Työajanseuranta huolto- ja asennustiimeille
Asentajat ja huoltoteknikot tekevät päivässä neljä tai viisi keikkaa asiakasosoitteissa, välillä ajetaan ja pakettiauto on täynnä varaosia. TimeTracking kirjaa tunnit keikoittain sekä matkat ja kilometrit päivän edetessä, joten toimisto saa luotettavat luvut palkanlaskentaan ja kustannuslaskentaan tulkitsematta käsin kirjoitettuja työmääräyksiä.
Ensimmäisestä keikasta palkanlaskentaan neljässä vaiheessa
Asiakasosoitteet kohteiksi
Jokainen asiakasosoite on kohde, joka liitetään asiakkaaseen ja tarvittaessa projektiin, kuten huoltosopimukseen. Teknikko valitsee keikan sovelluksessa.
Kirjaa keikka kerrallaan
Teknikko käynnistää ajastimen ovella ja pysäyttää sen, kun keikka on valmis. Matka-aika ja kilometrit keikkojen välillä lisätään matkoina, ja etäisyys lasketaan osoitteista.
Muistiinpanot ja kuitit keikan mukana
Lyhyt muistiinpano jokaisessa kirjauksessa tallentaa työmääräysnumeron, tehdyn työn tai käytetyt osat. Pysäköinti ja pienostot kirjataan kuluina kuittikuvan kanssa.
Hyväksy ja vie
Suunnittelija tai toimisto hyväksyy viikon. Tunnit, matka-aika, kilometrit ja kulut menevät palkanlaskentaan yhdellä viennillä, ja asiakaskohtaiset tunnit ovat valmiina laskutus- tai kustannuslaskentaohjelmaasi varten.
Päivä täynnä keikkoja, ei päivä yhdessä paikassa
Teknikko viettää harvoin koko päivää yhdessä paikassa. Kattilahuolto aamulla, hälytyskeikka lounaalla, kaksi asennusta iltapäivällä. TimeTrackingissa jokainen keikka on oma kirjauksensa asiakasosoitteelle alku- ja loppuaikoineen, joten tunnit keikoittain ovat selvät, vaikka suunnitelma muuttuisi kolme kertaa ennen puoltapäivää.
Suunnittelijat voivat lisätä odotetut keikat työvuorolistaan, jolloin teknikko näkee päivän sovelluksessa. Suunniteltu vs. tehty keikoittain näyttää, mitkä keikkatyypit vievät tarjoamaanne enemmän aikaa.
- Useita keikkoja päivässä, kukin omassa osoitteessaan
- Alku- ja loppuaika keikoittain
- Suunniteltu vs. tehty keikoittain ja asiakkaittain
- Ajastin, joka jatkaa käyntiä uudelleenkäynnistyksen jälkeen ja toimii offline-tilassa
Matka-aika ja kilometrit, jotka kestävät tarkastelun
Asiakkaiden välillä ajaminen on useimmille teknikoille työaikaa, ja yksityisautolla tai yrityksen pakettiautolla ajetut kilometrit on kirjattava korvauksia ja verotusta varten. Matkat lisätään päivään lähtö- ja saapumisosoitteella. Etäisyys lasketaan reitiltä ja matka-aika kirjataan omaksi tuntilajikseen, jolloin se voidaan maksaa sopimuksenne mukaan ja halutessasi jättää asiakaskohtaisten tuntien ulkopuolelle.
TimeTracking ei seuraa teknikkoja GPS:llä päivän aikana. Kirjaus rakentuu heidän lisäämistään matkoista, mikä on helpompi selittää tiimillesi ja antaa silti toimistolle tarvittavat luvut.
- Kilometrit matkoittain, etäisyys reitiltä
- Matka-aika erillisenä tuntilajina
- Kilometrikorvaukset työntekijöittäin
- Ei jatkuvaa GPS-seurantaa
Muistiinpanot, osat ja työmääräykset
Työmääräyksesi todennäköisesti sijaitsevat suunnittelu- tai ERP-järjestelmässä, ja siellä niiden kuuluukin pysyä. TimeTracking ei hallitse työmääräyksiä eikä varastoa. Se antaa teknikon lisätä lyhyen muistiinpanon jokaiseen kirjaukseen: työmääräysnumeron, tehdyn työn, käytetyt osat tai syyn uuteen käyntiin. Muistiinpano kulkee tuntien mukana hyväksyntään ja vientiin.
Pienostot matkan varrella, kuten pysäköinti tai tukkurilta ostettu liitin, lisätään kuluina. Kuittikuva liitetään ja tekoäly lukee summan ja päivämäärän, joten teknikon tarvitsee vain tarkistaa ne.
