Naar de inhoud
TimeTracking

Urenregistratie voor hoveniers en groenbedrijven

Een hoveniersploeg vertrekt vanaf de werf, rijdt van tuin naar tuin en werkt buiten, wat het seizoen ook brengt. In het voorjaar groeit het team, in een natte week valt de helft van de dagen in het water. TimeTracking houdt de uren per klus en contract overal kloppend, zodat verloning en nacalculatie gebaseerd zijn op wat er echt is gebeurd.

Gratis startenBekijk prijzen
Geanimeerde demo: een hoveniersploeg van drie vult zijn week in, een regenachtige woensdag wordt vastgelegd als onwerkbare dag, donderdag toont twee tuinen met reistijd vanaf de werf, en de week wordt goedgekeurd. Week van de ploeg, Regen op woensdag, Van tuin naar tuin, Week goedgekeurd.

Zo werken hoveniers met TimeTracking

  1. Klussen en contracten als locatie

    Particuliere tuinen, bedrijventerreinen en groencontracten van de gemeente worden elk een locatie bij een klant. Onderhoudsrondes gaan als terugkerende diensten in het rooster.

  2. Iedereen in de ploeg registreert zijn dag

    Ploegleden starten de timer of vullen de dag in de app in, in hun eigen taal. Reistijd vanaf de werf en tussen klussen wordt apart vastgelegd.

  3. Onwerkbare dagen en wijzigingen

    Houden regen of vorst het werk tegen, dan wordt de dag als onwerkbaar vastgelegd of boekt de ploeg werk op de werf. Zo verdwijnt er geen dag uit de administratie.

  4. Goedkeuren en exporteren

    De ploegleider of kantoor keurt de week goed. Uren, reistijd en vergoedingen gaan naar de salarisadministratie, de uren per klus naar je nacalculatie.

Van de werf naar de tuin en terug

De meeste dagen beginnen op de werf: aanhanger laden, maaier erop, naar de eerste klus. Daarna twee of drie tuinen, een stuk berm of een bedrijventerrein, met rijden ertussen. TimeTracking legt elke klus vast op een eigen locatie en de reistijd ertussen als aparte uursoort. Zo zie je hoeveel van de dag echt werk was en hoeveel onderweg.

Die verdeling telt bij het offreren. Laat gepland tegenover gewerkt zien dat een onderhoudscontract elke beurt een uur langer duurt, dan weet je dat vóór de verlenging, niet erna.

  • Uren per tuin, park of contract
  • Reistijd vanaf de werf en tussen klussen
  • Kilometers per rit met de eigen auto
  • Gepland tegenover gewerkt per klus

Onwerkbare dagen zonder giswerk

Regen, vorst en storm bepalen een deel van de hovenierskalender. Een verloren dag mag geen gat worden dat iemand weken later uit zijn hoofd invult. Je richt onwerkbaar weer in als eigen verzuimsoort met een eigen looncode, en de ploeg legt het op de dag zelf vast. Doet de ploeg in plaats daarvan onderhoud op de werf, dan gaan die uren op een werf- of werkplaatslocatie.

Omdat elke verloren dag op dezelfde manier wordt vastgelegd, zie je over een heel seizoen hoeveel dagen het weer heeft gekost en welke contracten achterlopen.

Seizoenspieken en seizoenskrachten

In het voorjaar en opnieuw in het najaar piekt het werk en komen er extra mensen bij de ploegen, vaak uit het buitenland. Nieuwe ploegleden worden per sms uitgenodigd, loggen in met een eenmalige code en gebruiken de app in hun eigen taal, uit 20 talen. Ze zien hun diensten vanaf de eerste dag, zonder accountgedoe of instructiesessie.

Is het seizoen voorbij, dan zet je seizoenskrachten op inactief. Hun uren en goedkeuringen blijven in de historie staan en je betaalt alleen voor actieve gebruikers.

  • Uitnodigen per sms, inloggen met een eenmalige code
  • 20 talen, iedereen kiest zelf
  • Alleen betalen voor actieve gebruikers

Vast onderhoud en losse projecten

Veel hoveniers draaien twee soorten werk naast elkaar: onderhoudsrondes die elke week of om de week terugkomen, en projecten zoals een nieuwe tuin, een terras of een beplantingsklus die weken duren. Onderhoudsrondes staan als terugkerend patroon in het rooster. Projecten krijgen een eigen locatie en project, zodat die uren los blijven van het onderhoudsbudget.

Rusttijdregels worden tegen het rooster gecontroleerd. Zo worden de lange dagen in het hoogseizoen niet ongemerkt diensten die de regels overtreden.

Openbaar groen: opdrachtgevers die willen aftekenen

Gemeenten, woningcorporaties en bedrijventerreinen die hun groenonderhoud uitbesteden, willen soms de uren op hun contract goedkeuren. Hun contactpersoon krijgt een veilige magic link, ziet de uren per locatie met de notities van de ploeg en keurt goed of wijst regels af met een opmerking. Naam en tijdstip van goedkeuring worden bij de periode opgeslagen.

Handschoenen, modder en geen bereik

De app heeft grote knoppen en een timer die doorloopt als de app wordt gesloten of de telefoon herstart. Uren die zonder bereik worden ingevoerd, gaan in een wachtrij en worden verstuurd zodra er weer verbinding is. Ploegen die één tablet op de werf delen, klokken daar via de kiosk in met een persoonlijke 6-cijferige pincode voordat de bussen vertrekken.

Goedgekeurde uren, reistijd en vergoedingen gaan vandaag naar de salarisadministratie via de SD Worx-export of instelbare CSV- en XLSX-bestanden. Koppelingen met Loket, Nmbrs en AFAS komen binnenkort.

Veelgestelde vragen

Kunnen we onwerkbare dagen vastleggen?

Ja. Richt onwerkbaar weer in als eigen verzuimsoort met een eigen looncode, en de ploeg legt het vast op de dag zelf.

Wordt de reistijd van de werf naar de klus vastgelegd?

Ja. Reistijd is een aparte uursoort en kilometers worden per rit vastgelegd, met de afstand berekend uit vertrek- en aankomstadres.

Kunnen seizoenskrachten de app in hun eigen taal gebruiken?

Ja. De apps zijn beschikbaar in 20 talen. Nieuwe krachten worden per sms uitgenodigd en loggen in met een eenmalige code.

Volgt TimeTracking waar de ploegen overdag zijn?

Nee. Er is geen doorlopende locatieregistratie. Geofence-meldingen bij ingestelde locaties staan op de planning en sturen straks alleen een melding.

Betalen we buiten het seizoen voor seizoenskrachten?

Nee. Je betaalt voor actieve gebruikers. Inactieve krachten houden hun historie, maar tellen niet mee.

Wat kost het?

Gratis tot 5 gebruikers, daarna € 1 per gebruiker per maand met Core, inclusief roosters, verlof- en verzuimsoorten, kilometers, goedkeuringen en salarisexports.

Gerelateerde pagina's

Probeer TimeTracking gratis

Gratis tot 5 gebruikers. Core vanaf € 1 per gebruiker per maand, alles inbegrepen.

Gratis startenBekijk prijzen