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TimeTracking

Suivi du temps pour les équipes de paysagistes et de jardiniers

Les équipes de paysagistes démarrent au dépôt, roulent de jardin en jardin et travaillent dehors par tous les temps. Au printemps l’équipe grandit, et lors d’une semaine pluvieuse la moitié des journées sont perdues. TimeTracking garde les heures par chantier et par contrat en ordre malgré tout cela : la paie et le calcul des coûts reposent sur ce qui s’est réellement passé.

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Démo animée : une équipe de paysagistes de trois personnes remplit sa semaine, un mercredi pluvieux est saisi comme jour d’intempéries, le jeudi montre deux jardins avec le trajet depuis le dépôt entre les deux, et la semaine est validée. Semaine de l’équipe, Pluie le mercredi, De jardin en jardin, Semaine validée.

Comment les entreprises de paysage utilisent TimeTracking

  1. Chantiers et contrats comme sites

    Jardins de particuliers, parcs d’activités et contrats d’espaces verts publics deviennent chacun un site lié à un client. Les tournées d’entretien entrent dans le planning comme des postes récurrents.

  2. Chaque membre de l’équipe saisit sa journée

    Les membres de l’équipe lancent le chronomètre ou saisissent leur journée dans l’application, dans leur langue. Les trajets depuis le dépôt et entre deux chantiers sont enregistrés séparément.

  3. Jours d’intempéries et imprévus

    Quand la pluie ou le gel arrête le travail, la journée est saisie comme jour d’intempéries, ou l’équipe impute du travail au dépôt : aucune journée ne disparaît de vos comptes.

  4. Validez et exportez

    Le chef d’équipe ou le bureau valide la semaine. Heures, trajets et indemnités partent vers la paie, et les heures par chantier sont prêtes pour votre suivi des coûts.

Du dépôt au jardin, et retour

La plupart des journées commencent au dépôt : charger la remorque, atteler la tondeuse, rouler jusqu’au premier chantier. Puis deux ou trois jardins, un bord de route ou un parc d’activités, avec de la route entre chaque. TimeTracking enregistre chaque chantier sur son propre site et les trajets entre eux comme un type d’heures à part : vous voyez quelle part de la journée était du vrai travail et quelle part s’est passée sur la route.

Cette répartition compte quand vous chiffrez. Si le comparatif prévu et travaillé montre qu’un contrat d’entretien prend une heure de plus à chaque passage, vous le savez avant le renouvellement du contrat, pas après.

  • Heures par jardin, parc ou contrat
  • Temps de trajet depuis le dépôt et entre chantiers
  • Kilomètres par déplacement en véhicule personnel
  • Prévu et travaillé par chantier

Des jours d’intempéries sans approximation

Pluie, gel et tempêtes dictent une partie du calendrier du paysagiste. Une journée perdue ne doit pas finir en blanc que quelqu’un remplit de mémoire des semaines plus tard. Vous pouvez créer le jour d’intempéries comme un type d’absence à part, avec son propre code de paie, et l’équipe le saisit le jour même. Si une équipe fait de l’entretien au dépôt à la place, ces heures vont sur un site dépôt ou atelier.

Comme chaque journée perdue est enregistrée de la même manière, vous voyez sur une saison combien de jours la météo a coûté et quels contrats ont pris du retard.

Pics saisonniers et personnel saisonnier

Au printemps puis à l’automne, l’activité culmine et des personnes supplémentaires rejoignent les équipes, souvent de l’étranger. Les nouveaux sont invités par SMS, se connectent avec un code à usage unique et utilisent l’application dans leur langue, parmi 20 disponibles. Ils voient leurs postes dès le premier jour, sans création de compte ni formation.

À la fin de la saison, le personnel saisonnier est désactivé. Ses heures et ses validations restent dans l’historique, et vous ne payez que les utilisateurs actifs.

  • Invitation par SMS, connexion avec un code à usage unique
  • 20 langues, choisies par chaque ouvrier
  • Vous ne payez que les utilisateurs actifs

Entretien récurrent et chantiers ponctuels

De nombreuses entreprises de paysage mènent deux types de travaux en parallèle : des tournées d’entretien qui reviennent chaque semaine ou toutes les deux semaines, et des chantiers comme un nouveau jardin, une terrasse ou des plantations qui durent des semaines. Les tournées d’entretien entrent dans le planning comme des motifs récurrents. Les chantiers ont leur propre site et leur propre projet : leurs heures restent séparées du budget d’entretien.

Les règles de temps de repos sont vérifiées par rapport au planning : les longues journées de la haute saison ne se transforment pas discrètement en postes qui enfreignent les règles.

Espaces verts publics : des clients qui veulent valider

Les communes, les bailleurs sociaux et les parcs d’activités qui externalisent l’entretien de leurs espaces verts veulent parfois valider les heures passées sur leur contrat. Leur interlocuteur reçoit un lien magique sécurisé, voit les heures par site avec les notes de l’équipe, et valide ou refuse des lignes avec un commentaire. Son nom et l’heure de validation sont conservés avec la période.

Des gants, de la boue et pas de réseau

L’application a de grands boutons et un chronomètre qui continue quand l’application est fermée ou que le téléphone redémarre. Les heures saisies sur un chantier sans réseau sont mises en file d’attente et envoyées au retour de la connexion. Pour les équipes qui partagent une tablette au dépôt, une borne permet à chacun de pointer avec un code PIN personnel à 6 chiffres avant le départ des camionnettes.

Les heures validées, les trajets et les indemnités sont exportés vers la paie aujourd’hui sous forme d’export au format SD Worx ou de fichiers CSV et XLSX configurables. Des connecteurs pour Loket, Nmbrs et AFAS arrivent bientôt.

Questions fréquentes

Peut-on enregistrer les jours d’intempéries ?

Oui. Créez le jour d’intempéries comme un type d’absence à part, avec son propre code de paie, et les équipes le saisissent le jour où il survient.

Le trajet du dépôt au chantier est-il enregistré ?

Oui. Le temps de trajet est un type d’heures à part et les kilomètres sont saisis par déplacement, la distance étant calculée à partir de l’adresse de départ et d’arrivée.

Les saisonniers peuvent-ils utiliser l’application dans leur langue ?

Oui. Les applications sont disponibles en 20 langues. Les nouveaux ouvriers sont invités par SMS et se connectent avec un code à usage unique.

TimeTracking suit-il la position des équipes pendant la journée ?

Non. Il n’y a pas de suivi de position en continu. Des rappels de géorepérage sur des sites configurés sont prévus et n’enverront qu’une notification.

Payons-nous le personnel saisonnier en dehors de la saison ?

Non. Vous payez les utilisateurs actifs. Les ouvriers désactivés gardent leur historique mais ne sont pas comptés.

Combien cela coûte-t-il ?

Gratuit jusqu’à 5 utilisateurs, puis 1 € par utilisateur et par mois avec Core, plannings, congés et types d’absence, kilomètres, validations et exports de paie inclus.

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