法律事務所のための、顧客・案件別の勤怠管理
弁護士が時間を失うのは、長い書面作成の時間ではほとんどありません。失うのは、すき間です。2つの会議の間の電話、電車の中で返したメール、月末に記憶から作り直す1時間の調査。TimeTrackingは、案件ごとの時間を、作業内容を説明するメモ付きですばやく記録できるようにし、勤務時間が請求に回る前に、パートナーによる確認のステップを設けます。
最初の電話から請求まで4ステップ
案件を開く
各案件は顧客の下に設定されるため、すべての入力が正しいファイルに入ります。時間、メモ、レポートは、すべてその案件に紐づきます。
タイマーまたはあとから記録
電話が始まったらタイマーを開始し、終わったら停止するか、あとから入力します。時間は分単位で、作業内容を説明するメモ付きで記録されます。
パートナーが確認
何かが外へ出る前に、担当パートナーが案件と担当弁護士ごとの勤務時間を確認し、承認するか、コメント付きで行を差し戻します。
請求へエクスポート
承認された勤務時間は、メモも含めて、すでにお使いの請求システムや事務所システムへエクスポートされます。TimeTrackingは請求せず、顧客の口座も持ちません。
案件ごとの時間を、分単位で
法務の仕事では、案件が数える単位です。TimeTrackingは、すべての入力を顧客と案件に紐づけ、所要時間を分単位の整数で保存します。6分の電話も3時間の審理も同じように記録されるため、短い作業も長い作業と同じように確実に記録できます。
TimeTrackingは、実際に働いた時間を保持します。事務所が固定の単位で請求する場合、その単位への丸めは、自社の契約条件に従って請求システム側で適用され、元の分単位の時間はレビュー用に残ります。
- すべての入力を顧客と案件に紐づけ
- 所要時間を分単位で保存
- 実際の時間をレビューとレポート用に保持
- 案件、担当弁護士、期間ごとの勤務時間
担当弁護士の1日に合わせて動くタイマー
典型的な1日は、30分ごとに案件を行き来します。Webアプリでは、ページを離れずに、1つのタイマーを止めて次のタイマーを開始できます。スマートフォンでは、アプリを閉じても再起動しても、タイマーは動き続け、電波のない裁判所の建物の中で入力した時間は、スマートフォンがオンラインに戻り次第、送信されます。
タイマーを忘れたときは、あとから入力を追加または修正します。先週の入力は、顧客企業との毎週の電話のような定期的な業務について提案に変換されるため、確認はワンタップで済みます。デスクトップのトレイアプリとブラウザー拡張機能は、ロードマップにあります。
すべての入力にメモ
顧客が請求書で読むのは、多くの場合その説明文であり、時間そのものと同じくらい重要です。TimeTrackingのすべての入力にはメモがあり、数週間後に再構成するのではなく、仕事の記憶が新しいうちに書きます。レビュー担当者は承認の際にメモを確認でき、メモはすべてのエクスポートで勤務時間とともに渡されます。
分かりやすいメモは、顧客が請求書に疑問を持ったときの話し合いも短くします。仕事の内容、時間、記録した人が、すべて一か所にまとまっています。
請求前のパートナーによる確認
勤務時間は、下書き、提出済み、承認済み、エクスポート済み、ロック済みという明確なステップを進みます。担当パートナーは、案件ごとの提出済みの時間を確認し、期間を一度に承認することも、たとえば、より明確な説明を求めたり、別の案件に時間を移したりするために、個別の行をコメント付きで差し戻すこともできます。
エクスポート後、期間はロックされます。後からの訂正は、黙って変更されるのではなく、次の未締めの期間の別の行になり、監査証跡には、誰が何をいつ承認したかが残ります。
- 案件と担当弁護士ごとの確認
- 個別の行をコメント付きで差し戻し
- エクスポート後はロック、訂正は次の期間に
- すべての承認の監査証跡
請求も、預り金の管理も行わない、意図した設計
TimeTrackingは、事務所管理システムではありません。請求書は作成せず、顧客の口座や預り金は管理せず、事件の書類も保存しません。信頼できる承認済みの時間という1つの仕事を行い、残りを担うシステムへ渡します。
承認済みの勤務時間は、独自の列マッピングを使った設定可能なCSV、XLSX、JSONファイルとしてエクスポートするか、REST APIで取得します。期間が承認されると、Webhookで請求の処理に通知できます。
標準で守秘
時間入力のメモには、機微な内容が含まれることがよくあります。顧客データはEUのアイルランドに保存され、異なる組織のデータはデータベースのレベルで分離されます。従業員は自分の入力を、レビュー担当者は自分が承認する勤務時間を確認できます。
TimeTrackingは、スクリーンショットを撮らず、キー入力やアプリの利用状況も記録しません。料金はシンプルで、5ユーザーまでは無料、それを超えるとCoreでユーザー1人あたり月額€1、最低ユーザー数はありません。
よくあるご質問
TimeTrackingは時間を6分単位に丸めますか？
TimeTrackingは、実際の所要時間を分単位で保存します。請求単位への丸めは、自社の条件に従って請求システム側で適用されます。
TimeTrackingで請求書を作成したり、預り金を管理したりできますか？
いいえ。時間を記録・承認し、請求システムや事務所システムへエクスポートします。請求は行わず、顧客の口座や預り金も管理しません。
請求される前に、パートナーが勤務時間を確認できますか？
はい。提出された勤務時間は、案件と担当弁護士ごとに確認され、承認されるか、コメント付きで1行ずつ差し戻され、エクスポート後にロックされます。
入力ごとに説明を追加できますか？
はい。すべての入力にメモがあり、確認時に表示され、エクスポートにも含まれます。
デスクトップやブラウザーのタイマーはありますか？
現在、Webアプリとモバイルアプリにタイマーがあります。デスクトップのトレイアプリとブラウザー拡張機能は、ロードマップにあります。
データはどこに保存されますか？
顧客データはEUのアイルランドに保存されます。TimeTrackingは、スクリーンショットを撮らず、作業状況の監視も行いません。