Hälytyskeikat ja ylityö
Huoltotyö ei pääty viiteen. Ilta- tai lauantaikeikka kirjataan omana kirjauksenaan omine aikoineen, joten ylityöt ja epämukavien työaikojen lisät voidaan yhdistää viennissä oikeisiin palkkakoodeihin.
Hyväksytyt jaksot lukitaan viennin jälkeen. Jos jotain pitää korjata myöhemmin, siitä tulee rivi seuraavaan jaksoon äänettömän muutoksen sijaan, joten palkanlaskenta ja tietosi ovat aina yhteneväiset.
Asiakkaan hyväksyntä, kun sopimus sitä vaatii
Jotkut asiakkaat, kuten taloyhtiöt tai kiinteistöpalveluyritykset, jotka ulkoistavat huollon, haluavat hyväksyä tunnit ennen laskutusta. He saavat turvallisen kirjautumislinkin, näkevät käynnit osoitteissaan aikoineen ja muistiinpanoineen ja hyväksyvät tai hylkäävät rivejä kommentin kera. Tiliä tai salasanaa ei tarvita, ja heidän nimensä ja hyväksynnän ajankohta tallennetaan.
Tunnit sisään, muu järjestelmäkokonaisuus pysyy
TimeTracking ei ole huoltoliiketoiminnan hallintajärjestelmä. Se ei suunnittele reittejä, hallitse työmääräyksiä eikä lähetä laskuja. Se toimittaa hyväksytyt tunnit, matkat ja kulut: palkanlaskentaan SD Worx -muotoisella viennillä tai muokattavilla CSV- ja XLSX-tiedostoilla sekä laskutus- tai kustannuslaskentaohjelmaasi viennein tai REST API:n kautta. Liittymät Loketiin, Nmbrsiin ja AFASiin ovat tulossa pian.
Usein kysytyt kysymykset
Voivatko teknikot kirjata useita keikkoja päivässä?
Kyllä. Jokainen keikka on oma kirjauksensa asiakasosoitteelle alku- ja loppuaikoineen sekä valinnaisine muistiinpanoineen. Keikkojen välinen matka-aika kirjataan erikseen.
Lasketaanko kilometrit automaattisesti?
Teknikko lisää matkan lähtö- ja saapumisosoitteella, ja etäisyys lasketaan reitiltä. TimeTracking ei tallenna jatkuvaa GPS-jälkeä.
Voiko TimeTracking korvata työmääräysjärjestelmämme?
Ei. TimeTracking ei hallitse työmääräyksiä, varastoa eikä laskuja. Teknikot voivat lisätä työmääräysnumeron ja tehdyn työn muistiinpanona jokaiseen kirjaukseen, ja hyväksytyt tunnit voi viedä tai lukea API:n kautta.
Entä jos kellarissa tai konehuoneessa ei ole kenttää?
Ajastin jatkaa käyntiä offline-tilassa ja tunnit jonoutuvat puhelimeen, kunnes yhteys palaa.
Käynnistyykö ajastin, kun teknikko saapuu asiakkaalle?
Ei. Geoaitamuistutukset määritetyissä osoitteissa ovat suunnitteilla, eivätkä nekään tee muuta kuin lähetä ilmoituksen. Nykyisin teknikot käynnistävät ajastimen itse, ja sähköpostimuistutus nappaa päivät, joilta tunnit puuttuvat.
Mitä se maksaa?
Ilmainen enintään 5 käyttäjälle, sen jälkeen €1 käyttäjältä kuukaudessa Core-paketissa, joka sisältää työvuorolistat, kilometrit, matka-ajan, kulut, hyväksynnät ja palkka-aineiston viennit. Pro (€3) lisää ennakoivan työajanseurannan ja tekoälylukijan.
Aiheeseen liittyvät sivut
Henkilöstöpalveluyritykset
Toimeksiannot, asiakashyväksyntä kirjautumislinkillä, tekoälylukija, ristiriitojen tunnistus ja palkka-aineiston viennit.
Rakentaminen
Offline-tilassa käynnissä pysyvä ajastin, tunnit työmaittain ja kioski portilla.
Logistiikka ja varastot
Listatut vuorot, vahvistus yhdellä napautuksella, kioskileimaus ja oikein hoidetut yövuorot.
Katso hinnat
Ilmainen enintään 5 käyttäjälle. Core alkaen €1 käyttäjältä kuukaudessa, kaikki sisältyy.
Kokeile TimeTrackingia ilmaiseksi
Ilmainen enintään 5 käyttäjälle. Core alkaen €1 käyttäjältä kuukaudessa, kaikki sisältyy.