Suivi du temps pour les équipes de maintenance, SAV et installation
Installateurs et techniciens de service enchaînent quatre ou cinq interventions par jour chez des clients, avec la route entre deux et une camionnette pleine de pièces. TimeTracking enregistre les heures par intervention, les trajets et les kilomètres au fil de la journée : le bureau obtient des chiffres fiables pour la paie et le calcul des coûts, sans déchiffrer des bons d’intervention manuscrits.
De la première intervention à la paie en quatre étapes
Les adresses clients comme sites
Chaque adresse client devient un site, lié à un client et, si utile, à un projet comme un contrat de maintenance. Le technicien choisit l’intervention dans l’application.
Pointez intervention par intervention
Le technicien lance le chronomètre à la porte et l’arrête à la fin de l’intervention. Le temps de trajet et les kilomètres entre deux interventions sont ajoutés comme déplacements, la distance étant calculée à partir des adresses.
Notes et justificatifs avec l’intervention
Une courte note sur chaque saisie indique le numéro du bon d’intervention, le travail effectué ou les pièces utilisées. Parking et petits achats sont saisis comme frais, avec une photo du justificatif.
Validez et exportez
Le planificateur ou le bureau valide la semaine. Heures, temps de trajet, kilomètres et frais partent vers la paie en un seul export, et les heures par client sont prêtes pour votre outil de facturation ou de suivi des coûts.
Une journée d’interventions, pas une journée sur un seul site
Un technicien passe rarement une journée entière au même endroit. Un entretien de chaudière le matin, un dépannage à midi, deux installations l’après-midi. Dans TimeTracking, chaque intervention est une saisie à part, rattachée à l’adresse du client, avec une heure de début et de fin : les heures par intervention restent claires même si le plan a changé trois fois avant midi.
Les planificateurs peuvent placer les interventions prévues dans le planning : le technicien voit sa journée dans l’application. Le comparatif prévu et travaillé par intervention montre quels types d’interventions durent plus longtemps que dans vos devis.
- Plusieurs interventions par jour, chacune à sa propre adresse
- Heure de début et de fin par intervention
- Prévu et travaillé par intervention et par client
- Chronomètre qui continue après un redémarrage et fonctionne hors ligne
Des trajets et des kilomètres qui tiennent la route
Pour la plupart des techniciens, la route entre deux clients est du temps de travail, et les kilomètres en véhicule personnel ou en camionnette de société doivent être enregistrés pour le remboursement et la fiscalité. Les déplacements sont ajoutés à la journée avec une adresse de départ et d’arrivée. La distance est calculée à partir de l’itinéraire et le temps de trajet est enregistré comme un type d’heures à part : il peut être rémunéré selon votre accord et, si vous le souhaitez, sorti des heures par client.
TimeTracking ne suit pas les techniciens par GPS pendant la journée. Le relevé est construit à partir des déplacements qu’ils ajoutent : c’est plus facile à expliquer à votre équipe et le bureau obtient quand même les chiffres dont il a besoin.
- Kilomètres par déplacement, distance calculée à partir de l’itinéraire
- Temps de trajet comme type d’heures distinct
- Barèmes kilométriques par collaborateur
- Pas de suivi GPS en continu
Notes, pièces et bons d’intervention
Vos bons d’intervention vivent probablement dans un outil de planification ou un ERP, et c’est là qu’ils doivent rester. TimeTracking ne gère ni les bons d’intervention ni le stock. Il permet en revanche au technicien d’ajouter une courte note à chaque saisie : numéro du bon, travail effectué, pièces utilisées ou raison d’une visite de suivi. La note accompagne les heures jusqu’à la validation et à l’export.
Les petits achats en route, comme le parking ou un raccord acheté chez le grossiste, sont ajoutés comme frais. Une photo du justificatif est jointe et l’IA lit le montant et la date : le technicien n’a qu’à vérifier.
Dépannages d’urgence et heures supplémentaires
Le service ne s’arrête pas à dix-sept heures. Un dépannage le soir ou le samedi est enregistré comme une saisie à part, avec ses propres horaires : heures supplémentaires et primes pour horaires irréguliers peuvent être associées aux bons codes de paie dans l’export.
Les périodes validées sont verrouillées après l’export. Si quelque chose doit être corrigé plus tard, cela devient une ligne dans la période suivante plutôt qu’une modification silencieuse : la paie et vos données concordent toujours.
Validation par le client quand le contrat l’exige
Certains clients, comme les bailleurs sociaux ou les gestionnaires de sites qui externalisent la maintenance, veulent valider les heures avant que vous ne facturiez. Ils reçoivent un lien magique sécurisé, voient les visites à leurs adresses avec horaires et notes, et valident ou refusent des lignes avec un commentaire. Pas de compte ni de mot de passe : leur nom et l’heure de validation sont conservés.
Les heures entrent, le reste de votre environnement reste
TimeTracking n’est pas une suite de gestion de services terrain. Il ne planifie pas les tournées, ne gère pas les bons d’intervention et n’envoie pas de factures. Il livre des heures, des trajets et des frais validés : vers la paie avec l’export au format SD Worx ou des fichiers CSV et XLSX configurables, et vers votre outil de facturation ou de suivi des coûts via des exports ou l’API REST. Des connecteurs pour Loket, Nmbrs et AFAS arrivent bientôt.
Questions fréquentes
Les techniciens peuvent-ils saisir plusieurs interventions par jour ?
Oui. Chaque intervention est une saisie à part, rattachée à l’adresse du client, avec une heure de début et de fin et une note facultative. Le temps de trajet entre deux interventions est enregistré séparément.
Les kilomètres sont-ils calculés automatiquement ?
Le technicien ajoute un déplacement avec une adresse de départ et d’arrivée, et la distance est calculée à partir de l’itinéraire. TimeTracking n’enregistre pas de trace GPS continue.
TimeTracking peut-il remplacer notre outil de bons d’intervention ?
Non. TimeTracking ne gère ni les bons d’intervention, ni le stock, ni les factures. Les techniciens peuvent ajouter le numéro du bon et le travail effectué en note sur chaque saisie, et les heures validées peuvent être exportées ou lues via l’API.
Et s’il n’y a pas de réseau dans une cave ou un local technique ?
Le chronomètre continue hors ligne et les heures sont mises en file d’attente sur le téléphone jusqu’au retour de la connexion.
Le chronomètre démarre-t-il quand un technicien arrive chez un client ?
Non. Des rappels de géorepérage sur des adresses configurées sont prévus, et même alors ils n’enverront qu’une notification. Aujourd’hui, les techniciens lancent eux-mêmes le chronomètre, et un rappel par e-mail repère les jours où des heures manquent.
Combien cela coûte-t-il ?
Gratuit jusqu’à 5 utilisateurs, puis 1 € par utilisateur et par mois avec Core, plannings, kilomètres, temps de trajet, frais, validations et exports de paie inclus. Pro à 3 € ajoute le suivi du temps prédictif et l’analyseur IA.
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Agences d’intérim
Missions, validation client par lien magique, lecture IA, détection des conflits et exports de paie.
BTP
Un chronomètre qui continue hors ligne, des heures par chantier et une borne à l’entrée.
Logistique et entrepôts
Postes planifiés, confirmation en un geste, pointage sur borne et postes de nuit bien gérés.
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Gratuit jusqu’à 5 utilisateurs. Core dès 1 € par utilisateur et par mois, tout compris.
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