Suivi du temps pour les entreprises de sécurité privée
Les agents de sécurité enchaînent des postes de 12 heures, de nuit et de week-end, sur des postes fixes et des rondes mobiles dans de nombreux sites clients. TimeTracking garde chaque poste sur le bon site, compte un poste de nuit comme un seul poste, avertit les planificateurs avant que le repos ne soit enfreint et laisse chaque client valider les heures de son site.
Comment les entreprises de sécurité utilisent TimeTracking
Sites, postes et rondes
Chaque site client devient un site. Postes fixes et rondes sont planifiés comme des postes sur ce site dans le planning, avec des motifs récurrents pour les postes permanents.
Contrôlez le planning avant publication
Les règles de temps de repos et les congés validés sont vérifiés par rapport au planning : le planificateur voit un avertissement avant qu’un agent ne dispose de trop peu de repos entre deux postes.
Les agents commencent et terminent leur poste
Les agents pointent avec l’application ou sur une borne tablette au poste avec un code PIN personnel. Un poste de 19 h 00 à 7 h 00 est enregistré comme un seul poste.
Validation client par site, puis paie
L’interlocuteur de chaque site valide les heures via un lien magique. Heures validées, primes de nuit et heures supplémentaires partent vers la paie.
Des postes de nuit qui restent un seul poste
Un poste de 19 h 00 à 7 h 00 représente douze heures de travail, pas deux demi-journées. TimeTracking enregistre les postes qui passent minuit comme un seul poste avec des totaux corrects, et les pauses sont saisies explicitement. Les primes de nuit, de week-end et d’horaires irréguliers sont des types d’heures que vous associez à vos codes de paie dans l’export : le bulletin de paie correspond au planning.
- Postes de 12 heures et de nuit après minuit
- Pauses saisies explicitement
- Primes de nuit et de week-end associées aux codes de paie
- Prévu et travaillé par poste et par site
Temps de repos contrôlé avant la sortie du planning
Dans la sécurité, le surmenage commence dans le planning. Une annulation tardive, un collègue malade, et un agent qui a fini à 7 h 00 est soudain replanifié à 15 h 00. Le moteur de règles vérifie les règles de temps de repos configurées par rapport au planning et avertit le planificateur avant publication, en commençant par des préréglages néerlandais.
Les postes ouverts peuvent être proposés à un groupe d’agents, par exemple l’équipe qui connaît déjà le site. Le planificateur décide qui obtient le poste, et les échanges entre agents ne prennent effet qu’une fois validés par le planificateur.
- Avertissements de temps de repos, en commençant par des préréglages néerlandais
- Postes ouverts proposés à un groupe
- Échanges validés par le planificateur
- Congés validés pris en compte
Postes, rondes et interventions sur alarme
Les postes fixes, comme une réception ou une loge de gardien, tournent sur des postes récurrents sur un seul site. Les agents mobiles enchaînent des rondes devant plusieurs sites dans une nuit et interviennent parfois sur une alarme. Un agent en ronde peut saisir le temps par site comme des saisies distinctes : chaque client voit sa part, tandis que le temps de trajet et les kilomètres entre sites sont enregistrés séparément.
TimeTracking est un système de suivi du temps, pas un système de contrôle de rondes. Il n’enregistre pas de scans de points de contrôle et ne suit pas les agents par GPS. Les QR codes et les badges NFC pour pointer sont prévus mais pas disponibles aujourd’hui.
Pointer au poste
De nombreux sites ont un poste avec un bureau, et beaucoup d’agents préfèrent ne pas utiliser leur propre téléphone pour le travail. Une borne tablette au poste, limitée à ce site, permet à chaque agent de pointer l’arrivée et le départ avec un code PIN personnel à 6 chiffres. Après 5 codes erronés, la tablette se verrouille 15 minutes. La borne ne prend pas de photos et n’utilise pas de reconnaissance faciale.
Les agents qui se déplacent entre plusieurs sites utilisent l’application mobile, avec un chronomètre qui continue après un redémarrage et une file d’attente hors ligne pour les lieux sans réseau.
Validation client par site
Les clients de la sécurité paient les heures de leur site et veulent les voir. L’interlocuteur de chaque site reçoit un lien magique sécurisé avec les postes réalisés sur ce site, horaires de début et de fin et éventuelles notes compris, et valide ou refuse des lignes avec un commentaire. Aucun compte n’est nécessaire. Son nom et l’heure de validation sont conservés : vous disposez d’une trace claire si une facture est contestée plus tard.
Pour les clients qui ont de nombreux sites, les validations peuvent être réparties par site : chaque interlocuteur local ne voit que le sien.
Exports de paie et environnement ouvert
Heures validées, primes, heures supplémentaires, trajets et frais partent vers la paie en un seul export : un export au format SD Worx et des fichiers CSV et XLSX configurables dès aujourd’hui, avec des connecteurs Loket, Nmbrs et AFAS bientôt disponibles. Les périodes exportées sont verrouillées, et les corrections deviennent une ligne dans la période suivante.
Les mains courantes, le logiciel de salle de contrôle et la facturation restent dans les outils que vous utilisez déjà. TimeTracking s’y connecte via des exports et l’API REST.
Questions fréquentes
Les postes de nuit après minuit sont-ils gérés correctement ?
Oui. Un poste de 19 h 00 à 7 h 00 est enregistré comme un seul poste de 12 heures, avec des totaux corrects et une pause explicite.
Le planning avertit-il en cas de non-respect du temps de repos ?
Oui. Le moteur de règles avertit les planificateurs des postes qui enfreignent les règles de temps de repos configurées avant la publication du planning, en commençant par des préréglages néerlandais.
TimeTracking peut-il enregistrer des points de contrôle lors d’une ronde ?
Non. TimeTracking enregistre le temps de travail, pas des scans de points de contrôle. Les QR codes et les badges NFC pour pointer sont prévus mais pas disponibles aujourd’hui.
Suit-il la position des agents ?
Non. Il n’y a pas de suivi de position en continu. Le géorepérage prévu n’enverra qu’une notification autour de sites configurés.
Les clients peuvent-ils valider les heures par site ?
Oui. L’interlocuteur de chaque site valide via un lien magique sécurisé, sans compte. Son nom et l’heure de validation sont conservés.
Combien cela coûte-t-il ?
Gratuit jusqu’à 5 utilisateurs, puis 1 € par utilisateur et par mois avec Core, plannings, alertes de temps de repos, validations client et exports de paie inclus.
Pages associées
Agences d’intérim
Missions, validation client par lien magique, lecture IA, détection des conflits et exports de paie.
BTP
Un chronomètre qui continue hors ligne, des heures par chantier et une borne à l’entrée.
Logistique et entrepôts
Postes planifiés, confirmation en un geste, pointage sur borne et postes de nuit bien gérés.
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