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TimeTracking

Controle de ponto para equipes de serviços em campo e instalação

Instaladores e técnicos de campo fazem quatro ou cinco serviços por dia em endereços de clientes, com deslocamento no meio e uma van cheia de peças. O TimeTracking registra horas por serviço, deslocamento e quilômetros conforme o dia acontece, para que o escritório tenha números confiáveis para a folha de pagamento e o custeio por serviço sem decifrar ordens de serviço escritas à mão.

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Demonstração animada: um técnico de campo vai até um serviço, registra o serviço e adiciona uma observação, segue para o próximo endereço, e o dia termina com horas por serviço, tempo de deslocamento e quilômetros. A caminho, No serviço, Próximo endereço, Dia enviado ao escritório.

Do primeiro serviço à folha de pagamento em quatro etapas

  1. Endereços de clientes como locais

    Cada endereço de cliente vira um local, ligado a um cliente e, quando fizer sentido, a um projeto como um contrato de manutenção. O técnico escolhe o serviço no app.

  2. Registre serviço por serviço

    O técnico inicia o cronômetro na porta e o para quando o serviço termina. O tempo e os quilômetros de deslocamento entre serviços entram como trajetos, com a distância calculada a partir dos endereços.

  3. Observações e recibos junto do serviço

    Uma observação curta em cada lançamento registra o número da ordem de serviço, o que foi feito ou as peças usadas. Estacionamento e pequenas compras entram como despesas com foto do recibo.

  4. Aprove e exporte

    O planejador ou o escritório aprova a semana. Horas, tempo de deslocamento, quilometragem e despesas vão para a folha de pagamento em uma única exportação, e as horas por cliente ficam prontas para a sua ferramenta de faturamento ou de custeio por serviço.

Um dia de serviços, não um dia em um único local

Um técnico raramente passa o dia inteiro em um só lugar. Uma manutenção de caldeira de manhã, um chamado na hora do almoço, duas instalações à tarde. No TimeTracking, cada serviço é um lançamento próprio no endereço do cliente, com horário de início e fim, então as horas por serviço ficam claras mesmo quando o plano mudou três vezes antes do meio-dia.

Quem planeja pode colocar os serviços previstos na escala, para que o técnico veja o dia no app. O comparativo entre planejado e trabalhado por serviço mostra quais tipos de serviço levam mais tempo do que o orçado.

  • Vários serviços por dia, cada um no seu endereço
  • Horário de início e fim por serviço
  • Planejado x trabalhado por serviço e cliente
  • Cronômetro que continua correndo após reiniciar e funciona offline

Deslocamento e quilometragem que se sustentam

Dirigir entre clientes é tempo de trabalho para a maioria dos técnicos, e os quilômetros rodados em carro particular ou em uma van da empresa precisam ser registrados para reembolso e fins fiscais. Os trajetos são adicionados ao dia com um endereço de partida e outro de chegada. A distância é calculada a partir da rota e o tempo de deslocamento é registrado como um tipo de hora próprio, para ser pago conforme o seu acordo e ficar fora das horas por cliente, se você preferir.

O TimeTracking não acompanha os técnicos por GPS durante o dia. O registro é montado a partir dos trajetos que eles adicionam, o que é mais fácil de explicar à sua equipe e ainda assim dá ao escritório os números de que precisa.

  • Quilômetros por trajeto, distância calculada pela rota
  • Tempo de deslocamento como tipo de hora separado
  • Valores de quilometragem por funcionário
  • Sem rastreamento contínuo por GPS

Observações, peças e ordens de serviço

Suas ordens de serviço provavelmente ficam em um sistema de planejamento ou ERP, e é lá que devem continuar. O TimeTracking não gerencia ordens de serviço nem estoque. O que ele faz é permitir que o técnico adicione uma observação curta a cada lançamento: o número da ordem de serviço, o que foi feito, quais peças foram usadas ou por que é preciso uma nova visita. A observação acompanha as horas até a aprovação e a exportação.

Pequenas compras na estrada, como estacionamento ou uma conexão comprada no atacadista, são adicionadas como despesas. Uma foto do recibo é anexada e a IA lê o valor e a data, então o técnico só precisa conferir.

Chamados e horas extras

O trabalho de campo não para às cinco. Um chamado à noite ou no sábado é registrado como um lançamento próprio, com horários próprios, para que horas extras e adicionais por horário irregular possam ser mapeados para os códigos certos da folha de pagamento na exportação.

Os períodos aprovados são bloqueados após a exportação. Se algo precisar ser corrigido depois, vira uma linha no período seguinte em vez de uma alteração silenciosa, e assim a folha de pagamento e os seus registros sempre concordam.

Aprovação do cliente quando o contrato exige

Alguns clientes, como administradoras de condomínios ou empresas de facilities que terceirizam a manutenção, querem aprovar as horas antes de você faturar. Eles recebem um link mágico seguro, veem as visitas aos seus endereços com horários e observações e aprovam ou rejeitam linhas com um comentário. Não há conta nem senha, e o nome e o horário da aprovação ficam registrados.

As horas entram, o resto da sua estrutura continua

O TimeTracking não é uma suíte de gestão de serviços em campo. Ele não planeja rotas, não gerencia ordens de serviço nem envia faturas. Ele entrega horas aprovadas, deslocamento e despesas: para a folha de pagamento com a exportação no formato SD Worx ou arquivos CSV e XLSX configuráveis, e para a sua ferramenta de faturamento ou de custeio por serviço por meio de exportações ou da API REST. Conectores para Loket, Nmbrs e AFAS estão chegando em breve.

Perguntas frequentes

Os técnicos podem registrar vários serviços por dia?

Sim. Cada serviço é um lançamento próprio no endereço do cliente, com horário de início e fim e uma observação opcional. O tempo de deslocamento entre serviços é registrado separadamente.

A quilometragem é calculada automaticamente?

O técnico adiciona um trajeto com endereço de partida e de chegada e a distância é calculada pela rota. O TimeTracking não registra um trajeto contínuo por GPS.

O TimeTracking pode substituir o nosso sistema de ordens de serviço?

Não. O TimeTracking não gerencia ordens de serviço, estoque nem faturas. Os técnicos podem adicionar o número da ordem de serviço e o que foi feito como observação em cada lançamento, e as horas aprovadas podem ser exportadas ou lidas pela API.

E se não houver sinal em um porão ou casa de máquinas?

O cronômetro continua correndo offline e as horas ficam na fila no celular até a conexão voltar.

O cronômetro inicia quando o técnico chega a um cliente?

Não. Avisos por geofence em endereços configurados estão planejados e, mesmo assim, apenas enviarão um lembrete. Hoje os técnicos iniciam o cronômetro por conta própria, e um lembrete por e-mail pega os dias com horas faltando.

Quanto custa?

Grátis até 5 usuários e, depois, €1 por usuário por mês no Core, incluindo escalas, quilometragem, tempo de deslocamento, despesas, aprovações e exportações para a folha. O Pro, a €3, acrescenta o controle de ponto preditivo e o leitor com IA.

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