Hopp til innholdet
TimeTracking

Timeregistrering for feltservice og installasjonsteam

Installatører og serviceteknikere tar fire til fem oppdrag om dagen hos kunder, med kjøring imellom og en varebil full av deler. TimeTracking registrerer timer per oppdrag, reise og kilometer mens dagen går, så kontoret får pålitelige tall til lønn og oppdragskalkyle uten å tyde håndskrevne arbeidsordrer.

Kom i gang gratisSe priser
Animert demo: en servicetekniker kjører til et oppdrag, registrerer oppdraget og legger til et notat, kjører videre til neste adresse, og dagen ender med timer per oppdrag, reisetid og kilometer. På veien, På oppdraget, Neste adresse, Dagen til kontoret.

Fra første oppdrag til lønn i fire steg

  1. Kundeadresser som arbeidssteder

    Hver kundeadresse blir et arbeidssted, knyttet til en kunde og ved behov til et prosjekt, for eksempel en serviceavtale. Teknikerne velger oppdraget i appen.

  2. Registrer oppdrag for oppdrag

    Teknikeren starter timeren ved døra og stopper den når jobben er gjort. Reisetid og kilometer mellom oppdrag legges til som turer, med avstanden beregnet ut fra adressene.

  3. Notater og kvitteringer på oppdraget

    Et kort notat på hver registrering oppgir arbeidsordrenummer, hva som ble gjort eller hvilke deler som ble brukt. Parkering og småinnkjøp legges inn som utlegg med bilde av kvitteringen.

  4. Godkjenn og eksporter

    Planleggeren eller kontoret godkjenner uka. Timer, reisetid, kjøring og utlegg går til lønn i én eksport, og timer per kunde er klare for faktureringsverktøyet eller kalkylen din.

En dag med oppdrag, ikke en dag på ett sted

En tekniker bruker sjelden en hel dag på ett sted. Service på en kjele om morgenen, en utrykning rundt lunsj, to installasjoner på ettermiddagen. I TimeTracking er hvert oppdrag en egen registrering mot kundeadressen, med start- og sluttid, så timene per oppdrag er tydelige selv om planen endret seg tre ganger før lunsj.

Planleggere kan legge de forventede oppdragene inn i vaktplanen, så teknikeren ser dagen i appen. Planlagt mot arbeidet per oppdrag viser deretter hvilke typer oppdrag som tar lengre tid enn du priser dem for.

  • Flere oppdrag per dag, hvert på sin adresse
  • Start- og sluttid per oppdrag
  • Planlagt mot arbeidet per oppdrag og kunde
  • Timer som går videre etter omstart og fungerer uten nett

Reisetid og kjøring som holder

Kjøring mellom kunder er arbeidstid for de fleste teknikere, og kilometer i privatbil eller firmabil må registreres for godtgjørelse og skatt. Turer legges til dagen med en start- og sluttadresse. Avstanden beregnes ut fra ruta, og reisetiden registreres som en egen timetype, så den kan betales i tråd med avtalen din og holdes utenfor timene per kunde hvis du foretrekker det.

TimeTracking følger ikke teknikerne med GPS gjennom dagen. Oversikten bygges av turene de selv legger til, noe som er lettere å forklare for teamet og likevel gir kontoret tallene det trenger.

  • Kilometer per tur, avstand fra ruta
  • Reisetid som egen timetype
  • Kjøregodtgjørelse per ansatt
  • Ingen kontinuerlig GPS-sporing

Notater, deler og arbeidsordrer

Arbeidsordrene dine ligger sannsynligvis i et planleggings- eller ERP-system, og der bør de bli. TimeTracking styrer ikke arbeidsordrer eller lager. Det programmet gjør, er å la teknikeren legge et kort notat på hver registrering: arbeidsordrenummeret, hva som ble gjort, hvilke deler som ble brukt eller hvorfor det trengs et nytt besøk. Notatet følger timene til godkjenning og til eksporten.

Småinnkjøp underveis, som parkering eller en del kjøpt hos grossisten, legges inn som utlegg. Et bilde av kvitteringen legges ved, og AI leser beløp og dato, så teknikeren bare må kontrollere dem.

Utrykninger og overtid

Servicearbeid stopper ikke klokka fem. En utrykning på kvelden eller en lørdag registreres som en egen registrering med egne tidspunkter, så overtid og tillegg for ubekvem arbeidstid kan kobles til riktige lønnskoder i eksporten.

Godkjente perioder låses etter eksport. Hvis noe må rettes senere, blir det en linje i neste periode i stedet for en stille endring, så lønn og dine egne tall alltid stemmer overens.

Kundens godkjenning når kontrakten krever det

Noen kunder, for eksempel boligselskaper eller eiendomsforvaltere som setter ut vedlikehold, vil godkjenne timene før du fakturerer. De får en sikker magisk lenke, ser besøkene på sine adresser med tider og notater, og godkjenner eller avviser linjer med en kommentar. Det er ingen konto og ikke noe passord, og navnet deres og tidspunktet for godkjenningen lagres.

Timene inn, resten av verktøyene dine blir stående

TimeTracking er ikke et system for styring av feltservice. Programmet planlegger ikke ruter, styrer ikke arbeidsordrer og sender ikke fakturaer. Det leverer godkjente timer, reise og utlegg: til lønn med eksporten i SD Worx-format eller konfigurerbare CSV- og XLSX-filer, og til faktureringsverktøyet eller kalkylen din via eksporter eller REST-API-et. Koblinger til Loket, Nmbrs og AFAS kommer snart.

Ofte stilte spørsmål

Kan teknikerne registrere flere oppdrag per dag?

Ja. Hvert oppdrag er en egen registrering mot kundeadressen, med start- og sluttid og et valgfritt notat. Reisetid mellom oppdrag registreres separat.

Beregnes kjøringen automatisk?

Teknikerne legger til en tur med start- og sluttadresse, og avstanden beregnes ut fra ruta. TimeTracking registrerer ikke et kontinuerlig GPS-spor.

Kan TimeTracking erstatte arbeidsordresystemet vårt?

Nei. TimeTracking styrer ikke arbeidsordrer, lager eller fakturaer. Teknikerne kan legge arbeidsordrenummeret og hva som ble gjort som notat på hver registrering, og godkjente timer kan eksporteres eller leses via API-et.

Hva hvis det ikke er dekning i en kjeller eller teknisk rom?

Timeren går videre uten nett, og timene ligger i kø på telefonen til den er på nett igjen.

Starter timeren når en tekniker kommer til en kunde?

Nei. Geofence-påminnelser ved konfigurerte adresser er planlagt, og selv da sender de bare en melding. I dag starter teknikerne timeren selv, og en e-postpåminnelse fanger opp dager med manglende timer.

Hva koster det?

Gratis for opptil 5 brukere, deretter €1 per bruker per måned på Core, inkludert vaktplaner, kjøring, reisetid, utlegg, godkjenninger og lønnseksport. Pro til €3 legger til prediktiv timeregistrering og AI-tolken.

Relaterte sider

Prøv TimeTracking gratis

Gratis for opptil 5 brukere. Core fra €1 per bruker per måned, alt inkludert.

Kom i gang gratisSe priser