Langsung ke konten
TimeTracking

Pencatatan waktu kerja untuk tim layanan lapangan dan instalasi

Teknisi instalasi dan servis mengerjakan empat atau lima pekerjaan sehari di alamat pelanggan, dengan perjalanan di antaranya dan mobil penuh suku cadang. TimeTracking mencatat jam per pekerjaan, perjalanan, dan kilometer saat hari berjalan, sehingga kantor mendapat angka yang andal untuk penggajian dan perhitungan biaya pekerjaan tanpa membaca perintah kerja tulisan tangan.

Mulai gratisLihat harga
Demo animasi: seorang teknisi servis berkendara ke sebuah pekerjaan, mencatat waktu pekerjaan dan menambahkan catatan, pindah ke alamat berikutnya, dan hari berakhir dengan jam per pekerjaan, waktu perjalanan, dan kilometer. Di perjalanan, Di lokasi kerja, Alamat berikutnya, Hari dikirim ke kantor.

Dari pekerjaan pertama ke penggajian dalam empat langkah

  1. Alamat pelanggan sebagai lokasi

    Setiap alamat pelanggan menjadi lokasi, terhubung ke klien dan, jika berguna, ke proyek seperti kontrak pemeliharaan. Teknisi memilih pekerjaan di aplikasi.

  2. Catat pekerjaan demi pekerjaan

    Teknisi memulai timer di depan pintu dan menghentikannya saat pekerjaan selesai. Waktu perjalanan dan kilometer antar pekerjaan ditambahkan sebagai perjalanan, dengan jarak yang dihitung dari alamat.

  3. Catatan dan kuitansi bersama pekerjaan

    Catatan singkat pada setiap entri merekam nomor perintah kerja, apa yang dikerjakan, atau suku cadang yang dipakai. Parkir dan pembelian kecil dimasukkan sebagai biaya dengan foto kuitansi.

  4. Setujui dan ekspor

    Perencana atau kantor menyetujui minggu tersebut. Jam, waktu perjalanan, jarak tempuh, dan biaya masuk ke penggajian dalam satu ekspor, dan jam per pelanggan siap untuk aplikasi faktur atau perhitungan biaya pekerjaan Anda.

Satu hari penuh pekerjaan, bukan sehari di satu lokasi

Teknisi jarang menghabiskan seharian di satu tempat. Servis boiler di pagi hari, panggilan darurat saat makan siang, dua instalasi di sore hari. Di TimeTracking setiap pekerjaan adalah entri tersendiri pada alamat pelanggan, dengan waktu mulai dan selesai, sehingga jam per pekerjaan jelas meskipun rencana berubah tiga kali sebelum tengah hari.

Perencana dapat memasukkan pekerjaan yang diharapkan ke jadwal, sehingga teknisi melihat harinya di aplikasi. Rencana versus aktual per pekerjaan lalu menunjukkan jenis pekerjaan mana yang memakan waktu lebih lama dari yang Anda tawarkan.

  • Beberapa pekerjaan per hari, masing-masing di alamatnya sendiri
  • Waktu mulai dan selesai per pekerjaan
  • Rencana versus aktual per pekerjaan dan pelanggan
  • Timer yang tetap berjalan setelah dimulai ulang dan berfungsi offline

Waktu perjalanan dan jarak tempuh yang bisa dipertanggungjawabkan

Berkendara antar pelanggan adalah waktu kerja bagi kebanyakan teknisi, dan kilometer dengan mobil pribadi atau mobil operasional harus dicatat untuk penggantian biaya dan pajak. Perjalanan ditambahkan ke hari itu dengan alamat awal dan akhir. Jarak dihitung dari rute dan waktu perjalanan dicatat sebagai jenis jam tersendiri, sehingga dapat dibayar sesuai perjanjian Anda dan, jika Anda mau, dikeluarkan dari jam per pelanggan.

TimeTracking tidak mengikuti teknisi dengan GPS sepanjang hari. Catatan dibangun dari perjalanan yang mereka tambahkan, yang lebih mudah dijelaskan kepada tim Anda dan tetap memberi kantor angka yang dibutuhkan.

