建築設計・エンジニアリング会社のための勤怠管理
設計チームが、丸1日を1つのプロジェクトに使うことはまれです。午前は学校の基本設計、次に集合住宅の調整会議、そして車で1時間かかる現場訪問。TimeTrackingは、プロジェクトと段階ごとの勤務時間を、現場訪問と走行距離と並べて記録するため、プロジェクトリーダーは、まだ舵を切れるうちに、報酬がどこに使われているかを把握できます。
設計・エンジニアリング会社でのTimeTrackingの使い方
プロジェクトと段階を設定
報酬を取り決める段階ごとに、構想から工事監理まで、プロジェクトの下に独立した行を作成します。勤務時間は、該当する段階に記録されます。
日中にプロジェクトを切り替える
あるプロジェクトのタイマーを止めて、次のプロジェクトで開始するか、1日をあとから入力します。定例会議は、先週の入力から提案されます。
走行距離付きで現場訪問を記録
現場では、モバイルアプリが訪問、移動時間、走行距離を記録し、駐車料金などの経費もレシート写真付きで記録します。
段階ごとに確認・報告
プロジェクトリーダーが勤務時間を承認し、段階と担当者ごとの合計を確認します。報酬予算との比較や、プロジェクト管理へのエクスポートの準備が整います。
プロジェクト単位だけでなく、段階ごとの勤務時間
建築設計とエンジニアリングの報酬は、通常、段階ごとに取り決められます。構想設計、基本設計、実施設計、許可申請、入札、工事監理です。設計段階が工事監理の予算を使い果たしてしまっていれば、プロジェクトの合計は多くを語りません。TimeTrackingでは、各段階が顧客とプロジェクトの下に独立した行として設定されるため、すべての時間が、それが属する段階に記録されます。
それにより、段階の終わりが具体的になります。段階が納品されたとき、人と専門分野ごとに何時間かかったかが分かり、その知見が次の報酬提案に生かされます。
- 各プロジェクトの下に、段階を独立した行として設定
- 段階、人、期間ごとの勤務時間
- 次の報酬提案の材料になる段階ごとの合計
段階ごとの報酬予算を見える形に
レポートでは、任意の期間の承認済みの勤務時間を、プロジェクトと段階ごとに確認できます。それをその段階で合意した時間の予算の隣に並べると、プロジェクトリーダーは、実施設計がまだ順調なのか、すでに途中で予算を超えているのかが一目で分かります。
勤務時間はレポートに届く前に確認されるため、プロジェクト会議で話し合う数字は、プロジェクト管理に入る数字と同じです。レポートは共有したり、自社の予算管理用にCSVやXLSXでエクスポートしたりできます。
1日に複数のプロジェクト
設計者やエンジニアは、絶えずプロジェクトを切り替えます。Webアプリとモバイルアプリのタイマーは、数タップで次のプロジェクトへ移り、入力は、作業内容のメモを付けて、あとから追加または修正できます。先週の入力は、毎週の設計チーム会議のような定期的な業務の提案に変換されるため、確認はワンタップで済みます。
これらの提案のためのGoogleカレンダーとOutlookの同期は近日公開予定です。それまでは、予測は直近の入力を使います。
現場訪問、移動、走行距離
現場訪問、顧客との打ち合わせ、検査は仕事の一部であり、そこへ行くための運転も同様です。TimeTrackingは、移動時間と走行距離を、現場での勤務時間とは別の種類として記録するため、自社の単価で精算でき、プロジェクトごとに報告できます。駐車料金、電車の切符、その他の経費は、レシート写真付きで記録されます。
電波のない建築現場でも、モバイルのタイマーは動き続け、勤務時間はスマートフォンがオンラインに戻るまで保持されます。TimeTrackingは、位置情報を常時追跡しません。
- 移動ごとの移動時間と走行距離
- レシート写真付きの経費
- オフラインでも動き続けるタイマー
- 位置情報の常時追跡なし
追加作業にも、裏付けとなる数字を
業務範囲の変更はよくあります。ファサードの追加案、許可当局の指摘を受けた再設計、追加の構造計算などです。その作業を、プロジェクト配下の追加作業などの別の行に記録しておけば、顧客との話し合いのときに、勤務時間がすぐに手元にあります。
顧客がその勤務時間を確認したい場合は、アカウントを作成することなく、安全なマジックリンクで承認できます。承認者の氏名と承認日時は保存されます。
プロジェクト管理に開かれている
TimeTrackingは請求せず、プロジェクト管理ソフトやERPの代わりにもなりません。承認済みの勤務時間、移動、経費を、設定可能なCSV、XLSX、JSONエクスポート、またはREST APIとWebhookで届けます。エクスポートされた期間はロックされ、訂正は次の未締めの期間に入ります。
顧客データは、EUのアイルランドに保存されます。料金は、5ユーザーまで無料で、それを超えるとCoreでユーザー1人あたり月額€1です。走行距離、経費、承認が含まれ、最低ユーザー数はありません。
よくあるご質問
プロジェクトの段階ごとに勤務時間を記録できますか？
はい。各段階を、プロジェクトの下の独立した行として設定します。レポートでは、段階、人、期間ごとの勤務時間を確認できます。
勤務時間を、段階ごとの報酬予算と比較できますか？
はい。レポートでは、任意の期間の承認済みの勤務時間を段階ごとに確認でき、プロジェクトリーダーは、それを合意した予算と、TimeTrackingまたはエクスポートで比較します。
現場訪問と走行距離は含まれますか？
はい。移動時間、走行距離、レシート写真付きの経費は、ユーザー1人あたり月額€1のCoreに含まれます。
1人が1日に複数のプロジェクトで働けますか？
はい。タイマーをプロジェクト間で切り替えるか、あとから入力を追加します。各入力には、独自のプロジェクト、段階、メモが付きます。
GoogleカレンダーやOutlookと同期しますか？
カレンダー同期は近日公開予定です。提案は、すでに直近の入力を使っています。
TimeTrackingは請求書を作成しますか？
いいえ。承認済みの勤務時間、移動、経費を、請求に使うソフトウェアへ、CSV、XLSX、JSON、またはAPIでエクスポートします。