Zum Inhalt springen
TimeTracking

Zeiterfassung für Kundendienst- und Montageteams

Monteure und Servicetechniker erledigen vier oder fünf Aufträge am Tag bei Kunden vor Ort, fahren dazwischen hin und her und haben einen Transporter voller Material dabei. TimeTracking erfasst Stunden pro Auftrag, Fahrzeit und Kilometer im Lauf des Tages. So bekommt das Büro verlässliche Zahlen für Lohnabrechnung und Nachkalkulation, ohne handschriftliche Arbeitsberichte entziffern zu müssen.

Kostenlos startenPreise ansehen
Animierte Demo: ein Servicetechniker fährt zu einem Auftrag, erfasst den Auftrag mit einer Notiz, fährt zur nächsten Adresse, und der Tag endet mit Stunden pro Auftrag, Fahrzeit und Kilometern. Unterwegs, Beim Kunden, Nächste Adresse, Tag ans Büro.

Vom ersten Auftrag bis zur Lohnabrechnung in vier Schritten

  1. Kundenadressen als Standorte

    Jede Kundenadresse wird ein Standort, verknüpft mit einem Kunden und bei Bedarf mit einem Projekt, etwa einem Wartungsvertrag. Der Techniker wählt den Auftrag in der App.

  2. Auftrag für Auftrag erfassen

    Der Techniker startet den Timer an der Haustür und stoppt ihn, wenn der Auftrag erledigt ist. Fahrzeit und Kilometer zwischen den Einsätzen kommen als Fahrt dazu, die Strecke wird aus den Adressen berechnet.

  3. Notizen und Belege zum Auftrag

    Eine kurze Notiz zu jedem Eintrag hält Auftragsnummer, erledigte Arbeiten oder verbautes Material fest. Parkgebühren und kleine Einkäufe werden als Spesen mit Foto des Belegs erfasst.

  4. Freigeben und exportieren

    Disposition oder Büro geben die Woche frei. Stunden, Fahrzeit, Kilometer und Spesen gehen in einem Export an die Lohnabrechnung, die Stunden pro Kunde stehen für Rechnungsstellung oder Nachkalkulation bereit.

Ein Tag voller Aufträge, nicht ein Tag an einem Ort

Ein Techniker verbringt selten einen ganzen Tag an einem Ort. Morgens eine Heizungswartung, mittags ein Störungseinsatz, nachmittags zwei Montagen. In TimeTracking ist jeder Auftrag ein eigener Eintrag auf der Kundenadresse, mit Beginn und Ende. Die Stunden pro Auftrag stimmen also auch dann, wenn sich der Plan bis zum Mittag dreimal geändert hat.

Die Disposition kann die geplanten Aufträge in den Dienstplan eintragen, sodass der Techniker seinen Tag in der App sieht. Der Vergleich von geplant und gearbeitet pro Auftrag zeigt dann, welche Arbeiten regelmäßig länger dauern als kalkuliert.

  • Mehrere Aufträge pro Tag, jeder auf eigener Adresse
  • Beginn und Ende pro Auftrag
  • Geplant und gearbeitet pro Auftrag und Kunde
  • Timer läuft nach einem Neustart weiter und funktioniert offline

Fahrzeit und Kilometer, die belastbar sind

Fahrten zwischen Kunden sind für die meisten Techniker Arbeitszeit, und Kilometer mit dem Privatwagen oder dem Firmentransporter müssen für Erstattung und Finanzamt dokumentiert werden. Fahrten werden dem Tag mit Start- und Zieladresse hinzugefügt. Die Strecke wird über die Route berechnet, die Fahrzeit als eigene Stundenart erfasst. So vergüten Sie sie nach Ihrer Regelung und halten sie auf Wunsch aus den Stunden pro Kunde heraus.

TimeTracking verfolgt Techniker tagsüber nicht per GPS. Die Aufzeichnung besteht aus den Fahrten, die sie selbst eintragen. Das lässt sich dem Team leichter erklären, und das Büro hat trotzdem alle Zahlen, die es braucht.

