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TimeTracking

Rilevazione ore per istituti di vigilanza

Le guardie giurate lavorano turni da 12 ore, di notte e nei weekend, su postazioni fisse e ronde mobili in molti obiettivi dei clienti. TimeTracking mantiene ogni turno sull'obiettivo giusto, conteggia un turno notturno come un unico turno, avvisa chi pianifica prima che il riposo venga violato e permette a ogni cliente di approvare le ore sul proprio obiettivo.

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Demo animata: una guardia giurata timbra alla postazione per un turno notturno di 12 ore, il turno attraversa la mezzanotte e resta un unico turno, il piano avvisa che il turno successivo lascia troppo poco riposo finché il pianificatore non lo sposta, e il cliente approva le ore sul proprio obiettivo. Il turno inizia alla postazione, Oltre la mezzanotte, Controllo del riposo, Il cliente approva.

Come gli istituti di vigilanza usano TimeTracking

  1. Obiettivi, postazioni e ronde

    Ogni obiettivo del cliente diventa una sede. Postazioni fisse e ronde sono pianificate come turni su quell'obiettivo nel piano turni, con schemi ricorrenti per le postazioni permanenti.

  2. Controllare il piano prima di pubblicarlo

    Le regole sui riposi e le ferie approvate vengono verificate sul piano turni, così chi pianifica vede un avviso prima che una guardia abbia troppo poco riposo tra due turni.

  3. Le guardie iniziano e chiudono il turno

    Le guardie timbrano con l'app o su un tablet chiosco alla postazione con un PIN personale. Un turno dalle 19:00 alle 07:00 è registrato come un unico turno.

  4. Approvazione del cliente per obiettivo, poi paghe

    Il referente di ogni obiettivo approva le ore tramite un magic link. Ore approvate, indennità notturne e straordinari vanno alle paghe.

Turni notturni che restano un unico turno

Un turno dalle 19:00 alle 07:00 sono dodici ore di lavoro, non due mezze giornate. TimeTracking registra i turni che attraversano la mezzanotte come un unico turno con totali corretti, e le pause sono registrate esplicitamente. Le indennità per notte, weekend e orari disagiati sono tipi di ore che si associano ai propri codici paghe nell'export, così il cedolino corrisponde al piano turni.

  • Turni da 12 ore e notturni oltre la mezzanotte
  • Pause registrate esplicitamente
  • Indennità notturne e festive associate ai codici paghe
  • Pianificato contro lavorato per turno e obiettivo

Riposi verificati prima dell'uscita del piano

Nella vigilanza il sovraccarico di lavoro nasce nel piano turni. Una cancellazione tardiva, un collega che si ammala, e una guardia che ha finito alle 07:00 viene pianificata di nuovo alle 15:00. Il motore di regole verifica sul piano le regole sui riposi configurate e avvisa chi pianifica prima della pubblicazione, a partire dai preset olandesi.

I turni aperti si possono proporre a un gruppo di guardie, per esempio la squadra che già conosce l'obiettivo. Chi pianifica decide a chi assegnare il turno, e gli scambi tra guardie diventano effettivi solo dopo l'approvazione del pianificatore.

  • Avvisi sui riposi, a partire dai preset olandesi
  • Turni aperti proposti a un gruppo
  • Scambi approvati dal pianificatore
  • Ferie approvate prese in considerazione

Postazioni, ronde e interventi su allarme

Le postazioni fisse, come una reception o una portineria, funzionano con turni ricorrenti su un solo obiettivo. Le guardie mobili percorrono ronde su più obiettivi nel corso di una notte e talvolta intervengono su un allarme. Una guardia in ronda può imputare il tempo per obiettivo come registrazioni separate, così ogni cliente vede la propria quota, mentre tempo di viaggio e chilometri tra gli obiettivi sono registrati separatamente.

TimeTracking è un sistema di rilevazione ore, non un sistema di controllo ronde. Non registra le scansioni dei punti di controllo e non segue le guardie con il GPS. QR code e tag NFC per la timbratura sono previsti ma oggi non disponibili.

Timbrare alla postazione

Molti obiettivi hanno una postazione con una scrivania e molte guardie preferiscono non usare il proprio telefono per lavoro. Un tablet chiosco alla postazione, limitato a quell'obiettivo, permette a ogni guardia di timbrare entrata e uscita con un PIN personale a 6 cifre. Dopo 5 PIN errati il tablet si blocca per 15 minuti. Il chiosco non scatta foto e non usa il riconoscimento facciale.

Le guardie che si spostano tra obiettivi usano l'app mobile, con un timer che continua dopo un riavvio e una coda offline per i luoghi senza segnale.

Approvazione del cliente per obiettivo

I clienti della vigilanza pagano le ore sul proprio obiettivo e vogliono vederle. Il referente di ogni obiettivo riceve un magic link sicuro con i turni su quell'obiettivo, compresi orari di inizio e fine ed eventuali note, e approva o rifiuta le righe con un commento. Non serve un account. Nome e orario dell'approvazione vengono memorizzati, il che fornisce una traccia chiara se una fattura viene contestata in seguito.

Per i clienti con molti obiettivi, le approvazioni possono essere suddivise per obiettivo, così ogni referente locale vede solo i propri.

Export paghe e sistemi aperti

Ore approvate, indennità, straordinari, viaggi e spese vanno alle paghe in un unico export: oggi un export in formato SD Worx e file CSV e XLSX configurabili, con i connettori per Loket, Nmbrs e AFAS in arrivo. I periodi esportati sono bloccati e le correzioni diventano una riga nel periodo successivo.

Rapporti sugli incidenti, software di centrale operativa e fatturazione restano negli strumenti già in uso. TimeTracking si collega a questi tramite export e API REST.

Domande frequenti

I turni notturni oltre la mezzanotte sono gestiti correttamente?

Sì. Un turno dalle 19:00 alle 07:00 è registrato come un unico turno da 12 ore con totali corretti e una pausa esplicita.

Il piano turni avvisa delle violazioni dei riposi?

Sì. Il motore di regole avvisa chi pianifica dei turni che violano le regole sui riposi configurate prima della pubblicazione del piano, a partire dai preset olandesi.

TimeTracking può registrare i punti di controllo di una ronda?

No. TimeTracking registra il tempo di lavoro, non le scansioni dei punti di controllo. QR code e tag NFC per la timbratura sono previsti ma oggi non disponibili.

Traccia la posizione delle guardie?

No. Non c'è alcun tracciamento continuo della posizione. Il geofencing previsto invierà solo un avviso nei pressi delle sedi configurate.

I clienti possono approvare le ore per obiettivo?

Sì. Il referente di ogni obiettivo approva tramite un magic link sicuro, senza account. Nome e orario dell'approvazione vengono memorizzati.

Quanto costa?

Gratis fino a 5 utenti, poi €1 per utente al mese su Core, con piani turni, avvisi sui riposi, approvazioni del cliente ed export paghe.

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