Tidrapportering för säkerhetsbolag
Väktare arbetar 12-timmarspass, nätter och helger, på fasta poster och rörliga rundor över många kundobjekt. TimeTracking håller varje pass på rätt objekt, räknar ett nattpass som ett pass, varnar planerare innan vilotiden bryts och låter varje kund godkänna timmarna på sitt eget objekt.
Så använder säkerhetsbolag TimeTracking
Objekt, poster och rundor
Varje kundobjekt blir en plats. Fasta poster och rundor planeras som pass på objektet i schemat, med återkommande mönster för permanenta poster.
Kontrollera schemat före publicering
Regler för vilotid och godkänd ledighet kontrolleras mot schemat, så att en planerare ser en varning innan en väktare får för lite vila mellan två pass.
Väktarna startar och avslutar passet
Väktarna stämplar in med appen eller på en surfplattekiosk på posten med en personlig PIN-kod. Ett pass från 19:00 till 07:00 registreras som ett pass.
Kundgodkännande per objekt, sedan lön
Kontaktpersonen för varje objekt godkänner timmarna via en magisk länk. Godkända timmar, nattillägg och övertid går till lönen.
Nattpass som förblir ett pass
Ett pass från 19:00 till 07:00 är tolv timmars arbete, inte två halva dagar. TimeTracking registrerar pass som går över midnatt som ett pass med korrekta totaler, och raster registreras uttryckligen. Tillägg för natt, helg och obekväm arbetstid är timtyper som du kopplar till dina lönekoder i exporten, så att lönespecifikationen stämmer med schemat.
- 12-timmars- och nattpass över midnatt
- Raster registreras uttryckligen
- Natt- och helgtillägg kopplade till lönekoder
- Planerat mot arbetat per pass och objekt
Vilotid kontrolleras innan schemat går ut
Inom säkerhetsbranschen börjar överansträngningen i schemat. En sen avbokning, en kollega som sjukanmäler sig, och en väktare som slutade 07:00 planeras plötsligt in igen 15:00. Regelmotorn kontrollerar de inställda vilotidsreglerna mot schemat och varnar planeraren innan det publiceras, med början i nederländska förinställningar.
Öppna pass kan erbjudas till en grupp väktare, till exempel det team som redan känner objektet. Planeraren bestämmer vem som får passet, och byten mellan väktare gäller först när planeraren godkänt dem.
- Varningar för vilotid, med början i nederländska förinställningar
- Öppna pass erbjuds till en grupp
- Byten godkänns av planeraren
- Godkänd ledighet beaktas
Poster, rundor och larmutryckningar
Fasta poster, som en receptionsdisk eller en vaktkur, går på återkommande pass på ett objekt. Rörliga väktare kör rundor förbi flera objekt under en natt och rycker ibland ut på ett larm. En väktare på rond kan boka tiden per objekt som separata poster, så att varje kund ser sin egen andel, medan restid och kilometer mellan objekten registreras separat.
TimeTracking är ett tidrapporteringssystem, inte ett system för ronderingskontroll. Det registrerar inte skanning av kontrollpunkter och följer inte väktarna med GPS. QR-koder och NFC-taggar för instämpling är planerade men finns inte idag.
Instämpling på posten
Många objekt har en post med en disk, och många väktare föredrar att inte använda sin egen telefon för jobbet. En surfplattekiosk på posten, begränsad till det objektet, låter varje väktare stämpla in och ut med en personlig 6-siffrig PIN-kod. Efter 5 felaktiga PIN-koder låses surfplattan i 15 minuter. Kiosken tar inga foton och använder ingen ansiktsigenkänning.
Väktare som rör sig mellan objekt använder mobilappen, med en timer som fortsätter gå efter en omstart och en offlinekö för platser utan täckning.
Kundgodkännande per objekt
Säkerhetskunder betalar för timmarna på sitt objekt, och de vill se dem. Kontaktpersonen för varje objekt får en säker magisk länk med passen på det objektet, inklusive start- och sluttider och eventuella anteckningar, och godkänner eller avvisar rader med en kommentar. Inget konto behövs. Namnet och tidpunkten för godkännandet sparas, vilket ger dig ett tydligt underlag om en faktura ifrågasätts senare.
För kunder med många objekt kan godkännandena delas upp per objekt, så att varje lokal kontaktperson bara ser sitt eget.
Löneexporter och öppna system
Godkända timmar, tillägg, övertid, resor och utlägg går till lönen i en export: en export i SD Worx-format och konfigurerbara CSV- och XLSX-filer idag, med kopplingar för Loket, Nmbrs och AFAS som kommer snart. Exporterade perioder är låsta, och rättelser blir en rad i nästa period.
Incidentrapporter, programvara för larmcentral och fakturering stannar i de verktyg ni redan använder. TimeTracking kopplas till dem via exporter och REST-API:t.
Vanliga frågor
Hanteras nattpass över midnatt korrekt?
Ja. Ett pass från 19:00 till 07:00 registreras som ett 12-timmarspass med korrekta totaler och en uttrycklig rast.
Varnar schemat för brott mot vilotidsreglerna?
Ja. Regelmotorn varnar planerare för pass som bryter mot de inställda vilotidsreglerna innan schemat publiceras, med början i nederländska förinställningar.
Kan TimeTracking registrera kontrollpunkter på en runda?
Nej. TimeTracking registrerar arbetstid, inte skanning av kontrollpunkter. QR-koder och NFC-taggar för instämpling är planerade men finns inte idag.
Spårar det väktarnas position?
Nej. Ingen kontinuerlig platsspårning förekommer. Planerad geofencing skickar bara en påminnelse vid inställda platser.
Kan kunder godkänna timmarna per objekt?
Ja. Kontaktpersonen för varje objekt godkänner via en säker magisk länk, utan konto. Namn och tidpunkt för godkännandet sparas.
Vad kostar det?
Gratis för upp till 5 användare, därefter €1 per användare och månad i Core, med scheman, varningar för vilotid, kundgodkännanden och löneexporter.
Relaterade sidor
Bemanningsföretag
Uppdrag, kundgodkännande via magisk länk, AI-tolkning, konfliktkontroll och löneexport.
Bygg
En timer som fortsätter gå offline, timmar per arbetsplats och en kiosk vid grinden.
Logistik och lager
Schemalagda pass, bekräftelse med ett tryck, instämpling på kiosk och nattpass som blir rätt.
Se priser
Gratis för upp till 5 användare. Core från €1 per användare och månad, allt ingår.
Prova TimeTracking gratis
Gratis för upp till 5 användare. Core från €1 per användare och månad, allt ingår.