Přejít na obsah
TimeTracking

Evidence pracovní doby pro servisní a montážní týmy

Montážníci a servisní technici zvládnou čtyři či pět zakázek denně na adresách zákazníků, s jízdou mezi nimi a dodávkou plnou dílů. TimeTracking zaznamenává hodiny podle zakázky, cesty a kilometry průběžně, takže kancelář dostane spolehlivá čísla pro mzdy a kalkulaci zakázek bez louskání ručně psaných zakázkových listů.

Začít zdarmaZobrazit ceník
Animované demo: servisní technik jede k zakázce, eviduje ji a přidá poznámku, přesune se na další adresu a den končí hodinami podle zakázky, cestovním časem a kilometry. Na cestě, U zakázky, Další adresa, Den do kanceláře.

Od první zakázky do mezd ve čtyřech krocích

  1. Adresy zákazníků jako pracoviště

    Každá adresa zákazníka se stane pracovištěm, propojeným se zákazníkem a podle potřeby s projektem, například servisní smlouvou. Technici si zakázku vyberou v aplikaci.

  2. Evidence zakázku po zakázce

    Technik spustí časovač u dveří a zastaví ho po dokončení zakázky. Cestovní čas a kilometry mezi zakázkami se přidávají jako cesty, se vzdáleností vypočtenou z adres.

  3. Poznámky a účtenky u zakázky

    Krátká poznámka u každého záznamu zachytí číslo zakázkového listu, co se udělalo nebo jaké díly se použily. Parkovné a drobné nákupy se zadají jako výdaje s fotkou účtenky.

  4. Schválení a export

    Plánovač nebo kancelář schválí týden. Hodiny, cestovní čas, kilometry a výdaje jdou do mezd jedním exportem a hodiny podle zákazníka jsou připravené pro váš fakturační nástroj nebo kalkulaci zakázek.

Den plný zakázek, ne den na jednom místě

Technik jen zřídka stráví celý den na jednom místě. Ráno servis kotle, v poledne výjezd k poruše, odpoledne dvě instalace. V TimeTracking je každá zakázka samostatný záznam u adresy zákazníka, se začátkem a koncem, takže hodiny podle zakázky jsou jasné, i když se plán před polednem třikrát změnil.

Plánovači mohou očekávané zakázky zadat do rozpisu, takže technik vidí den v aplikaci. Plán oproti skutečnosti podle zakázky pak ukáže, které typy zakázek trvají déle, než kolik naceňujete.

  • Několik zakázek denně, každá na vlastní adrese
  • Začátek a konec u každé zakázky
  • Plán oproti skutečnosti podle zakázky a zákazníka
  • Časovač, který běží i po restartu a funguje offline

Cestovní čas a kilometry, které obstojí

Jízda mezi zákazníky je pro většinu techniků pracovní doba a kilometry v soukromém autě nebo firemní dodávce se musejí evidovat kvůli proplacení a daním. Cesty se přidávají do dne s výchozí a cílovou adresou. Vzdálenost se vypočítá z trasy a cestovní čas se zaznamená jako samostatný typ hodin, takže ho lze platit podle vaší dohody a případně vyloučit z hodin podle zákazníka.

TimeTracking technikům během dne GPS nesleduje. Záznam vzniká z cest, které sami přidají, což se týmu vysvětluje snáze a kancelář přesto dostane potřebná čísla.

  • Kilometry za cestu, vzdálenost podle trasy
  • Cestovní čas jako samostatný typ hodin
  • Sazby za kilometr podle zaměstnance
  • Žádné nepřetržité sledování GPS

Poznámky, díly a zakázkové listy

Vaše zakázkové listy nejspíš žijí v plánovacím nebo ERP systému a tam by měly zůstat. TimeTracking zakázkové listy ani sklad nespravuje. Umožní ale technikovi přidat ke každému záznamu krátkou poznámku: číslo zakázkového listu, co se udělalo, které díly se použily nebo proč je potřeba další návštěva. Poznámka putuje s hodinami do schválení i do exportu.

Drobné nákupy na cestě, například parkovné nebo tvarovka koupená u velkoobchodu, se zadávají jako výdaje. Připojí se fotka účtenky a AI přečte částku a datum, takže je technik jen zkontroluje.

Pohotovostní výjezdy a přesčasy

Servisní práce nekončí v pět. Večerní výjezd nebo sobotní zásah se zaznamená jako samostatný záznam s vlastními časy, takže přesčasy a příplatky za nepravidelnou dobu lze v exportu namapovat na správné mzdové kódy.

Schválená období se po exportu uzamknou. Pokud je potřeba něco později opravit, stane se z toho řádek v dalším období místo tiché změny, takže mzdy a vaše záznamy se vždy shodují.

Schválení zákazníkem, když to smlouva vyžaduje

Někteří zákazníci, například bytová družstva nebo správci budov, kteří outsourcují údržbu, chtějí hodiny schválit dřív, než vystavíte fakturu. Dostanou zabezpečený magický odkaz, uvidí návštěvy na svých adresách s časy a poznámkami a řádky schválí nebo zamítnou s komentářem. Bez účtu a bez hesla, jejich jméno a čas schválení se uloží.

Hodiny dovnitř, zbytek vašich systémů zůstane

TimeTracking není komplexní systém pro řízení servisu. Neplánuje trasy, nespravuje zakázkové listy ani nezasílá faktury. Dodává schválené hodiny, cesty a výdaje: do mezd exportem ve formátu SD Worx nebo konfigurovatelnými soubory CSV a XLSX a do fakturačního nástroje či kalkulace zakázek exporty nebo přes REST API. Konektory pro Loket, Nmbrs a AFAS brzy přibudou.

Časté dotazy

Mohou technici zaznamenat několik zakázek za den?

Ano. Každá zakázka je samostatný záznam u adresy zákazníka, se začátkem, koncem a volitelnou poznámkou. Cestovní čas mezi zakázkami se eviduje zvlášť.

Počítají se kilometry automaticky?

Technik přidá cestu s výchozí a cílovou adresou a vzdálenost se vypočítá z trasy. TimeTracking nezaznamenává nepřetržitou stopu GPS.

Může TimeTracking nahradit náš systém zakázkových listů?

Ne. TimeTracking nespravuje zakázkové listy, sklad ani faktury. Technici mohou ke každému záznamu přidat číslo zakázkového listu a popis práce jako poznámku a schválené hodiny lze exportovat nebo číst přes API.

Co když není signál ve sklepě nebo technické místnosti?

Časovač běží offline a hodiny čekají v telefonu ve frontě, dokud není zase připojení.

Spustí se časovač, když technik dorazí k zákazníkovi?

Ne. Upozornění podle geofence na nastavených adresách jsou v plánu a i pak pošlou jen výzvu. Dnes technici spouštějí časovač sami a e-mailová připomínka zachytí dny s chybějícími hodinami.

Kolik to stojí?

Zdarma do 5 uživatelů, poté €1 za uživatele měsíčně v tarifu Core, včetně rozpisů, kilometrů, cestovního času, výdajů, schvalování a exportů do mezd. Pro za €3 přidává prediktivní evidenci času a AI čtečku.

Související stránky

Vyzkoušejte TimeTracking zdarma

Zdarma do 5 uživatelů. Core od €1 za uživatele měsíčně, vše v ceně.

Začít zdarmaZobrazit ceník