造園会社でのTimeTrackingの使い方
案件と契約を現場として登録
個人の庭、ビジネスパーク、公共の緑地管理契約は、それぞれ取引先に紐づく現場になります。定期的な巡回管理は、繰り返しシフトとしてシフト表に入ります。
各メンバーが1日を記録
メンバーは、アプリでタイマーを開始するか、その日の勤務を入力します。自分の言語を使えます。資材置き場からの移動と案件間の移動は、別に記録されます。
悪天候の日と変更
雨や霜で作業ができないときは、その日を悪天候の日として記録するか、代わりに資材置き場での作業を計上します。帳簿から消える日はありません。
承認してエクスポート
班長または事務所が1週間分を承認します。勤務時間、移動、手当は給与計算へ渡され、案件ごとの勤務時間は案件原価管理に使えます。
資材置き場から庭へ、そしてまた戻る
ほとんどの日は資材置き場から始まります。トレーラーに積み込み、芝刈り機を連結し、最初の現場へ運転します。そこから2〜3か所の庭、道路沿いの緑地、ビジネスパークを回り、その間は運転です。TimeTrackingは、各案件を独自の現場に、その間の移動を別の時間区分として記録するため、1日のうち実際の作業が何時間で、移動に何時間かかったかが分かります。
この区分は見積もりの際に重要です。予定と実績の比較で、ある管理契約が訪問のたびに1時間余計にかかっていると分かれば、契約更新の後ではなく、前に知ることができます。
- 庭、公園、契約ごとの勤務時間
- 資材置き場からの移動と案件間の移動時間
- 自家用車の移動ごとの走行距離
- 案件ごとの予定と実績の比較
推測に頼らない、悪天候の日
雨、霜、嵐は、造園の年間予定の一部を決めます。失われた日が、数週間後に誰かが記憶から埋める空白になってはいけません。悪天候の日は、専用の給与コードを持つ独立した休業の種類として設定でき、チームはその日のうちに記録します。チームが代わりに資材置き場で整備作業をした場合は、その時間を資材置き場や作業場の現場に計上します。
失われた日がすべて同じ方法で記録されるため、1シーズンを通じて、天候で何日失ったか、どの契約が遅れたかが分かります。
繁忙期と季節スタッフ
春と秋は仕事がピークを迎え、チームには海外出身が多い追加の人員が加わります。新しいメンバーはSMSで招待され、ワンタイムコードでログインし、20言語から選んだ自分の言語でアプリを使います。アカウントの準備も研修もなく、初日からシフトを確認できます。
シーズンが終わったら、季節スタッフを無効にします。勤務時間と承認は履歴に残り、支払いは有効なユーザーの分だけです。
- SMSで招待、ワンタイムコードでログイン
- 20言語、各作業員が選択
- 有効なユーザーの分だけを支払い
定期的な管理と、単発のプロジェクト
多くの造園会社は、2種類の仕事を並行して行っています。毎週または隔週に繰り返す管理の巡回と、新しい庭、テラス、植栽工事のように数週間続くプロジェクトです。管理の巡回は、繰り返しパターンとしてシフト表に入れます。プロジェクトには独自の現場とプロジェクトを設定するため、その勤務時間は管理の予算とは別に保たれます。
休息時間のルールはシフト表に対してチェックされるため、繁忙期の長い1日が、知らないうちにルール違反のシフトになることはありません。
公共の緑地：承認を求める取引先
緑地管理を外注している自治体、住宅供給団体、ビジネスパークは、自分たちの契約に費やされた勤務時間を承認したがることがあります。先方の担当者には安全なマジックリンクが届き、現場ごとの勤務時間とチームのメモを確認し、行を承認するか、コメントを付けて差し戻します。承認者の氏名と承認日時は、期間とともに保存されます。
手袋、泥、そして電波なし
アプリには大きなボタンがあり、タイマーはアプリを閉じてもスマートフォンが再起動しても動き続けます。電波のない現場で入力した勤務時間は保持され、スマートフォンがオンラインに戻ると送信されます。資材置き場で1台のタブレットを共有するチームには、バンが出発する前に全員が個人用の6桁のPINで打刻できるキオスクがあります。
承認された勤務時間、移動、手当は、現在、SD Worx形式のエクスポートや設定可能なCSV・XLSXファイルで給与計算へエクスポートされます。Loket、Nmbrs、AFASのコネクターは近日公開予定です。
よくあるご質問
悪天候の日を記録できますか？
はい。悪天候の日を、専用の給与コードを持つ独立した休業の種類として設定すると、チームがその日のうちに記録できます。
資材置き場から現場への移動は記録されますか？
はい。移動時間は独立した時間区分で、走行距離は移動ごとに記録され、距離は出発地と到着地の住所から計算されます。
季節労働者は自分の言語でアプリを使えますか？
はい。アプリは20言語で利用できます。新しい作業員はSMSで招待され、ワンタイムコードでログインします。
TimeTrackingは、日中のチームの居場所を追跡しますか？
いいえ。位置情報の常時追跡はありません。設定した現場でのジオフェンス通知は計画中で、通知を送るだけです。
シーズン外も季節スタッフの分を支払う必要がありますか？
いいえ。支払いは有効なユーザーの分だけです。無効にした作業員は履歴が残りますが、カウントされません。
費用はどのくらいですか？
5ユーザーまでは無料で、それを超えるとCoreでユーザー1人あたり月額€1です。シフト表、休暇と休業の種類、走行距離、承認、給与計算用エクスポートが含まれます。