Salt la conținut
TimeTracking

Pontaj pentru echipe de service în teren și de instalare

Instalatorii și tehnicienii de service fac patru sau cinci intervenții pe zi la adresele clienților, cu drum între ele și cu duba plină de piese. TimeTracking înregistrează orele pe intervenție, deplasările și kilometrii pe parcursul zilei, astfel încât biroul primește cifre fiabile pentru salarizare și calculul costurilor pe lucrare, fără să descifreze ordine de lucru scrise de mână.

Începeți gratuitVedeți prețurile
Demo animat: un tehnician de service merge la o intervenție, pontează intervenția și adaugă o notă, trece la următoarea adresă, iar ziua se încheie cu ore pe intervenție, timp de deplasare și kilometri. Pe drum, La intervenție, Următoarea adresă, Ziua către birou.

De la prima intervenție la salarizare în patru pași

  1. Adresele clienților ca locații

    Fiecare adresă de client devine o locație, legată de un client și, acolo unde e util, de un proiect, cum ar fi un contract de mentenanță. Tehnicienii aleg intervenția în aplicație.

  2. Pontați intervenție cu intervenție

    Tehnicianul pornește cronometrul la ușă și îl oprește când intervenția s-a încheiat. Timpul de deplasare și kilometrii dintre intervenții sunt adăugați ca deplasări, cu distanța calculată pe baza adreselor.

  3. Note și chitanțe împreună cu intervenția

    O scurtă notă pe fiecare înregistrare consemnează numărul ordinului de lucru, ce s-a făcut sau piesele folosite. Parcarea și micile achiziții intră ca cheltuieli, cu fotografia chitanței.

  4. Aprobați și exportați

    Planificatorul sau biroul aprobă săptămâna. Orele, timpul de deplasare, kilometrajul și cheltuielile merg la salarizare într-un singur export, iar orele pe client sunt gata pentru instrumentul dumneavoastră de facturare sau de calcul al costurilor pe lucrare.

O zi de intervenții, nu o zi într-un singur loc

Un tehnician își petrece rareori o zi întreagă într-un singur loc. Revizia unui cazan dimineața, o intervenție urgentă la prânz, două instalări după-amiaza. În TimeTracking, fiecare intervenție este o înregistrare proprie pe adresa clientului, cu oră de început și de sfârșit, deci orele pe intervenție sunt clare chiar dacă planul s-a schimbat de trei ori înainte de prânz.

Planificatorii pot introduce intervențiile așteptate în planificare, astfel încât tehnicianul vede ziua în aplicație. Planificat versus lucrat pe intervenție arată apoi ce tipuri de intervenții durează mai mult decât ați oferit în ofertă.

  • Mai multe intervenții pe zi, fiecare la adresa ei
  • Oră de început și de sfârșit pe intervenție
  • Planificat versus lucrat pe intervenție și client
  • Cronometru care continuă după o repornire și funcționează offline

Timp de deplasare și kilometraj care rezistă la control

Drumul între clienți este timp de lucru pentru majoritatea tehnicienilor, iar kilometrii parcurși cu o mașină personală sau cu o dubă a firmei trebuie înregistrați pentru decontare și pentru impozitare. Deplasările sunt adăugate zilei cu o adresă de plecare și una de sosire. Distanța este calculată pe baza rutei, iar timpul de deplasare este înregistrat ca tip de ore separat, astfel încât poate fi plătit conform contractului dumneavoastră și, dacă preferați, exclus din orele pe client.

TimeTracking nu urmărește tehnicienii prin GPS pe parcursul zilei. Evidența se construiește din deplasările pe care le adaugă ei, ceea ce este mai ușor de explicat echipei dumneavoastră și oferă totuși biroului cifrele de care are nevoie.