  • Kilometer per perjalanan, jarak dari rute
  • Waktu perjalanan sebagai jenis jam tersendiri
  • Tarif jarak tempuh per karyawan
  • Tanpa pelacakan GPS terus-menerus

Catatan, suku cadang, dan perintah kerja

Perintah kerja Anda kemungkinan ada di sistem perencanaan atau ERP, dan memang di sanalah seharusnya. TimeTracking tidak mengelola perintah kerja atau stok. Yang bisa dilakukan teknisi adalah menambahkan catatan singkat pada setiap entri: nomor perintah kerja, apa yang dikerjakan, suku cadang yang dipakai, atau alasan perlunya kunjungan lanjutan. Catatan itu ikut bersama jam kerja ke persetujuan dan ke ekspor.

Pembelian kecil di perjalanan, seperti parkir atau fitting yang dibeli di toko grosir, ditambahkan sebagai biaya. Foto kuitansi dilampirkan dan AI membaca jumlah dan tanggalnya, sehingga teknisi hanya perlu memeriksanya.

Panggilan darurat dan lembur

Pekerjaan servis tidak berhenti pukul lima. Panggilan darurat di malam hari atau hari Sabtu dicatat sebagai entri tersendiri dengan waktunya sendiri, sehingga lembur dan tunjangan jam tidak teratur dapat dipetakan ke kode penggajian yang tepat di ekspor.

Periode yang disetujui dikunci setelah ekspor. Jika ada yang perlu dikoreksi kemudian, hal itu menjadi baris di periode berikutnya, bukan perubahan diam-diam, sehingga penggajian dan catatan Anda selalu cocok.

Persetujuan pelanggan saat kontrak mensyaratkannya

Sebagian pelanggan, seperti perusahaan perumahan atau pengelola fasilitas yang mengalihdayakan pemeliharaan, ingin menyetujui jam kerja sebelum Anda menagih. Mereka menerima magic link yang aman, melihat kunjungan ke alamat mereka lengkap dengan waktu dan catatan, lalu menyetujui atau menolak baris dengan komentar. Tidak ada akun dan tidak ada kata sandi, dan nama mereka serta waktu persetujuan tersimpan.

Jam masuk, sisa sistem Anda tetap

TimeTracking bukan suite manajemen layanan lapangan. TimeTracking tidak merencanakan rute, mengelola perintah kerja, atau mengirim faktur. TimeTracking menyerahkan jam, perjalanan, dan biaya yang disetujui: ke penggajian dengan ekspor format SD Worx atau file CSV dan XLSX yang dapat dikonfigurasi, dan ke aplikasi faktur atau perhitungan biaya pekerjaan Anda lewat ekspor atau REST API. Konektor untuk Loket, Nmbrs, dan AFAS segera hadir.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bisakah teknisi mencatat beberapa pekerjaan per hari?

Bisa. Setiap pekerjaan adalah entri tersendiri pada alamat pelanggan, dengan waktu mulai dan selesai serta catatan opsional. Waktu perjalanan antar pekerjaan dicatat terpisah.

Apakah jarak tempuh dihitung otomatis?

Teknisi menambahkan perjalanan dengan alamat awal dan akhir, dan jarak dihitung dari rute. TimeTracking tidak merekam jejak GPS terus-menerus.

Bisakah TimeTracking menggantikan sistem perintah kerja kami?

Tidak. TimeTracking tidak mengelola perintah kerja, stok, atau faktur. Teknisi dapat menambahkan nomor perintah kerja dan apa yang dikerjakan sebagai catatan pada setiap entri, dan jam yang disetujui dapat diekspor atau dibaca lewat API.

Bagaimana jika tidak ada sinyal di ruang bawah tanah atau ruang mesin?

Timer tetap berjalan secara offline dan jam kerja antre di ponsel sampai kembali online.

Apakah timer mulai saat teknisi tiba di tempat pelanggan?

Tidak. Pengingat geofence di alamat yang dikonfigurasi masih direncanakan, dan bahkan nanti hanya akan mengirim pesan pengingat. Hari ini teknisi memulai timer sendiri, dan pengingat email menangkap hari dengan jam yang belum tercatat.

Berapa biayanya?

Gratis hingga 5 pengguna, lalu €1 per pengguna per bulan di Core, termasuk jadwal, jarak tempuh, waktu perjalanan, biaya, persetujuan, dan ekspor penggajian. Pro seharga €3 menambahkan pencatatan waktu prediktif dan parser AI.

Halaman terkait

Coba TimeTracking gratis

Gratis hingga 5 pengguna. Core mulai €1 per pengguna per bulan, semuanya sudah termasuk.

Mulai gratisLihat harga