取引先による承認の仕組み
勤務時間を提出
従業員が期間分を提出します。まず社内チェックが行われるため、取引先にはチームが確認済みの勤務時間だけが表示されます。
マジックリンクを送信
取引先の担当者に、1回限り・有効期限付きのリンクがメールで届きます。アカウントは作成されず、パスワードも不要です。
確認して承認
取引先はスタッフごとの日別の勤務、合計、メモを確認し、1週間分を承認するか、コメントを付けて特定の行を差し戻します。承認者の氏名と承認日時が保存されます。
人材派遣会社とサービス企業のために
スタッフが他社の現場で働く場合、勤務時間が正しいかを知っているのは取引先です。以前は紙のタイムシートや署名入りのPDFがその役割を担っていました。マジックリンクなら同じことをわずかな時間で行え、明確な記録も残ります。
承認ステータスは期間全体を通じて管理されます。下書き、提出済み、承認済み、エクスポート済み、ロック済み。期間がロックされた後の変更は、黙って編集されるのではなく、次の期間の訂正行になります。
- 1回限り・有効期限付きのリンク
- 承認者の氏名と日時を監査証跡に記録
- コメント付きで個別の行を差し戻し
- 下書きからロック済みまでのステータスをWeb、モバイル、APIで共有
取引先が署名する前に不一致を表示
取引先がExcelのエクスポートやメールなど、独自の勤務時間の記録を持っていることがあります。TimeTrackingはそれをスタッフが記録した内容と照合して差異を強調表示するため、承認依頼を送る前に事務所で解決できます。
これにより、最も厄介な争い、つまり給与計算の後で発覚する争いを防げます。
社内承認にも
すべてのチームが取引先に請求するわけではありません。管理者や担当者も同じ流れで社内承認を行えます。取引先による承認の代わりにも、その前段階としても使えます。期間は取引先や配属ごとに設定でき、毎週、4週ごと、半月ごと、毎月から選べます。
取引先に表示される画面
承認ページは、スマートフォンを使う忙しい管理者向けに作られています。スタッフごとに日別の勤務、開始・終了時刻、休憩、合計、そしてスタッフが追加したメモが一覧表示されます。取引先はすべてを一括で承認することも、1行だけ差し戻して何が問題かを伝えることもできます。
リンクはメールまたはSMSで送信でき、締め切りが近いのに承認待ちの期間があるとリマインダーが届きます。承認者が多い大口の取引先には、各部署の管理者が自部署のスタッフだけを確認できるオプションのポータルも用意できます。
- スマートフォンで読みやすく、アプリのインストールは不要
- 一括承認または個別の行の差し戻し
- メールまたはSMSで送信、リマインダー付き
よくあるご質問
取引先にTimeTrackingのアカウントは必要ですか？
いいえ。取引先は、メールで届く安全で有効期限付きのマジックリンクから承認します。インストールするものも、覚えるパスワードもありません。
取引先が承認すると何が記録されますか？
承認者の氏名、承認日時、承認した勤務時間の正確な内容です。差し戻しの場合は、取引先のコメントも保存されます。
取引先による承認はどのプランに含まれますか？
承認と取引先向けマジックリンクは、1ユーザーあたり月額€1のCoreと、Proに含まれます。
承認後に勤務時間を変更できますか？
承認済みの勤務時間は、エクスポート前であれば差し戻せます。期間がエクスポートされロックされた後の変更は、次の期間に訂正として追加されるため、監査証跡は損なわれません。