Evidence pracovní doby pro bezpečnostní agentury
Pracovníci ostrahy pracují ve 12hodinových směnách, v noci i o víkendech, na pevných stanovištích a mobilních obchůzkách napříč mnoha objekty zákazníků. TimeTracking drží každou směnu na správném objektu, počítá noční směnu jako jednu směnu, varuje plánovače dřív, než se poruší odpočinek, a nechá každého zákazníka schválit hodiny na jeho objektu.
Jak bezpečnostní agentury používají TimeTracking
Objekty, stanoviště a obchůzky
Každý objekt zákazníka se stane pracovištěm. Pevná stanoviště a obchůzky se plánují jako směny na daném objektu v rozpisu, u stálých stanovišť s opakujícími se vzory.
Kontrola rozpisu před zveřejněním
Pravidla odpočinku a schválená dovolená se kontrolují vůči rozpisu, takže plánovač uvidí varování dřív, než pracovník dostane mezi dvěma směnami příliš málo odpočinku.
Pracovníci zahájí a ukončí směnu
Pracovníci zaznamenají příchod v aplikaci nebo na tabletovém kiosku na stanovišti osobním PINem. Směna od 19:00 do 7:00 se zaznamená jako jedna směna.
Schválení zákazníkem po objektech, pak mzdy
Kontaktní osoba každého objektu schválí hodiny přes magický odkaz. Schválené hodiny, noční příplatky a přesčasy jdou do mezd.
Noční směny, které zůstávají jednou směnou
Směna od 19:00 do 7:00 je dvanáct hodin práce, ne dva půlkové dny. TimeTracking zaznamenává směny přes půlnoc jako jednu směnu se správnými součty a přestávky se zapisují výslovně. Příplatky za noc, víkend a nepravidelnou dobu jsou typy hodin, které v exportu namapujete na své mzdové kódy, takže výplatní páska odpovídá rozpisu.
- 12hodinové a noční směny přes půlnoc
- Výslovně zaznamenané přestávky
- Noční a víkendové příplatky namapované na mzdové kódy
- Plán oproti skutečnosti podle směny a objektu
Odpočinek zkontrolovaný před vydáním rozpisu
V ostraze přepracování začíná v rozpisu. Pozdní zrušení, kolega, který se nahlásí nemocný, a pracovník, který skončil v 7:00, je najednou znovu naplánovaný na 15:00. Pravidlový modul kontroluje nastavená pravidla odpočinku vůči rozpisu a varuje plánovače před zveřejněním, zatím s nizozemskými předvolbami.
Volné směny lze nabídnout skupině pracovníků, například týmu, který objekt už zná. Plánovač rozhodne, kdo směnu dostane, a výměny mezi pracovníky nabydou účinnosti až po schválení plánovačem.
- Varování před nedostatečným odpočinkem, zatím s nizozemskými předvolbami
- Volné směny nabízené skupině
- Výměny schvaluje plánovač
- Zohlednění schválené dovolené
Stanoviště, obchůzky a výjezdy
Pevná stanoviště, například recepce či vrátnice, běží na opakujících se směnách na jednom objektu. Mobilní pracovníci objíždějí za noc několik objektů a někdy zasahují při alarmu. Pracovník na obchůzce může čas rozdělit podle objektu do samostatných záznamů, takže každý zákazník vidí svůj podíl, zatímco cestovní čas a kilometry mezi objekty se evidují zvlášť.
TimeTracking je systém pro evidenci pracovní doby, ne systém pro kontrolu obchůzek. Neeviduje skenování kontrolních bodů a nesleduje pracovníky pomocí GPS. QR kódy a NFC štítky pro zaznamenání příchodu jsou v plánu, ale dnes nejsou k dispozici.
Příchod na stanovišti
Mnoho objektů má stanoviště se stolem a mnoho pracovníků nechce k práci používat vlastní telefon. Tabletový kiosek na stanovišti, omezený na daný objekt, umožní každému zaznamenat příchod a odchod osobním 6místným PINem. Po 5 chybných PINech se tablet na 15 minut zamkne. Kiosek nepořizuje fotky a nepoužívá rozpoznávání obličeje.
Pracovníci, kteří se pohybují mezi objekty, používají mobilní aplikaci s časovačem, který běží i po restartu, a offline frontou pro místa bez signálu.
Schválení zákazníkem po objektech
Zákazníci ostrahy platí za hodiny na svém objektu a chtějí je vidět. Kontaktní osoba každého objektu dostane zabezpečený magický odkaz se směnami na daném objektu, včetně začátků, konců a případných poznámek, a řádky schválí nebo zamítne s komentářem. Účet není potřeba. Její jméno a čas schválení se uloží, takže máte jasný záznam, pokud někdo později zpochybní fakturu.
U zákazníků s mnoha objekty lze schvalování rozdělit podle objektů, takže každá místní kontaktní osoba vidí jen své.
Exporty do mezd a otevřené prostředí
Schválené hodiny, příplatky, přesčasy, cesty a výdaje jdou do mezd jedním exportem: dnes export ve formátu SD Worx a konfigurovatelné soubory CSV a XLSX, konektory pro Loket, Nmbrs a AFAS brzy přibudou. Exportovaná období jsou uzamčená a opravy se stanou řádkem v dalším období.
Hlášení incidentů, software pro dispečink a fakturace zůstávají v nástrojích, které už používáte. TimeTracking se na ně napojuje přes exporty a REST API.
Časté dotazy
Zpracovávají se noční směny přes půlnoc správně?
Ano. Směna od 19:00 do 7:00 se zaznamená jako jedna 12hodinová směna se správnými součty a výslovnou přestávkou.
Varuje rozpis před porušením odpočinku?
Ano. Pravidlový modul varuje plánovače před směnami, které porušují nastavená pravidla odpočinku, ještě před zveřejněním rozpisu, zatím s nizozemskými předvolbami.
Umí TimeTracking evidovat kontrolní body na obchůzce?
Ne. TimeTracking eviduje pracovní dobu, ne skenování kontrolních bodů. QR kódy a NFC štítky pro zaznamenání příchodu jsou v plánu, ale dnes nejsou k dispozici.
Sleduje polohu pracovníků?
Ne. Žádné nepřetržité sledování polohy neexistuje. Plánovaný geofencing pošle kolem nastavených pracovišť jen výzvu.
Mohou zákazníci schvalovat hodiny po objektech?
Ano. Kontaktní osoba každého objektu schvaluje přes zabezpečený magický odkaz, bez účtu. Jméno a čas schválení se uloží.
Kolik to stojí?
Zdarma do 5 uživatelů, poté €1 za uživatele měsíčně v tarifu Core, včetně rozpisů, varování před nedostatečným odpočinkem, schvalování zákazníkem a exportů do mezd.
Související stránky
Personální agentury
Zakázky, schválení zákazníkem přes magický odkaz, AI čtečka, detekce konfliktů a exporty do mezd.
Stavebnictví
Časovač, který běží i offline, hodiny podle stavby a kiosek u brány.
Logistika a sklady
Plánované směny, potvrzení jedním klepnutím, příchod na kiosku a správně zpracované noční směny.
Zobrazit ceník
Zdarma do 5 uživatelů. Core od €1 za uživatele měsíčně, vše v ceně.
Vyzkoušejte TimeTracking zdarma
Zdarma do 5 uživatelů. Core od €1 za uživatele měsíčně, vše v ceně.