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TimeTracking

Controle de ponto para empresas de segurança patrimonial

Vigilantes trabalham em turnos de 12 horas, à noite e nos fins de semana, em postos fixos e rondas móveis por vários locais de clientes. O TimeTracking mantém cada turno no local certo, conta um turno noturno como um único turno, avisa quem planeja antes de o descanso ser violado e deixa cada cliente aprovar as horas do seu local.

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Demonstração animada: um vigilante registra o ponto no posto para um turno noturno de 12 horas, o turno passa da meia-noite e continua sendo um único turno, a escala avisa que o turno seguinte deixa pouco descanso até o planejador remanejá-lo, e o cliente aprova as horas no seu local. O turno começa no posto, Passando da meia-noite, Verificação de descanso, O cliente aprova.

Como as empresas de segurança usam o TimeTracking

  1. Locais, postos e rondas

    Cada local de cliente vira um local no sistema. Postos fixos e rondas são planejados como turnos nesse local na escala, com padrões recorrentes para postos permanentes.

  2. Confira a escala antes de publicar

    As regras de descanso e as férias aprovadas são verificadas na escala, então quem planeja vê um aviso antes de um vigilante ficar com pouco descanso entre dois turnos.

  3. Os vigilantes iniciam e encerram o turno

    Os vigilantes registram o ponto pelo app ou em um tablet em modo quiosque no posto, com um PIN pessoal. Um turno das 19:00 às 07:00 é registrado como um único turno.

  4. Aprovação do cliente por local, depois folha

    O contato de cada local aprova as horas por um link mágico. Horas aprovadas, adicionais noturnos e horas extras vão para a folha de pagamento.

Turnos noturnos que continuam sendo um turno

Um turno das 19:00 às 07:00 são doze horas de trabalho, não dois meios dias. O TimeTracking registra os turnos que atravessam a meia-noite como um único turno, com totais corretos, e os intervalos são lançados explicitamente. Adicionais noturnos, de fim de semana e de horário irregular são tipos de hora que você mapeia para os seus códigos da folha de pagamento na exportação, para que o holerite bata com a escala.

  • Turnos de 12 horas e noturnos que passam da meia-noite
  • Intervalos registrados explicitamente
  • Adicionais noturnos e de fim de semana mapeados para códigos da folha
  • Planejado x trabalhado por turno e local

Descanso verificado antes de a escala sair

Em segurança, o excesso de trabalho começa na escala. Um cancelamento de última hora, um colega que avisa que está doente e um vigilante que terminou às 07:00 é de repente escalado de novo às 15:00. O motor de regras verifica as regras de descanso configuradas na escala e avisa quem planeja antes da publicação, começando com predefinições holandesas.

Os turnos em aberto podem ser oferecidos a um grupo de vigilantes, por exemplo a equipe que já conhece o local. O planejador decide quem fica com o turno, e as trocas entre vigilantes só passam a valer depois de aprovadas por ele.

  • Avisos de descanso, começando com predefinições holandesas
  • Turnos em aberto oferecidos a um grupo
  • Trocas aprovadas pelo planejador
  • Férias aprovadas levadas em conta

Postos, rondas e chamados

Postos fixos, como uma portaria ou uma guarita, funcionam com turnos recorrentes em um único local. Os vigilantes móveis fazem rondas por vários locais em uma noite e às vezes atendem a um alarme. Um vigilante em ronda pode lançar o tempo por local como lançamentos separados, para que cada cliente veja a sua parte, enquanto o tempo de deslocamento e os quilômetros entre locais são registrados separadamente.

O TimeTracking é um sistema de controle de ponto, não um sistema de ronda de vigilância. Ele não registra leituras de pontos de controle e não acompanha os vigilantes por GPS. QR codes e etiquetas NFC para registrar o ponto estão planejados, mas não estão disponíveis hoje.

Registrando o ponto no posto

Muitos locais têm um posto com uma mesa, e muitos vigilantes preferem não usar o próprio celular para o trabalho. Um tablet em modo quiosque no posto, limitado àquele local, permite que cada vigilante registre entrada e saída com um PIN pessoal de 6 dígitos. Depois de 5 PINs errados, o tablet trava por 15 minutos. O quiosque não tira fotos e não usa reconhecimento facial.

Os vigilantes que circulam entre locais usam o app móvel, com um cronômetro que continua correndo após reiniciar e uma fila offline para lugares sem sinal.

Aprovação do cliente por local

Os clientes de segurança pagam pelas horas no seu local e querem vê-las. O contato de cada local recebe um link mágico seguro com os turnos naquele local, incluindo horários de início e fim e eventuais observações, e aprova ou rejeita linhas com um comentário. Não é preciso conta. O nome e o horário da aprovação ficam guardados, o que lhe dá um registro claro caso uma fatura seja questionada depois.

Para clientes com muitos locais, as aprovações podem ser divididas por local, para que cada contato local veja apenas o seu.

Exportações para a folha e uma estrutura aberta

Horas aprovadas, adicionais, horas extras, deslocamento e despesas vão para a folha de pagamento em uma única exportação: exportação no formato SD Worx e arquivos CSV e XLSX configuráveis hoje, com conectores para Loket, Nmbrs e AFAS chegando em breve. Os períodos exportados são bloqueados, e as correções viram uma linha no período seguinte.

Registros de ocorrências, software de central de monitoramento e faturamento ficam nas ferramentas que você já usa. O TimeTracking se conecta a elas por exportações e pela API REST.

Perguntas frequentes

Os turnos noturnos que passam da meia-noite são tratados corretamente?

Sim. Um turno das 19:00 às 07:00 é registrado como um único turno de 12 horas, com totais corretos e um intervalo explícito.

A escala avisa sobre violações do tempo de descanso?

Sim. O motor de regras avisa quem planeja sobre turnos que violam as regras de descanso configuradas antes de a escala ser publicada, começando com predefinições holandesas.

O TimeTracking pode registrar pontos de controle em uma ronda?

Não. O TimeTracking registra tempo de trabalho, não leituras de pontos de controle. QR codes e etiquetas NFC para registrar o ponto estão planejados, mas não estão disponíveis hoje.

Ele rastreia a localização dos vigilantes?

Não. Não há rastreamento contínuo de localização. O geofencing planejado apenas enviará um lembrete perto de locais configurados.

Os clientes podem aprovar as horas por local?

Sim. O contato de cada local aprova por um link mágico seguro, sem conta. O nome e o horário da aprovação ficam guardados.

Quanto custa?

Grátis até 5 usuários e, depois, €1 por usuário por mês no Core, incluindo escalas, avisos de descanso, aprovações do cliente e exportações para a folha.

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