Gå til indhold
TimeTracking

Tidsregistrering til vagtselskaber

Vagter arbejder 12-timers vagter, om natten og i weekenden, på faste poster og mobile runder hos mange kundeobjekter. TimeTracking holder hver vagt på det rigtige objekt, tæller en nattevagt som én vagt, advarer planlæggere, før hviletiden brydes, og lader hver kunde godkende timerne på sit eget objekt.

Start gratisSe priser
Animeret demo: en vagt stempler ind på posten til en 12-timers nattevagt, vagten går over midnat og forbliver én vagt, vagtplanen advarer om, at næste vagt giver for lidt hvile, indtil planlæggeren flytter den, og kunden godkender timerne på sit objekt. Vagten starter på posten, Over midnat, Kontrol af hviletid, Kunden godkender.

Sådan bruger vagtselskaber TimeTracking

  1. Objekter, poster og runder

    Hvert kundeobjekt bliver et arbejdssted. Faste poster og runder planlægges som vagter på objektet i vagtplanen, med gentagne mønstre til permanente poster.

  2. Tjek vagtplanen, før den offentliggøres

    Regler for hviletid og godkendt fravær kontrolleres mod vagtplanen, så en planlægger ser en advarsel, før en vagt får for lidt hvile mellem to vagter.

  3. Vagterne starter og slutter vagten

    Vagter stempler ind med appen eller på en kiosk-tablet på posten med en personlig pinkode. En vagt fra 19:00 til 07:00 registreres som én vagt.

  4. Kundegodkendelse pr. objekt, så løn

    Kontaktpersonen for hvert objekt godkender timerne via et magic link. Godkendte timer, nattillæg og overarbejde går til lønnen.

Nattevagter, der forbliver én vagt

En vagt fra 19:00 til 07:00 er tolv timers arbejde, ikke to halve dage. TimeTracking registrerer vagter, der går over midnat, som én vagt med korrekte totaler, og pauser registreres udtrykkeligt. Nat-, weekend- og tillæg for skæve arbejdstider er timetyper, som du kobler til dine lønkoder i eksporten, så lønsedlen svarer til vagtplanen.

  • 12-timers vagter og nattevagter over midnat
  • Pauser registreret udtrykkeligt
  • Nat- og weekendtillæg koblet til lønkoder
  • Planlagt mod arbejdet pr. vagt og objekt

Hviletid kontrolleret, før vagtplanen går ud

I vagtbranchen starter overarbejde i vagtplanen. En sen aflysning, en kollega der melder sig syg, og en vagt, der blev færdig kl. 07:00, bliver pludselig sat på igen kl. 15:00. Regelmotoren kontrollerer de konfigurerede regler for hviletid mod vagtplanen og advarer planlæggeren, før den offentliggøres, med hollandske forudindstillinger som udgangspunkt.

Ledige vagter kan tilbydes en gruppe vagter, for eksempel det hold, der allerede kender objektet. Planlæggeren afgør, hvem der får vagten, og bytte mellem vagter træder først i kraft, når planlæggeren har godkendt dem.

  • Advarsler om hviletid, med hollandske forudindstillinger som udgangspunkt
  • Ledige vagter tilbudt en gruppe
  • Bytte godkendt af planlæggeren
  • Godkendt fravær tages med i betragtning

Poster, runder og udrykninger

Faste poster, som en reception eller en vagtstue, kører på gentagne vagter på ét objekt. Mobile vagter kører runder forbi flere objekter på en nat og rykker nogle gange ud til en alarm. En vagt på runde kan bogføre tiden pr. objekt som separate registreringer, så hver kunde ser sin egen andel, mens kørselstid og kilometer mellem objekter registreres separat.

TimeTracking er et system til tidsregistrering, ikke et system til vagtrunder. Det registrerer ikke scanninger af kontrolpunkter, og det følger ikke vagterne med GPS. QR-koder og NFC-tags til at stemple ind er planlagt, men ikke tilgængelige i dag.

Stempling ind på posten

Mange objekter har en post med et skrivebord, og mange vagter foretrækker ikke at bruge deres egen telefon til arbejde. En kiosk-tablet på posten, begrænset til det objekt, lader hver vagt stemple ind og ud med en personlig 6-cifret pinkode. Efter 5 forkerte pinkoder låser tabletten i 15 minutter. Kiosken tager ingen fotos og bruger ikke ansigtsgenkendelse.

Vagter, der skifter mellem objekter, bruger mobilappen, med en timer, der kører videre efter en genstart, og en offlinekø til steder uden dækning.

Kundegodkendelse pr. objekt

Vagtkunder betaler for timerne på deres objekt, og de vil se dem. Kontaktpersonen for hvert objekt modtager et sikkert magic link med vagterne på det objekt, inklusive start- og sluttider og eventuelle noter, og godkender eller afviser linjer med en kommentar. Der behøves ingen konto. Deres navn og tidspunktet for godkendelsen gemmes, hvilket giver dig en klar dokumentation, hvis en faktura bliver anfægtet senere.

For kunder med mange objekter kan godkendelser deles op pr. objekt, så hver lokal kontaktperson kun ser sine egne.

Løneksport og et åbent setup

Godkendte timer, tillæg, overarbejde, kørsel og udlæg går til lønnen i én eksport: en eksport i SD Worx-format og konfigurerbare CSV- og XLSX-filer i dag, med forbindelser til Loket, Nmbrs og AFAS på vej. Eksporterede perioder er låst, og rettelser bliver en linje i næste periode.

Hændelsesrapporter, vagtcentralens software og fakturering bliver i de værktøjer, du allerede bruger. TimeTracking forbinder til dem via eksporter og REST API'et.

Ofte stillede spørgsmål

Håndteres nattevagter over midnat korrekt?

Ja. En vagt fra 19:00 til 07:00 registreres som én 12-timers vagt med korrekte totaler og en udtrykkelig pause.

Advarer vagtplanen om brud på hviletid?

Ja. Regelmotoren advarer planlæggere om vagter, der bryder de konfigurerede regler for hviletid, før vagtplanen offentliggøres, med hollandske forudindstillinger som udgangspunkt.

Kan TimeTracking registrere kontrolpunkter på en runde?

Nej. TimeTracking registrerer arbejdstid, ikke scanninger af kontrolpunkter. QR-koder og NFC-tags til at stemple ind er planlagt, men ikke tilgængelige i dag.

Følger det vagternes placering?

Nej. Der er ingen konstant lokalisering. Planlagt geofencing sender kun en påmindelse omkring konfigurerede arbejdssteder.

Kan kunder godkende timerne pr. objekt?

Ja. Kontaktpersonen for hvert objekt godkender via et sikkert magic link, uden en konto. Navn og tidspunkt for godkendelsen gemmes.

Hvad koster det?

Gratis op til 5 brugere, derefter €1 pr. bruger pr. måned på Core, inklusive vagtplaner, advarsler om hviletid, kundegodkendelser og løneksport.

Relaterede sider

Prøv TimeTracking gratis

Gratis op til 5 brugere. Core fra €1 pr. bruger pr. måned, alt inkluderet.

Start gratisSe priser