Tidrapportering för fältservice och installationsteam
Installatörer och servicetekniker gör fyra eller fem jobb om dagen på kundadresser, med körning emellan och en skåpbil full av delar. TimeTracking registrerar timmar per jobb, resor och kilometer medan dagen pågår, så att kontoret får tillförlitliga underlag för lön och projektkalkyl utan att tyda handskrivna arbetsordrar.
Från första jobbet till lönen i fyra steg
Kundadresser som platser
Varje kundadress blir en plats, kopplad till en kund och, där det är praktiskt, till ett projekt som ett serviceavtal. Teknikern väljer jobbet i appen.
Registrera jobb för jobb
Teknikern startar timern vid dörren och stoppar den när jobbet är klart. Restid och kilometer mellan jobben läggs till som resor, med sträckan beräknad utifrån adresserna.
Anteckningar och kvitton med jobbet
En kort anteckning på varje post anger arbetsordernumret, vad som gjorts eller vilka delar som använts. Parkering och småinköp läggs in som utlägg med kvittofoto.
Godkänn och exportera
Planeraren eller kontoret godkänner veckan. Timmar, restid, milersättning och utlägg går till lönen i en export, och timmar per kund är redo för ditt faktureringsverktyg eller din projektkalkyl.
En dag med flera jobb, inte en dag på ett ställe
En tekniker tillbringar sällan en hel dag på samma plats. Pannservice på förmiddagen, ett akututryck vid lunch, två installationer på eftermiddagen. I TimeTracking är varje jobb en egen post mot kundadressen, med start- och sluttid, så att timmarna per jobb är tydliga även när planen ändrades tre gånger före lunch.
Planerare kan lägga de förväntade jobben i schemat, så att teknikern ser dagen i appen. Planerat mot arbetat per jobb visar sedan vilka typer av jobb som tar längre tid än vad ni offererar.
- Flera jobb per dag, vart och ett på sin adress
- Start- och sluttid per jobb
- Planerat mot arbetat per jobb och kund
- Timer som fortsätter efter en omstart och fungerar offline
Restid och milersättning som håller
Körning mellan kunder är arbetstid för de flesta tekniker, och kilometer i privatbil eller servicebil måste registreras för ersättning och skatt. Resor läggs till i dagen med en start- och slutadress. Sträckan beräknas utifrån rutten och restiden registreras som en egen timtyp, så att den kan ersättas enligt ert avtal och hållas utanför timmarna per kund om ni föredrar det.
TimeTracking följer inte teknikerna med GPS under dagen. Underlaget byggs av de resor de lägger till, vilket är lättare att förklara för ditt team och ändå ger kontoret de siffror det behöver.
- Kilometer per resa, sträcka från rutten
- Restid som egen timtyp
- Ersättning per km per medarbetare
- Ingen kontinuerlig GPS-spårning
Anteckningar, delar och arbetsordrar
Era arbetsordrar finns troligen i ett planerings- eller affärssystem, och där ska de stanna. TimeTracking hanterar inte arbetsordrar eller lager. Det teknikern kan göra är att lägga till en kort anteckning på varje post: arbetsordernumret, vad som gjorts, vilka delar som använts eller varför ett återbesök behövs. Anteckningen följer med timmarna till godkännandet och till exporten.
Småinköp på vägen, som parkering eller en rördel från grossisten, läggs till som utlägg. Ett foto av kvittot bifogas och AI läser av belopp och datum, så teknikern behöver bara kontrollera dem.
Akututryckningar och övertid
Servicearbete slutar inte klockan fem. En akututryckning på kvällen eller en lördag registreras som en egen post med egna tider, så att övertid och tillägg för obekväm arbetstid kan kopplas till rätt lönekoder i exporten.
Godkända perioder låses efter export. Om något behöver rättas senare blir det en rad i nästa period i stället för en tyst ändring, så att lönen och era register alltid stämmer överens.
Kundens godkännande när avtalet kräver det
Vissa kunder, till exempel bostadsrättsföreningar eller fastighetsförvaltare som lägger ut underhållet, vill godkänna timmarna innan ni fakturerar. De får en säker magisk länk, ser besöken på sina adresser med tider och anteckningar och godkänner eller avvisar rader med en kommentar. Det krävs inget konto och inget lösenord, och deras namn och tidpunkten för godkännandet sparas.
Timmar in, resten av era system är kvar
TimeTracking är inget system för fältservicehantering. Det planerar inte rutter, hanterar inte arbetsordrar och skickar inga fakturor. Det levererar godkända timmar, resor och utlägg: till lönen med exporten i SD Worx-format eller konfigurerbara CSV- och XLSX-filer, och till ditt faktureringsverktyg eller din projektkalkyl via exporter eller REST-API:t. Kopplingar för Loket, Nmbrs och AFAS kommer snart.
Vanliga frågor
Kan tekniker registrera flera jobb per dag?
Ja. Varje jobb är en egen post mot kundadressen, med start- och sluttid och en valfri anteckning. Restid mellan jobben registreras separat.
Beräknas milersättningen automatiskt?
Teknikern lägger till en resa med start- och slutadress och sträckan beräknas utifrån rutten. TimeTracking registrerar inget kontinuerligt GPS-spår.
Kan TimeTracking ersätta vårt arbetsordersystem?
Nej. TimeTracking hanterar inte arbetsordrar, lager eller fakturor. Tekniker kan lägga till arbetsordernumret och vad som gjorts som anteckning på varje post, och godkända timmar kan exporteras eller läsas via API:t.
Vad händer om det inte finns täckning i en källare eller ett tekniskt utrymme?
Timern fortsätter gå offline och timmarna köas i telefonen tills den är online igen.
Startar timern när en tekniker kommer fram till en kund?
Nej. Geofence-påminnelser på inställda adresser är planerade, och även då skickar de bara en påminnelse. Idag startar teknikerna timern själva, och en e-postpåminnelse fångar upp dagar med saknade timmar.
Vad kostar det?
Gratis för upp till 5 användare, därefter €1 per användare och månad i Core, med scheman, milersättning, restid, utlägg, godkännanden och löneexporter. Pro för €3 lägger till förutseende tidrapportering och AI-tolken.
Relaterade sidor
Bemanningsföretag
Uppdrag, kundgodkännande via magisk länk, AI-tolkning, konfliktkontroll och löneexport.
Bygg
En timer som fortsätter gå offline, timmar per arbetsplats och en kiosk vid grinden.
Logistik och lager
Schemalagda pass, bekräftelse med ett tryck, instämpling på kiosk och nattpass som blir rätt.
Se priser
Gratis för upp till 5 användare. Core från €1 per användare och månad, allt ingår.
Prova TimeTracking gratis
Gratis för upp till 5 användare. Core från €1 per användare och månad, allt ingår.