  • Kilometri pe deplasare, distanța calculată din rută
  • Timp de deplasare ca tip de ore separat
  • Tarife de kilometraj pe angajat
  • Fără urmărire GPS continuă

Note, piese și ordine de lucru

Ordinele dumneavoastră de lucru se află probabil într-un sistem de planificare sau ERP și acolo ar trebui să rămână. TimeTracking nu gestionează ordine de lucru sau stocuri. În schimb, permite tehnicianului să adauge o scurtă notă la fiecare înregistrare: numărul ordinului de lucru, ce s-a făcut, ce piese au fost folosite sau de ce este nevoie de o nouă vizită. Nota însoțește orele până la aprobare și până la export.

Micile achiziții din drum, cum ar fi parcarea sau o piesă de îmbinare cumpărată de la depozit, sunt adăugate ca cheltuieli. Se atașează fotografia chitanței, iar AI citește suma și data, astfel încât tehnicianul doar le verifică.

Intervenții urgente și ore suplimentare

Munca de service nu se oprește la ora cinci. O intervenție urgentă seara sau sâmbăta este înregistrată ca înregistrare proprie, cu orele ei, astfel încât orele suplimentare și sporurile pentru program neregulat pot fi asociate codurilor de salarizare corecte în export.

Perioadele aprobate sunt blocate după export. Dacă ceva trebuie corectat ulterior, devine o linie în perioada următoare, nu o modificare tăcută, astfel încât salarizarea și evidențele dumneavoastră sunt mereu în acord.

Aprobarea clientului, când contractul o cere

Unii clienți, cum ar fi asociațiile de locatari sau administratorii de clădiri care externalizează mentenanța, vor să aprobe orele înainte de facturare. Aceștia primesc un magic link securizat, văd vizitele la adresele lor cu orele și notele și aprobă sau resping linii cu un comentariu. Nu există cont și nici parolă, iar numele lor și momentul aprobării sunt stocate.

Ore în, restul instrumentelor rămân

TimeTracking nu este o suită de gestionare a serviciilor în teren. Nu planifică rute, nu gestionează ordine de lucru și nu trimite facturi. Livrează ore aprobate, deplasări și cheltuieli: către salarizare, cu exportul în format SD Worx sau cu fișiere CSV și XLSX configurabile, și către instrumentul dumneavoastră de facturare sau de calcul al costurilor, prin exporturi sau API-ul REST. Conectorii pentru Loket, Nmbrs și AFAS vor fi disponibili în curând.

Întrebări frecvente

Pot tehnicienii să înregistreze mai multe intervenții pe zi?

Da. Fiecare intervenție este o înregistrare proprie pe adresa clientului, cu oră de început și de sfârșit și o notă opțională. Timpul de deplasare dintre intervenții este înregistrat separat.

Este kilometrajul calculat automat?

Tehnicienii adaugă o deplasare cu o adresă de plecare și una de sosire, iar distanța este calculată pe baza rutei. TimeTracking nu înregistrează un traseu GPS continuu.

Poate TimeTracking să înlocuiască sistemul nostru de ordine de lucru?

Nu. TimeTracking nu gestionează ordine de lucru, stocuri sau facturi. Tehnicienii pot adăuga numărul ordinului de lucru și ce s-a făcut ca notă la fiecare înregistrare, iar orele aprobate pot fi exportate sau citite prin API.

Ce se întâmplă dacă nu există semnal într-un subsol sau într-o centrală termică?

Cronometrul continuă să ruleze offline, iar orele sunt puse în coadă pe telefon până când acesta revine online.

Pornește cronometrul când un tehnician ajunge la un client?

Nu. Notificările de tip geofence la adresele configurate sunt planificate și, chiar și atunci, vor trimite doar o sugestie. Astăzi tehnicienii pornesc singuri cronometrul, iar un memento prin e-mail prinde zilele cu ore lipsă.

Cât costă?

Gratuit până la 5 utilizatori, apoi €1 per utilizator pe lună pe Core, inclusiv planificări, kilometraj, timp de deplasare, cheltuieli, aprobări și exporturi pentru salarizare. Pro, la €3, adaugă pontajul predictiv și parserul AI.

Pagini similare

Încercați TimeTracking gratuit

Gratuit până la 5 utilizatori. Core de la €1 per utilizator pe lună, totul inclus.

Începeți gratuitVedeți prețurile