerkt zu Schichten, die gegen die Regeln verstoßen.
Öffentliches Grün: Auftraggeber, die freigeben wollen
Kommunen, Wohnungsgesellschaften und Gewerbeparks, die ihre Grünpflege vergeben, wollen die Stunden auf ihrem Vertrag manchmal selbst freigeben. Ihr Ansprechpartner erhält einen sicheren Magic Link, sieht die Stunden pro Standort mit den Notizen der Kolonne und gibt frei oder lehnt Zeilen mit Kommentar ab. Name und Zeitpunkt der Freigabe werden mit dem Zeitraum gespeichert.
Handschuhe, Matsch und kein Netz
Die App hat große Schaltflächen und einen Timer, der weiterläuft, wenn die App geschlossen wird oder das Handy neu startet. Stunden, die ohne Netz eingetragen werden, landen in einer Warteschlange und werden gesendet, sobald wieder Verbindung besteht. Kolonnen, die sich ein Tablet am Betriebshof teilen, stempeln dort am Kiosk mit einer persönlichen 6-stelligen PIN ein, bevor die Fahrzeuge losfahren.
Freigegebene Stunden, Fahrten und Pauschalen gehen heute als Export im SD-Worx-Format oder als konfigurierbare CSV- und XLSX-Dateien an die Lohnabrechnung. Konnektoren für Loket, Nmbrs und AFAS folgen in Kürze.
Häufige Fragen
Können wir Schlechtwettertage erfassen?
Ja. Legen Sie den Schlechtwettertag als eigene Abwesenheitsart mit eigener Lohnart an, und die Kolonne erfasst ihn am Tag selbst.
Wird die Fahrt vom Betriebshof zum Einsatz erfasst?
Ja. Fahrzeit ist eine eigene Stundenart, und Kilometer werden pro Fahrt erfasst, die Strecke wird aus Start- und Zieladresse berechnet.
Können Saisonkräfte die App in ihrer eigenen Sprache nutzen?
Ja. Die Apps gibt es in 20 Sprachen. Neue Mitarbeiter werden per SMS eingeladen und melden sich mit einem Einmalcode an.
Verfolgt TimeTracking, wo die Kolonnen tagsüber sind?
Nein. Es gibt keine durchgehende Standortverfolgung. Geofence-Hinweise an hinterlegten Standorten sind geplant und senden dann nur einen Hinweis.
Zahlen wir außerhalb der Saison für Saisonkräfte?
Nein. Sie zahlen für aktive Nutzer. Deaktivierte Mitarbeiter behalten ihre Historie, werden aber nicht berechnet.
Was kostet es?
Kostenlos für bis zu 5 Nutzer, danach 1 € pro Nutzer und Monat mit Core, inklusive Dienstplänen, Abwesenheitsarten, Kilometern, Freigaben und Lohnexporten.
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