Siirry sisältöön
TimeTracking

Työajanseuranta vartiointiliikkeille

Vartijat tekevät 12 tunnin vuoroja, öitä ja viikonloppuja kiinteillä vartiopisteillä ja liikkuvilla kierroksilla monissa asiakaskohteissa. TimeTracking pitää jokaisen vuoron oikealla kohteella, laskee yövuoron yhdeksi vuoroksi, varoittaa suunnittelijoita ennen lepoajan rikkoutumista ja antaa jokaisen asiakkaan hyväksyä tunnit omalla kohteellaan.

Aloita ilmaiseksiKatso hinnat
Animoitu demo: vartija leimaa sisään vartiopisteellä 12 tunnin yövuoroon, vuoro ylittää keskiyön ja pysyy yhtenä vuorona, työvuorolista varoittaa, että seuraava vuoro jättää liian vähän lepoa, kunnes suunnittelija siirtää sen, ja asiakas hyväksyy tunnit kohteellaan. Vuoro alkaa vartiopisteellä, Keskiyön yli, Lepoaikatarkistus, Asiakas hyväksyy.

Näin vartiointiliikkeet käyttävät TimeTrackingia

  1. Kohteet, vartiopisteet ja kierrokset

    Jokainen asiakaskohde on kohde. Kiinteät vartiopisteet ja kierrokset suunnitellaan vuoroiksi kyseiselle kohteelle työvuorolistassa, pysyvissä pisteissä toistuvilla kuvioilla.

  2. Tarkista työvuorolista ennen julkaisua

    Lepoaikasäännöt ja hyväksytyt lomat tarkistetaan työvuorolistasta, joten suunnittelija näkee varoituksen ennen kuin vartija saa liian vähän lepoa kahden vuoron välillä.

  3. Vartijat aloittavat ja lopettavat vuoron

    Vartijat leimaavat sisään sovelluksella tai vartiopisteen kioskitabletilla henkilökohtaisella PIN-koodilla. Vuoro klo 19:00 - 07:00 kirjataan yhtenä vuorona.

  4. Asiakashyväksyntä kohteittain, sitten palkanlaskenta

    Kunkin kohteen yhteyshenkilö hyväksyy tunnit kirjautumislinkillä. Hyväksytyt tunnit, yölisät ja ylityöt menevät palkanlaskentaan.

Yövuorot, jotka pysyvät yhtenä vuorona

Vuoro klo 19:00 - 07:00 on kaksitoista tuntia työtä, ei kaksi puolikasta päivää. TimeTracking kirjaa keskiyön ylittävät vuorot yhtenä vuorona oikeilla kokonaissummilla, ja tauot kirjataan erikseen. Yö-, viikonloppu- ja epämukavien työaikojen lisät ovat tuntilajeja, jotka yhdistät palkkakoodeihisi viennissä, joten palkkalaskelma vastaa työvuorolistaa.

  • 12 tunnin ja yövuorot keskiyön yli
  • Tauot erikseen kirjattuina
  • Yö- ja viikonloppulisät yhdistetty palkkakoodeihin
  • Suunniteltu vs. tehty vuoroittain ja kohteittain

Lepoaika tarkistetaan ennen kuin työvuorolista julkaistaan

Vartioinnissa liiallinen työ alkaa työvuorolistasta. Myöhäinen peruutus, kollega sairastuu, ja vartija, joka lopetti klo 07:00, onkin yhtäkkiä suunniteltu uudelleen klo 15:00. Sääntömoottori tarkistaa määritetyt lepoaikasäännöt työvuorolistasta ja varoittaa suunnittelijaa ennen julkaisua, aloittaen hollantilaisilla esiasetuksilla.

Avoimia vuoroja voi tarjota vartijaryhmälle, esimerkiksi tiimille, joka tuntee kohteen jo. Suunnittelija päättää, kuka vuoron saa, ja vartijoiden väliset vuoronvaihdot tulevat voimaan vasta suunnittelijan hyväksyttyä ne.

  • Lepoaikavaroitukset, aloittaen hollantilaisilla esiasetuksilla
  • Avoimet vuorot tarjottavissa ryhmälle
  • Suunnittelija hyväksyy vuoronvaihdot
  • Hyväksytyt lomat huomioidaan

Vartiopisteet, kierrokset ja hälytyskeikat

Kiinteät pisteet, kuten vastaanottotiski tai portin vartiokoppi, pyörivät toistuvilla vuoroilla yhdessä kohteessa. Liikkuvat vartijat ajavat kierroksia usean kohteen ohi yön aikana ja vastaavat joskus hälytykseen. Kierroksella oleva vartija voi kirjata ajan kohteittain erillisinä kirjauksina, jolloin kukin asiakas näkee oman osuutensa, ja kohteiden välinen matka-aika ja kilometrit kirjataan erikseen.

