Control horario para empresas de seguridad privada
Los vigilantes trabajan turnos de 12 horas, noches y fines de semana, en puestos fijos y rondas móviles en muchos objetivos de clientes. TimeTracking mantiene cada turno en el objetivo correcto, cuenta un turno de noche como un solo turno, avisa a quien planifica antes de que se incumpla el descanso y permite que cada cliente apruebe las horas de su propio objetivo.
Cómo usan TimeTracking las empresas de seguridad
Objetivos, puestos y rondas
Cada objetivo de un cliente se convierte en un centro de trabajo. Los puestos fijos y las rondas se planifican como turnos en ese objetivo en el cuadrante, con patrones recurrentes para los puestos permanentes.
Compruebe el cuadrante antes de publicarlo
Las normas de descanso y los permisos aprobados se comprueban con el cuadrante, de modo que quien planifica ve un aviso antes de que un vigilante tenga muy poco descanso entre dos turnos.
Los vigilantes inician y terminan el turno
Los vigilantes fichan con la app o en una tableta con quiosco en el puesto con un PIN personal. Un turno de 19:00 a 07:00 se registra como un solo turno.
Aprobación del cliente por objetivo y después nóminas
El contacto de cada objetivo aprueba las horas mediante un enlace mágico. Las horas aprobadas, los pluses de nocturnidad y las horas extra pasan a nóminas.
Turnos de noche que siguen siendo un solo turno
Un turno de 19:00 a 07:00 son doce horas de trabajo, no dos medias jornadas. TimeTracking registra los turnos que cruzan la medianoche como un solo turno con los totales correctos, y las pausas se registran de forma explícita. Los pluses de nocturnidad, de fin de semana y de horario irregular son tipos de hora que usted asigna a sus códigos de nómina en la exportación, de modo que la nómina coincide con el cuadrante.
- Turnos de 12 horas y nocturnos que pasan de medianoche
- Pausas registradas de forma explícita
- Pluses de nocturnidad y de fin de semana asignados a códigos de nómina
- Planificado frente a trabajado por turno y objetivo
Descanso comprobado antes de que salga el cuadrante
En seguridad, el exceso de trabajo empieza en el cuadrante. Una cancelación de última hora, un compañero que se da de baja y un vigilante que terminó a las 07:00 aparece de pronto planificado otra vez a las 15:00. El motor de reglas comprueba con el cuadrante las normas de descanso configuradas y avisa a quien planifica antes de publicarlo, empezando por los ajustes preestablecidos neerlandeses.
Los turnos abiertos se pueden ofrecer a un grupo de vigilantes, por ejemplo al equipo que ya conoce el objetivo. Quien planifica decide quién se queda el turno, y los cambios entre vigilantes solo se aplican cuando los aprueba.
- Avisos de descanso, empezando por los ajustes preestablecidos neerlandeses
- Turnos abiertos ofrecidos a un grupo
- Cambios aprobados por quien planifica
- Permisos aprobados tenidos en cuenta
Puestos, rondas y avisos
Los puestos fijos, como una recepción o una garita, funcionan con turnos recurrentes en un solo objetivo. Los vigilantes móviles hacen rondas por varios objetivos en una noche y a veces acuden a una alarma. Un vigilante en ronda puede imputar el tiempo por objetivo como registros separados, de modo que cada cliente ve su parte, mientras que el tiempo de desplazamiento y los kilómetros entre objetivos se registran por separado.
TimeTracking es un sistema de control horario, no un sistema de control de rondas. No registra lecturas de puntos de control y no sigue a los vigilantes con GPS. Están previstos códigos QR y etiquetas NFC para fichar, pero hoy no están disponibles.
Fichar en el puesto
Muchos objetivos tienen un puesto con mostrador, y muchos vigilantes prefieren no usar su propio teléfono para trabajar. Una tableta con quiosco en el puesto, limitada a ese objetivo, permite que cada vigilante fiche la entrada y la salida con un PIN personal de 6 dígitos. Tras 5 PIN erróneos la tableta se bloquea durante 15 minutos. El quiosco no hace fotos y no usa reconocimiento facial.
Los vigilantes que se mueven entre objetivos usan la app móvil, con un temporizador que sigue en marcha tras un reinicio y una cola sin conexión para lugares sin cobertura.
Aprobación del cliente por objetivo
Los clientes de seguridad pagan las horas de su objetivo y quieren verlas. El contacto de cada objetivo recibe un enlace mágico seguro con los turnos de ese objetivo, incluidas las horas de inicio y de fin y las notas, y aprueba o rechaza líneas con un comentario. No necesita cuenta. Se guardan su nombre y la hora de la aprobación, lo que le da un registro claro si más adelante se cuestiona una factura.
Para los clientes con muchos objetivos, las aprobaciones se pueden dividir por objetivo, de modo que cada contacto local ve solo lo suyo.
Exportaciones a nóminas y un entorno abierto
Las horas aprobadas, los pluses, las horas extra, los desplazamientos y los gastos pasan a nóminas en una sola exportación: hoy, una exportación en formato SD Worx y archivos CSV y XLSX configurables, con los conectores de Loket, Nmbrs y AFAS próximamente. Los periodos exportados se bloquean y las correcciones se convierten en una línea del periodo siguiente.
Los partes de incidencias, el software de la central receptora y la facturación se quedan en las herramientas que ya utiliza. TimeTracking se conecta con ellas mediante exportaciones y la API REST.
Preguntas frecuentes
¿Se gestionan correctamente los turnos de noche que pasan de medianoche?
Sí. Un turno de 19:00 a 07:00 se registra como un solo turno de 12 horas con los totales correctos y una pausa explícita.
¿Avisa el cuadrante de incumplimientos del descanso?
Sí. El motor de reglas avisa a quien planifica de los turnos que incumplen las normas de descanso configuradas antes de publicar el cuadrante, empezando por los ajustes preestablecidos neerlandeses.
¿Puede TimeTracking registrar puntos de control en una ronda?
No. TimeTracking registra el tiempo de trabajo, no lecturas de puntos de control. Están previstos códigos QR y etiquetas NFC para fichar, pero hoy no están disponibles.
¿Rastrea la ubicación de los vigilantes?
No. No hay seguimiento continuo de la ubicación. La geovalla prevista solo enviará un recordatorio alrededor de los centros configurados.
¿Pueden los clientes aprobar las horas por objetivo?
Sí. El contacto de cada objetivo aprueba mediante un enlace mágico seguro, sin cuenta. Se guardan el nombre y la hora de la aprobación.
¿Cuánto cuesta?
Gratis hasta 5 usuarios y después €1 por usuario al mes en Core, que incluye cuadrantes, avisos de descanso, aprobaciones del cliente y exportaciones a nóminas.
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