自治体・公共機関のための勤怠管理
公共の組織は、時間がどこに使われたかを示す必要があります。どのプロジェクトで、どの補助金のために、誰が承認したかです。TimeTrackingは、プロジェクトごとの勤務時間を記録し、すべての承認と訂正を監査証跡に保存し、データをEU内に保管します。その一方で、職員はフレックスタイムを維持できます。
公共機関でのTimeTrackingの使い方
プロジェクトとコードを設定
勤務時間を計上する必要があるプロジェクト、事業、補助金コードを追加し、それに従事する人を割り当てます。
職員が勤務時間を計上
職員は、Webまたはアプリで、実際に働いた時間を記録し、必要に応じて1日を複数のプロジェクトに分けます。
管理者が承認
管理者は期間を承認するか、コメントを付けて勤務時間を差し戻します。承認者とタイムスタンプは、すべての承認とともに保存されます。
報告とエクスポート
プロジェクトと期間ごとの勤務時間は、補助金の報告書、給与計算、財務システム向けに、ファイルまたはAPIでエクスポートされます。エクスポートされた期間はロックされます。
働いたとおりに記録される、フレックスタイム
多くの公的な雇用主は、フレックスタイムを提供しています。早く始める、遅く終える、長い日のあとに短い日を置く、といった働き方です。TimeTrackingは、Web、アプリ、窓口のキオスクから、各日の開始、終了、休憩をその場で記録します。管理者は、人と週ごとの勤務時間を確認でき、月末に誰かが記憶でタイムシートを埋める必要はありません。
TimeTrackingが記録するのは勤務時間です。プラスとマイナスの時間をどう精算するかは、自組織の労働時間ルールと人事システムに委ねられ、そこへは承認済みの勤務時間がエクスポートまたはAPIで届きます。
補助金・助成金のための、プロジェクト別勤務時間
EU、国、地域の補助金は、助成対象のプロジェクトに費やした時間の証明を求めることがよくあります。職員が初日からプロジェクトごとに勤務時間を計上していれば、その証明は後から作り直すものではなく、レポートになります。すべての入力に、人、日付、プロジェクト、承認が付きます。
レポートでは、プロジェクト、人、期間ごとの勤務時間を確認できます。1つのプロジェクトの勤務時間を、補助金の報告書向けに設定可能なCSVまたはXLSXファイルとしてエクスポートするか、REST API経由で財務システムに取り込めます。TimeTracking自体は補助金の報告書を作成しません。報告書の根拠となる承認済みの勤務時間を届けます。
- プロジェクト、事業、補助金コードごとの勤務時間
- 1日を複数のプロジェクトに分割
- プロジェクト、人、期間ごとのレポート
- CSV、XLSX、REST API
すべての勤務時間に、監査証跡を
監査担当者や管理担当者の質問は、いつも同じです。誰が時間を入力したか、誰が承認したか、その後に何が変わったか。TimeTrackingは、すべての入力の入力元、氏名とタイムスタンプ付きのすべての承認、すべての訂正を保存します。
ステータスのフローは、下書きから、提出済み、承認済み、エクスポート済み、ロック済みへと進みます。期間がエクスポートされてロックされると、黙って変更されることはありません。訂正は、次の未締めの期間の行になります。Proでは、監査担当者向けに監査ログをエクスポートできます。
- すべての入力の入力元
- 承認者の氏名とタイムスタンプ
- ロックされた期間、訂正は次の期間に
- 監査ログのエクスポート（Pro）
EUホスティングとデータ保護
顧客データは、EUのアイルランドに保存されます。データ処理契約を用意しており、サブプロセッサーは所在地とステータスとともに公開されています。アクセスは役割ベースで、職員は自分の勤務時間を、管理者は自分のチームを確認できます。
TimeTrackingは、スクリーンショットを撮らず、キー入力を記録せず、位置情報も追跡しません。そのため、労働者代表やデータ保護責任者がツールを審査する際にも役立ちます。
評価と調達が簡単
価格は公開されています。5ユーザーまでは無料で、Coreはユーザー1人あたり月額€1、Proは€3で、オプション料金も最低ユーザー数もありません。そのため、1つの部署やプロジェクトチームから始め、実務で試してから、より広い導入を決めることができます。
セキュリティ、サブプロセッサー、APIに関するドキュメントは公開されており、調達資料やデータ保護影響評価を準備する際に役立ちます。
既存のシステムの隣に収まる
公共の組織は、すでに人事、給与計算、財務のシステムを運用しています。TimeTrackingは、承認済みの勤務時間という1つの仕事をして、それを引き渡します。現在利用できるのは、設定可能なCSV・XLSXエクスポート、SD Worx形式のエクスポート、REST API、署名付きWebhookです。
シングルサインオン（SSO）とSCIMによるユーザープロビジョニングは近日公開予定です。それまでは、職員はメールのマジックリンクまたはワンタイムコードでログインします。
よくあるご質問
プロジェクトや補助金コードに勤務時間を計上できますか？
はい。すべての入力はプロジェクトに紐づき、1日を複数のプロジェクトに分けられます。レポートとエクスポートでは、プロジェクト、人、期間ごとの勤務時間を確認できます。
データはどこに保存されますか？
EU内です。主要なデータベースはアイルランドで稼働しており、サブプロセッサーの全一覧とその所在地は公開されています。
承認済みの勤務時間を後から変更できますか？
承認済みの勤務時間は、エクスポートの前であれば再度開くことができます。期間がエクスポートされてロックされると、変更はできません。訂正は次の未締めの期間に入り、監査証跡に記録されます。
TimeTrackingはシングルサインオンに対応していますか？
SSOとSCIMは、Proで近日公開予定です。現在、職員はメールのマジックリンクまたはワンタイムコードでログインします。
TimeTrackingはISO 27001やBIOの認証を取得していますか？
TimeTrackingは、これらの認証を取得しているとは主張していません。セキュリティのページに、EUホスティング、暗号化、テナントの分離、監査ログなど、実施している対策を記載しています。
TimeTrackingは従業員を監視しますか？
いいえ。記録するのは、開始、終了、休憩、プロジェクトです。スクリーンショットは撮らず、キー入力も記録せず、位置情報も追跡しません。