TimeTracking on työajanseurantajärjestelmä, ei vartiokierrosjärjestelmä. Se ei kirjaa tarkistuspisteiden lukuja eikä seuraa vartijoita GPS:llä. QR-koodit ja NFC-tunnisteet sisäänleimaukseen ovat suunnitteilla mutta eivät vielä käytössä.

Leimaus vartiopisteellä

Monissa kohteissa on pöydällä varustettu piste, ja moni vartija ei halua käyttää omaa puhelintaan työhön. Vartiopisteen kioskitabletti, rajattuna kyseiseen kohteeseen, antaa jokaisen vartijan leimata sisään ja ulos henkilökohtaisella 6-numeroisella PIN-koodilla. Viiden väärän PIN-koodin jälkeen tabletti lukittuu 15 minuutiksi. Kioski ei ota valokuvia eikä käytä kasvojentunnistusta.

Kohteiden välillä liikkuvat vartijat käyttävät mobiilisovellusta, jonka ajastin jatkaa käyntiä uudelleenkäynnistyksen jälkeen ja jossa on offline-jono paikkoihin, joissa ei ole kenttää.

Asiakashyväksyntä kohteittain

Vartioinnin asiakkaat maksavat kohteensa tunneista, ja he haluavat nähdä ne. Kunkin kohteen yhteyshenkilö saa turvallisen kirjautumislinkin, jossa on kyseisen kohteen vuorot alku- ja loppuaikoineen ja mahdollisine muistiinpanoineen, ja hyväksyy tai hylkää rivejä kommentin kera. Tiliä ei tarvita. Heidän nimensä ja hyväksynnän ajankohta tallennetaan, mikä antaa selvän jäljen, jos laskua kyseenalaistetaan myöhemmin.

Asiakkailla, joilla on paljon kohteita, hyväksynnät voidaan jakaa kohteittain, jolloin kukin paikallinen yhteyshenkilö näkee vain omansa.

Palkka-aineiston viennit ja avoin järjestelmäkokonaisuus

Hyväksytyt tunnit, lisät, ylityöt, matkat ja kulut menevät palkanlaskentaan yhdellä viennillä: nykyisin SD Worx -muotoinen vienti ja muokattavat CSV- ja XLSX-tiedostot, ja Loket-, Nmbrs- ja AFAS-liittymät ovat tulossa pian. Viedyt jaksot lukitaan, ja korjauksista tulee rivi seuraavaan jaksoon.

Tapahtumaraportit, valvomo-ohjelmisto ja laskutus pysyvät jo käyttämissäsi työkaluissa. TimeTracking yhdistyy niihin vientien ja REST API:n kautta.

Usein kysytyt kysymykset

Käsitelläänkö keskiyön yli jatkuvat yövuorot oikein?

Kyllä. Vuoro klo 19:00 - 07:00 kirjataan yhtenä 12 tunnin vuorona oikeilla kokonaissummilla ja erikseen kirjatulla tauolla.

Varoittaako työvuorolista lepoaikarikkomuksista?

Kyllä. Sääntömoottori varoittaa suunnittelijoita vuoroista, jotka rikkovat määritettyjä lepoaikasääntöjä, ennen työvuorolistan julkaisua, aloittaen hollantilaisilla esiasetuksilla.

Voiko TimeTracking kirjata tarkistuspisteitä kierroksella?

Ei. TimeTracking kirjaa työajan, ei tarkistuspisteiden lukuja. QR-koodit ja NFC-tunnisteet sisäänleimaukseen ovat suunnitteilla mutta eivät vielä käytössä.

Seuraako se vartijoiden sijaintia?

Ei. Jatkuvaa sijaintiseurantaa ei ole. Suunniteltu geoaitaus lähettää vain ilmoituksen määritettyjen kohteiden lähellä.

Voivatko asiakkaat hyväksyä tunnit kohteittain?

Kyllä. Kunkin kohteen yhteyshenkilö hyväksyy turvallisella kirjautumislinkillä ilman tiliä. Nimi ja hyväksynnän ajankohta tallennetaan.

Mitä se maksaa?

Ilmainen enintään 5 käyttäjälle, sen jälkeen €1 käyttäjältä kuukaudessa Core-paketissa, joka sisältää työvuorolistat, lepoaikavaroitukset, asiakashyväksynnät ja palkka-aineiston viennit.

Aiheeseen liittyvät sivut

Kokeile TimeTrackingia ilmaiseksi

Ilmainen enintään 5 käyttäjälle. Core alkaen €1 käyttäjältä kuukaudessa, kaikki sisältyy.

Aloita ilmaiseksiKatso hinnat