  • Kilometer pro Fahrt, Strecke über die Route
  • Fahrzeit als eigene Stundenart
  • Kilometersätze pro Mitarbeiter
  • Keine durchgehende GPS-Ortung

Notizen, Material und Arbeitsaufträge

Ihre Arbeitsaufträge liegen vermutlich in einer Dispositions- oder ERP-Software, und dort gehören sie auch hin. TimeTracking verwaltet keine Aufträge und keinen Lagerbestand. Der Techniker kann aber zu jedem Eintrag eine kurze Notiz schreiben: die Auftragsnummer, was erledigt wurde, welches Material verbaut wurde oder warum ein Folgetermin nötig ist. Die Notiz geht mit den Stunden in die Freigabe und in den Export.

Kleine Ausgaben unterwegs, etwa Parkgebühren oder ein Fitting vom Großhandel, werden als Spesen erfasst. Der Techniker fotografiert den Beleg, die KI liest Betrag und Datum aus, und er muss sie nur noch prüfen.

Notdienst und Überstunden

Servicearbeit endet nicht um fünf. Ein Notdiensteinsatz am Abend oder am Samstag wird als eigener Eintrag mit eigenen Zeiten erfasst, sodass Überstunden und Zuschläge für ungünstige Arbeitszeiten im Export den richtigen Lohnarten zugeordnet werden.

Freigegebene Zeiträume werden nach dem Export gesperrt. Muss später etwas korrigiert werden, wird daraus eine Zeile im nächsten Zeitraum statt einer stillen Änderung. So stimmen Lohnabrechnung und Ihre eigenen Zahlen immer überein.

Kundenfreigabe, wenn der Vertrag es verlangt

Manche Auftraggeber, etwa Wohnungsgesellschaften oder Facility-Dienstleister, die ihre Wartung vergeben, wollen die Stunden freigeben, bevor Sie abrechnen. Sie erhalten einen sicheren Magic Link, sehen die Einsätze an ihren Adressen mit Zeiten und Notizen und geben frei oder lehnen Zeilen mit Kommentar ab. Ohne Konto und ohne Passwort. Name und Zeitpunkt der Freigabe werden gespeichert.

Stunden rein, der Rest Ihrer Systeme bleibt

TimeTracking ist keine komplette Field-Service-Software. Es plant keine Routen, verwaltet keine Arbeitsaufträge und schreibt keine Rechnungen. Es liefert freigegebene Stunden, Fahrten und Spesen: an die Lohnabrechnung mit dem Export im SD-Worx-Format oder konfigurierbaren CSV- und XLSX-Dateien, und an Ihre Rechnungs- oder Kalkulationssoftware über Exporte oder die REST API. Konnektoren für Loket, Nmbrs und AFAS folgen in Kürze.

Häufige Fragen

Können Techniker mehrere Aufträge pro Tag erfassen?

Ja. Jeder Auftrag ist ein eigener Eintrag auf der Kundenadresse, mit Beginn, Ende und optionaler Notiz. Die Fahrzeit zwischen den Aufträgen wird separat erfasst.

Werden Kilometer automatisch berechnet?

Der Techniker trägt eine Fahrt mit Start- und Zieladresse ein, die Strecke wird über die Route berechnet. TimeTracking zeichnet keine durchgehende GPS-Spur auf.

Kann TimeTracking unser Auftragssystem ersetzen?

Nein. TimeTracking verwaltet keine Arbeitsaufträge, kein Lager und keine Rechnungen. Techniker können Auftragsnummer und erledigte Arbeiten als Notiz zu jedem Eintrag erfassen, und freigegebene Stunden lassen sich exportieren oder über die API abrufen.

Was, wenn es im Keller oder Technikraum kein Netz gibt?

Der Timer läuft offline weiter, und Stunden werden auf dem Handy zwischengespeichert, bis wieder eine Verbindung besteht.

Startet der Timer automatisch, wenn ein Techniker beim Kunden ankommt?

Nein. Geofence-Hinweise an hinterlegten Adressen sind geplant, und auch dann senden sie nur einen Hinweis. Heute startet der Techniker den Timer selbst, und eine E-Mail-Erinnerung fängt Tage mit fehlenden Stunden ab.

Was kostet es?

Kostenlos für bis zu 5 Nutzer, danach 1 € pro Nutzer und Monat mit Core, inklusive Dienstplänen, Kilometern, Fahrzeit, Spesen, Freigaben und Lohnexporten. Pro für 3 € ergänzt vorausschauende Zeiterfassung und den KI-Parser.

Verwandte Seiten

TimeTracking kostenlos testen

Kostenlos für bis zu 5 Nutzer. Core ab 1 € pro Nutzer und Monat, alles inklusive.

Kostenlos startenPreise ansehen