Control horario para equipos de servicio técnico e instalación
Los instaladores y técnicos de servicio hacen cuatro o cinco trabajos al día en domicilios de clientes, con trayectos entre ellos y una furgoneta llena de material. TimeTracking registra las horas por trabajo, el desplazamiento y los kilómetros a medida que transcurre el día, de modo que la oficina obtiene cifras fiables para nóminas y para el cálculo de costes de cada trabajo sin descifrar órdenes de trabajo escritas a mano.
Del primer trabajo a la nómina en cuatro pasos
Las direcciones de los clientes como centros de trabajo
Cada dirección de cliente se convierte en un centro de trabajo, vinculado a un cliente y, cuando resulta útil, a un proyecto como un contrato de mantenimiento. Los técnicos eligen el trabajo en la app.
Registro trabajo a trabajo
El técnico inicia el temporizador en la puerta y lo detiene al terminar. El tiempo de desplazamiento y los kilómetros entre trabajos se añaden como trayectos, con la distancia calculada a partir de las direcciones.
Notas y tickets junto al trabajo
Una nota breve en cada registro recoge el número de la orden de trabajo, lo que se hizo o el material utilizado. El aparcamiento y las compras pequeñas se añaden como gastos con una foto del ticket.
Apruebe y exporte
Quien planifica o la oficina aprueba la semana. Las horas, el tiempo de desplazamiento, el kilometraje y los gastos pasan a nóminas en una sola exportación, y las horas por cliente quedan listas para su herramienta de facturación o de cálculo de costes.
Un día de trabajos, no un día en un solo sitio
Un técnico rara vez pasa un día completo en un mismo lugar. Una revisión de caldera por la mañana, una avería urgente a la hora de comer, dos instalaciones por la tarde. En TimeTracking cada trabajo es un registro propio en la dirección del cliente, con hora de inicio y de fin, de modo que las horas por trabajo quedan claras incluso cuando el plan cambió tres veces antes del mediodía.
Quien planifica puede incluir en el cuadrante los trabajos previstos, para que el técnico vea el día en la app. Lo planificado frente a lo trabajado por trabajo muestra después qué tipos de trabajo tardan más de lo que presupuesta.
- Varios trabajos al día, cada uno en su dirección
- Hora de inicio y de fin por trabajo
- Planificado frente a trabajado por trabajo y cliente
- Temporizador que sigue en marcha tras un reinicio y funciona sin conexión
Tiempo de desplazamiento y kilometraje que resisten una revisión
Conducir entre clientes es tiempo de trabajo para la mayoría de los técnicos, y los kilómetros en un coche particular o en una furgoneta de empresa deben registrarse para su reembolso y para efectos fiscales. Los trayectos se añaden al día con una dirección de salida y otra de llegada. La distancia se calcula a partir de la ruta y el tiempo de desplazamiento se registra como un tipo de hora propio, de modo que puede pagarse según su convenio y, si lo prefiere, quedar fuera de las horas por cliente.
TimeTracking no sigue a los técnicos con GPS durante el día. El registro se construye con los trayectos que ellos añaden, lo que es más fácil de explicar a su equipo y aun así da a la oficina las cifras que necesita.
- Kilómetros por trayecto, distancia calculada a partir de la ruta
- Tiempo de desplazamiento como tipo de hora aparte
- Tarifas de kilometraje por empleado
- Sin seguimiento GPS continuo
Notas, material y órdenes de trabajo
Sus órdenes de trabajo probablemente están en un sistema de planificación o en un ERP, y es ahí donde deben seguir. TimeTracking no gestiona órdenes de trabajo ni existencias. Lo que sí hace es permitir que el técnico añada una nota breve a cada registro: el número de la orden de trabajo, lo que se hizo, qué material se utilizó o por qué hace falta una nueva visita. La nota viaja con las horas hasta la aprobación y la exportación.
