最初の案件から給与計算まで4ステップ
顧客の住所を現場として登録
顧客の住所は、それぞれ現場になり、取引先と、必要に応じて保守契約などのプロジェクトに紐づきます。技術者はアプリで案件を選びます。
案件ごとに記録
技術者は玄関でタイマーを開始し、作業が終わったら停止します。案件間の移動時間と走行距離は移動として追加され、距離は住所から計算されます。
メモとレシートを案件に添付
各入力に付ける短いメモに、作業指示書番号、実施した作業、使用した部品を記録します。駐車料金や少額の購入は、レシート写真付きの経費として入力します。
承認してエクスポート
計画担当者または事務所が1週間分を承認します。勤務時間、移動時間、走行距離、経費は1回のエクスポートで給与計算へ渡され、顧客ごとの勤務時間は請求ツールや案件原価管理ツールで使えます。
1つの現場で過ごす1日ではなく、案件をこなす1日
技術者が1日中ひとつの場所にいることはほとんどありません。午前はボイラーの点検、昼は緊急出動、午後は2件の設置。TimeTrackingでは、すべての案件が顧客の住所に対する独立した入力となり、開始時刻と終了時刻が付くため、正午までに予定が3回変わっても、案件ごとの勤務時間は明確です。
計画担当者は予定の案件をシフト表に入れておけるため、技術者はアプリでその日の予定を確認できます。案件ごとの予定と実績の比較で、見積もりより時間がかかる種類の案件も分かります。
- 1日に複数の案件、それぞれの住所で記録
- 案件ごとの開始時刻と終了時刻
- 案件・顧客ごとの予定と実績の比較
- 再起動後も動き続け、オフラインでも使えるタイマー
根拠として通用する移動時間と走行距離
顧客間の運転は、多くの技術者にとって労働時間です。自家用車や社用バンでの走行距離は、精算と税務のために記録する必要があります。移動は、出発地と到着地の住所を指定して、その日に追加されます。距離はルートから計算され、移動時間は独立した時間区分として記録されるため、取り決めに従って支払うことも、希望すれば顧客ごとの勤務時間から外すこともできます。
TimeTrackingは、日中にGPSで技術者を追跡しません。記録は技術者が追加した移動から作られるため、チームに説明しやすく、それでいて事務所に必要な数字は得られます。
- 移動ごとの走行距離、距離はルートから算出
- 移動時間は独立した時間区分
- 従業員ごとの走行距離単価
- GPSによる常時追跡はなし
メモ、部品、作業指示書
作業指示書は、おそらく計画システムやERPにあり、そこに置いておくべきものです。TimeTrackingは作業指示書や在庫を管理しません。できるのは、技術者が各入力に短いメモを追加することです。作業指示書番号、実施した作業、使用した部品、再訪が必要な理由などです。メモは勤務時間とともに、承認とエクスポートへ引き継がれます。
移動中の少額の購入、たとえば駐車料金や卸売店で買った継手は、経費として追加します。レシート写真を添付するとAIが金額と日付を読み取るため、技術者は確認するだけで済みます。
緊急出動と時間外労働
サービスの仕事は5時で終わりません。夜間や土曜日の緊急出動は、独自の時刻を持つ独立した入力として記録されるため、時間外労働や不規則勤務の手当を、エクスポートで正しい給与コードに対応づけられます。
承認された期間はエクスポート後にロックされます。後から訂正が必要になっても、黙って変更されるのではなく、次の期間の行になるため、給与計算と自社の記録は常に一致します。
契約で求められる場合の、顧客による承認
住宅供給団体や、保守を外注しているファシリティ管理会社など、請求の前に勤務時間を承認したい顧客もいます。顧客には安全なマジックリンクが届き、自社の住所への訪問を時刻とメモ付きで確認し、行を承認するか、コメントを付けて差し戻します。アカウントもパスワードも不要で、氏名と承認日時は保存されます。
勤務時間はTimeTracking、ほかの環境はそのまま
TimeTrackingは、フィールドサービス管理スイートではありません。ルートの計画、作業指示書の管理、請求書の送付は行いません。承認済みの勤務時間、移動、経費を届けます。給与計算にはSD Worx形式のエクスポートや設定可能なCSV・XLSXファイルで、請求ツールや案件原価管理ツールにはエクスポートやREST API経由で渡せます。Loket、Nmbrs、AFASのコネクターは近日公開予定です。
よくあるご質問
技術者は1日に複数の案件を記録できますか？
はい。各案件は顧客の住所に対する独立した入力で、開始時刻と終了時刻、任意のメモが付きます。案件間の移動時間は別に記録されます。
走行距離は自動で計算されますか？
技術者が出発地と到着地の住所を指定して移動を追加すると、距離はルートから計算されます。TimeTrackingは、GPSの軌跡を常時記録することはしません。
TimeTrackingで作業指示書システムを置き換えられますか？
いいえ。TimeTrackingは作業指示書、在庫、請求書を管理しません。技術者は各入力のメモに、作業指示書番号と実施した作業を追加でき、承認済みの勤務時間はエクスポートやAPI経由で取得できます。
地下や機械室で電波がない場合は？
タイマーはオフラインでも動き続け、勤務時間はオンラインに戻るまでスマートフォンに保持されます。
技術者が顧客のもとに到着すると、タイマーは自動で始まりますか？
いいえ。設定した住所でのジオフェンス通知は計画中で、その場合も通知を送るだけです。現在は技術者が自分でタイマーを開始し、勤務時間が抜けている日はメールのリマインダーで気づけます。
費用はどのくらいですか？
5ユーザーまでは無料で、それを超えるとCoreでユーザー1人あたり月額€1です。シフト表、走行距離、移動時間、経費、承認、給与計算用エクスポートが含まれます。€3のProでは、予測型勤怠管理とAIパーサーが加わります。