Naar de inhoud
TimeTracking

Urenregistratie voor servicemonteurs en installatieteams

Installateurs en servicemonteurs doen vier of vijf klussen per dag op klantadressen, rijden daartussen heen en weer en hebben een bus vol onderdelen bij zich. TimeTracking legt uren per klus, reistijd en kilometers vast terwijl de dag loopt. Zo krijgt kantoor betrouwbare cijfers voor de verloning en de nacalculatie, zonder handgeschreven werkbonnen te ontcijferen.

Gratis startenBekijk prijzen
Geanimeerde demo: een servicemonteur rijdt naar een klus, registreert de klus en zet er een notitie bij, gaat door naar het volgende adres, en de dag eindigt met uren per klus, reistijd en kilometers. Onderweg, Aan de klus, Volgend adres, Dag naar kantoor.

Van de eerste klus naar de salarisadministratie in vier stappen

  1. Klantadressen als locatie

    Elk klantadres wordt een locatie, gekoppeld aan een klant en waar handig aan een project, zoals een onderhoudscontract. De monteur kiest de klus in de app.

  2. Klus voor klus registreren

    De monteur start de timer bij de voordeur en stopt hem als de klus klaar is. Reistijd en kilometers tussen klussen komen erbij als rit, met de afstand berekend uit de adressen.

  3. Notities en bonnetjes bij de klus

    Een korte notitie bij elke registratie legt het werkbonnummer vast, wat er is gedaan of welke onderdelen zijn gebruikt. Parkeren en kleine aankopen gaan erin als onkosten, met een foto van het bonnetje.

  4. Goedkeuren en exporteren

    De planner of kantoor keurt de week goed. Uren, reistijd, kilometers en onkosten gaan in één export naar de salarisadministratie, en de uren per klant liggen klaar voor je facturatie of nacalculatie.

Een dag vol klussen, niet een dag op één plek

Een monteur staat zelden een hele dag op dezelfde plek. 's Ochtends een ketelonderhoud, rond lunchtijd een storing, 's middags twee installaties. In TimeTracking is elke klus een eigen registratie op het klantadres, met begin- en eindtijd. De uren per klus kloppen dus ook als de planning voor twaalven al drie keer is omgegooid.

Planners kunnen de verwachte klussen in het rooster zetten, zodat de monteur zijn dag in de app ziet. Gepland tegenover gewerkt per klus laat daarna zien welk soort werk structureel langer duurt dan je offreert.

  • Meerdere klussen per dag, elk op een eigen adres
  • Begin- en eindtijd per klus
  • Gepland tegenover gewerkt per klus en klant
  • Timer die doorloopt na een herstart en offline werkt

Reistijd en kilometers die kloppen

Rijden tussen klanten is voor de meeste monteurs werktijd, en kilometers met de eigen auto of de bedrijfsbus moeten worden vastgelegd voor de vergoeding en de fiscus. Ritten komen bij de dag met een vertrek- en aankomstadres. De afstand wordt berekend via de route en de reistijd wordt als aparte uursoort vastgelegd. Zo betaal je hem volgens jullie afspraken en houd je hem desgewenst buiten de uren per klant.

TimeTracking volgt monteurs overdag niet met gps. De registratie bestaat uit de ritten die ze zelf toevoegen. Dat leg je makkelijker uit aan je team, en kantoor heeft nog steeds de cijfers die het nodig heeft.

  • Kilometers per rit, afstand via de route
  • Reistijd als aparte uursoort
  • Kilometertarief per medewerker
  • Geen doorlopende gps-tracking

Notities, onderdelen en werkbonnen

Je werkbonnen staan waarschijnlijk in een plannings- of ERP-pakket, en daar horen ze ook. TimeTracking doet geen werkbonbeheer en geen voorraad. Wel kan de monteur bij elke registratie een korte notitie zetten: het werkbonnummer, wat er is gedaan, welke onderdelen zijn gebruikt of waarom er een vervolgafspraak nodig is. Die notitie gaat met de uren mee naar de goedkeuring en de export.

Kleine aankopen onderweg, zoals parkeren of een koppeling bij de groothandel, gaan erin als onkosten. De monteur maakt een foto van het bonnetje en AI leest bedrag en datum uit, zodat hij die alleen hoeft te controleren.

Storingsdienst en overuren

Servicewerk stopt niet om vijf uur. Een storing 's avonds of op zaterdag wordt een eigen registratie met eigen tijden, zodat overuren en toeslagen voor onregelmatige uren in de export naar de juiste looncodes gaan.

Goedgekeurde periodes worden na de export vergrendeld. Moet er later iets worden gecorrigeerd, dan wordt dat een regel in de volgende periode in plaats van een stille wijziging. Zo blijven salarisadministratie en je eigen cijfers gelijk.

Akkoord van de klant als het contract erom vraagt

Sommige opdrachtgevers, zoals woningcorporaties of facilitair bedrijven die hun onderhoud uitbesteden, willen de uren goedkeuren voordat je factureert. Ze krijgen een veilige magic link, zien de bezoeken aan hun adressen met tijden en notities, en keuren goed of wijzen regels af met een opmerking. Zonder account en zonder wachtwoord. Naam en tijdstip van goedkeuring worden opgeslagen.

Uren erin, de rest van je systemen blijft

TimeTracking is geen compleet field-servicepakket. Het plant geen routes, beheert geen werkbonnen en verstuurt geen facturen. Het levert goedgekeurde uren, reistijd en onkosten: naar de salarisadministratie met de SD Worx-export of instelbare CSV- en XLSX-bestanden, en naar je facturatie of nacalculatie via exports of de REST API. Koppelingen met Loket, Nmbrs en AFAS komen binnenkort.

Veelgestelde vragen

Kunnen monteurs meerdere klussen per dag registreren?

Ja. Elke klus is een eigen registratie op het klantadres, met begin- en eindtijd en een optionele notitie. Reistijd tussen klussen wordt apart vastgelegd.

Worden kilometers automatisch berekend?

De monteur voegt een rit toe met vertrek- en aankomstadres en de afstand wordt berekend via de route. TimeTracking legt geen doorlopend gps-spoor vast.

Kan TimeTracking ons werkbonnensysteem vervangen?

Nee. TimeTracking beheert geen werkbonnen, voorraad of facturen. Monteurs kunnen het werkbonnummer en de uitgevoerde werkzaamheden als notitie bij elke registratie zetten, en goedgekeurde uren kun je exporteren of via de API ophalen.

Wat als er geen bereik is in een kelder of technische ruimte?

De timer loopt offline door en uren worden op de telefoon in een wachtrij gezet tot er weer verbinding is.

Start de timer vanzelf als een monteur bij de klant aankomt?

Nee. Geofence-meldingen bij ingestelde adressen staan op de planning, en ook dan sturen ze alleen een melding. Nu start de monteur de timer zelf, en een herinnering per mail vangt dagen met ontbrekende uren op.

Wat kost het?

Gratis tot 5 gebruikers, daarna € 1 per gebruiker per maand met Core, inclusief roosters, kilometers, reistijd, onkosten, goedkeuringen en salarisexports. Pro voor € 3 voegt voorspellende urenregistratie en de AI-parser toe.

Gerelateerde pagina's

Probeer TimeTracking gratis

Gratis tot 5 gebruikers. Core vanaf € 1 per gebruiker per maand, alles inbegrepen.

Gratis startenBekijk prijzen