Las compras pequeñas en ruta, como el aparcamiento o una pieza comprada en el almacén, se añaden como gastos. Se adjunta una foto del ticket y la IA lee el importe y la fecha, de modo que el técnico solo tiene que comprobarlos.
Avisos urgentes y horas extra
El servicio técnico no se detiene a las cinco. Un aviso por la tarde o un sábado se registra como un registro propio con sus propias horas, de modo que las horas extra y los pluses por horario irregular se pueden asignar a los códigos de nómina correctos en la exportación.
Los periodos aprobados se bloquean tras la exportación. Si algo hay que corregirlo más tarde, se convierte en una línea del periodo siguiente en lugar de un cambio silencioso, de modo que nóminas y sus registros siempre coinciden.
Conformidad del cliente cuando el contrato lo pide
Algunos clientes, como las comunidades de vecinos, las administraciones de fincas o las empresas de facility management que subcontratan el mantenimiento, quieren aprobar las horas antes de que usted facture. Reciben un enlace mágico seguro, ven las visitas a sus direcciones con horas y notas, y aprueban o rechazan líneas con un comentario. No hay cuenta ni contraseña, y se guardan su nombre y la hora de la aprobación.
Las horas entran, el resto de su software se queda
TimeTracking no es un software de gestión de servicios de campo. No planifica rutas, no gestiona órdenes de trabajo ni envía facturas. Entrega horas aprobadas, desplazamientos y gastos: a nóminas con la exportación en formato SD Worx o con archivos CSV y XLSX configurables, y a su herramienta de facturación o de cálculo de costes mediante exportaciones o la API REST. Los conectores para Loket, Nmbrs y AFAS llegarán próximamente.
Preguntas frecuentes
¿Pueden los técnicos registrar varios trabajos al día?
Sí. Cada trabajo es un registro propio en la dirección del cliente, con hora de inicio y de fin y una nota opcional. El tiempo de desplazamiento entre trabajos se registra por separado.
¿Se calcula el kilometraje automáticamente?
Los técnicos añaden un trayecto con una dirección de salida y otra de llegada, y la distancia se calcula a partir de la ruta. TimeTracking no registra un rastro GPS continuo.
¿Puede TimeTracking sustituir nuestro sistema de órdenes de trabajo?
No. TimeTracking no gestiona órdenes de trabajo, existencias ni facturas. Los técnicos pueden añadir el número de la orden de trabajo y lo que se hizo como nota en cada registro, y las horas aprobadas se pueden exportar o consultar mediante la API.
¿Qué pasa si no hay cobertura en un sótano o en un cuarto de instalaciones?
El temporizador sigue en marcha sin conexión y las horas quedan en cola en el teléfono hasta que vuelve a tenerla.
¿Se inicia el temporizador cuando un técnico llega a casa de un cliente?
No. Están previstos avisos por geovalla en direcciones configuradas, y aun así solo enviarán un recordatorio. Hoy los técnicos inician el temporizador ellos mismos, y un recordatorio por email detecta los días con horas sin registrar.
¿Cuánto cuesta?
Gratis hasta 5 usuarios y después €1 por usuario al mes en Core, que incluye cuadrantes, kilometraje, tiempo de desplazamiento, gastos, aprobaciones y exportaciones a nóminas. Pro, a €3, añade el registro horario predictivo y el lector con IA.
Páginas relacionadas
Empresas de trabajo temporal
Asignaciones, aprobación del cliente con enlace mágico, lector con IA, detección de conflictos y exportación a nóminas.
Construcción
Un temporizador que sigue funcionando sin conexión, horas por obra y un quiosco en la entrada.
Logística y almacenes
Turnos planificados, confirmación con un toque, fichaje en quiosco y turnos de noche bien gestionados.
Ver precios
Gratis hasta 5 usuarios. Core desde €1 por usuario al mes, todo incluido.
Pruebe TimeTracking gratis
Gratis hasta 5 usuarios. Core desde €1 por usuario al mes, todo incluido.